Śmierć pracownika to trudny moment zarówno dla jego najbliższych, jak i dla pracodawcy, u którego był zatrudniony. W takiej sytuacji musi on wywiązać się ze swoich obowiązków, czyli wypłacić należne wynagrodzenie oraz inne świadczenia. Wielu pracodawców jednak nie wie, kto powinien wówczas otrzymać pieniądze. Tę kwestię rozwiewamy w poniższym artykule.
Śmierć pracownika a najważniejsze regulacje prawa pracy
W chwili śmierci pracownika następuje automatyczne rozwiązanie umowy. Za okres, w którym ta osoba była zatrudniona, należy się wynagrodzenie. Pracodawca musi je wypłacić osobom uprawnionym do jego otrzymania po zmarłym. Wszystkie kwestie dotyczące wygaśnięcia stosunku pracy w wyniku śmierci pracownika reguluje Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku, czyli Kodeks pracy. Uzupełniająco stosuje się także Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 roku, czyli Kodeks cywilny, a także Ustawę z 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego.
Na kogo lista płac po śmierci pracownika?
Pracodawca na mocy przepisów prawa jest zobowiązany rozliczyć należności, które pracownik miał do chwili swojej śmierci. Dotyczy to nie tylko wynagrodzenia za pracę, ale także ekwiwalentu urlopowego, nagród czy dodatkowego wynagrodzenia.
Wszystkie prawa majątkowe ze stosunku pracy zmarłego pracownika przechodzą po jego śmierci w równych częściach na małżonka, a także inne osoby, które spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach oraz rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli nie ma takich osób, to te prawa wchodzą w skład spadku. Oznacza to, że osoby uprawnione do otrzymania wynagrodzenia, to przede wszystkim:
- małżonek,
- dzieci własne i drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione do ukończenia 16. roku życia (lub do ukończenia nauki jeśli mają więcej niż 16 lat, nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25. roku życia. W przypadku, gdy 25. rok życia przypada na ostatni rok studiów, to prawo do renty przedłuża się do chwili zakończenia edukacji),
- wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie oraz utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, z wyłączeniem dzieci, które zostały przyjęte w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka na co najmniej rok przed śmiercią pracownika, chyba że śmierć była wynikiem nieszczęśliwego wypadku,
- rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające, jeśli uposażony bezpośrednio przed ich śmiercią dokładał się do ich utrzymania
Księgowanie wynagrodzenia po śmierci pracownika – jakie dokumenty są do tego potrzebne?
Najważniejszy dokument, jaki trzeba dostarczyć pracodawcy, jest akt zgonu wydany przez właściwy urząd stanu cywilnego. Musi być on opatrzony dwiema pieczęciami: urzędnika oraz urzędu. Data wskazana na dokumencie jest także data ustania stosunku pracy. Pracodawca musi sporządzić kopię aktu zgonu, potwierdzić jej zgodność z oryginałem oraz dołączyć do akt pracownika.
Osoby upoważnione do otrzymania wynagrodzenia są zobowiązane do dostarczenia dokumentów poświadczających stopień pokrewieństwa. Może to być akt małżeństwa czy odpis aktu urodzenia.
Odprawa pośmiertna w świadectwie pracy
Zgodnie z kodeksem pracy w razie śmierci pracownika, która nastąpiła w trakcie trwania stosunku pracy lub pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy na skutek choroby, rodzina ma prawo do odprawy pośmiertnej. Jest to jednorazowe świadczenie pieniężne, na którego wysokość ma wpływ staż pracy u danego pracodawcy.
W przypadku pracownika o stażu krótszym niż 10 lat odprawa wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie. Jeśli staż pracy był dłuższy niż 10 lat, to wynosi ona trzymiesięczne wynagrodzenie. Do odprawy w wysokości pensji za pół roku upoważnione są najbliższe osoby pracowników o stażu dłuższym niż 15 lat.
Odprawa pośmiertna nie zostanie wypłacona w przypadku, gdy pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie będzie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową w kwocie nie niższej niż odprawa. Jeśli jest ono niższe, to pracodawca musi wypłacić różnicę.
Osoby uprawnione do wynagrodzenia powinny otrzymać PIT-11 osoby zmarłej. Wypłacone należności są zawarte w zeznaniu podatkowym osób otrzymujących świadczenie w części E i wierszu 7.
Jeśli osobami uprawnionymi do świadczeń po zmarłym są nieletnie dzieci, to należności są wypłacane na konto opiekuna prawnego. PIT-11 w takiej sytuacji musi być wystawiony na nieletniego.
Wysokość odprawy pośmiertnej nie jest zawarta w deklaracji PIT-11, ponieważ nie podlega opodatkowaniu, dlatego nie musi być w niej ujęta. Nie jest bowiem przychodem ze stosunku pracy oraz innego tytułu objętego obowiązkiem ubezpieczeń.
Pracodawca jest także zobowiązany do wystawienia świadectwa pracy osoby zmarłej. Musi to zrobić na wniosek osoby upoważnionej w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. Świadectwo może być wystawione w formie papierowej lub elektronicznej. Kopię tego dokumentu przechowuje się w aktach osobowych zmarłego pracownika razem z pozostałymi formalnościami.
