Każde przedsiębiorstwo jest inne i charakteryzuje się różnorodnymi potrzebami. Cechą wspólną wszystkich firm jest konieczność posiadania dobrego oprogramowania, które jest ważną częścią infrastruktury informatycznej. To właśnie dzięki niemu z łatwością można obsłużyć różne działania oraz procesy wpływające na płynne i efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Rodzaje oprogramowań najczęściej wybieranych przez firmy
Oprogramowania dla firm to różnorodne typy programów, z których na co dzień korzystają pracownicy. Komputer będzie mógł realizować zadania zlecone przez użytkownika, jeżeli zostanie zainstalowane oprogramowanie użytkowe. Pozwala ono w pełni wykorzystać możliwości systemu komputerowego.
Oprogramowania uniwersalne
Firmy najczęściej wybierają oprogramowania uniwersalne, które sprawdzają się w większości przedsiębiorstw. Zawierają one szereg przydatnych funkcji wspomagających pracę. Oprogramowanie uniwersalne najczęściej bazuje na modułach, które można dowolnie dobierać, dzięki czemu użytkownicy mogą dostosować program do pożądanych funkcjonalności.
Do oprogramowania uniwersalnego zalicza się m.in. takie programy jak:
- programy księgowe;
- program do wystawiania faktur;
- programy CRM – obsługa klienta;
- programy ERP – zarządzanie zasobami firmy.
Oprogramowania dedykowane
Drugą kategorią oprogramowania są programy dedykowane, czyli przeznaczone dla konkretnych branż. Oferują one dodatkowe funkcje oraz zestawy narzędzi odpowiadające potrzebom konkretnej firmy.
Do oprogramowania dedykowanego zalicza się m.in. takie programy jak:
- programy WMS – obsługa magazynów;
- programy TMS – dedykowany firmom transportowym;
- programy dla firm produkcyjnych;
- programy do obsługi biur księgowych;
- programy do e-commerce – obsługa sklepów internetowych.
Oprogramowania dedykowane często wykonywane są na indywidualne zamówienie danego przedsiębiorstwa, dzięki czemu spełniają wszystkie jego wymagania.
Jakie są rodzaje licencji oprogramowania?
Licencja to umowa, jaką zawiera producent oprogramowania z użytkownikiem danego systemu. To zbiór informacji, definicji, zezwoleń oraz zakazów, jakie muszą być zaakceptowane przez użytkownika programu w przypadku jego instalacji. Licencje oprogramowania dzielą się na:
- jednostanowiskowe;
- grupowe;
- freeware;
- adware;
- demo;
- trial;
- shareware;
- OEM;
- BOX.
Licencje na oprogramowania pozwalają na swobodne korzystanie z systemu w sposób legalny, bez obaw o różnego rodzaju konsekwencje prawne.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do swojej firmy?
Wybór odpowiedniego oprogramowania dla firmy nie jest prostym zadaniem. Kluczowe jest uwzględnienie zarówno specyfiki, jak i potrzeb danego przedsiębiorstwa. Warto zatem przeprowadzić analizę przedwdrożeniową, która dostarczy cennych informacji dotyczących oczekiwań, funkcjonalności oraz efektów związanych z wprowadzeniem danego oprogramowania.
System powinien być dostosowany do profilu biznesowego i precyzyjnie odpowiadać na potrzeby danego przedsiębiorstwa. Warto mieć na uwadze, że zakup oprogramowania to długofalowy i perspektywiczny wydatek.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania?
Wybór odpowiedniego oprogramowania zależny jest od kilku aspektów. Najważniejszym czynnikiem są potrzeby przedsiębiorstwa oraz jego pracowników, przy szczególnym uwzględnieniu działów: finansowych i księgowych. Kolejną wytyczną jest rodzaj prowadzonej działalności oraz wielkość danej firmy.
Ważne jest także, aby oprogramowanie było skonfigurowane w taki sposób, by wspierało procesy w przedsiębiorstwie. Warto zatem upewnić się, czy jest możliwość indywidualnego dostosowania do określonych potrzeb. System musi być sprawny i wspierający pracowników, ponadto powinien spełniać większość wymagań biznesowych.
Kluczowe będą również takie czynniki jak:
- wymagania sprzętowe;
- funkcjonalność;
- tempo wprowadzania zmian;
- rozbudowa modułów;
- interfejs;
- łatwość obsługi;
- możliwość integracji z innymi systemami bądź urządzeniami;
- możliwość użytkowania oprogramowania na urządzeniach mobilnych;
- systematyczna aktualizacja oprogramowania;
- wsparcie techniczne.
Jak odpowiednio dobrane oprogramowanie przekłada się na pracę w firmie?
Odpowiednio dobrane oprogramowanie pozwala na indywidualne dostosowanie do potrzeb i oczekiwań danego przedsiębiorstwa. Jego wdrożenie ułatwia synchronizację wszystkich czynności, mających wpływ na funkcjonowanie firmy. Dodatkowo umożliwia szybkie oraz dokładne zautomatyzowanie różnych procesów.
Przyczynia się także do uzyskania lepszych wyników oraz pozwala na wgląd we wszystkie obszary działalności. Programy ułatwiają przepływ informacji między działami, co znacząco usprawnia wykonywaną pracę.
Zwiększa się również rentowność przedsiębiorstwa. Wdrożenie odpowiednio dobranego oprogramowania przyczyni się także do osiągniecia zamierzonych celów.
Z jakimi kosztami wiąże się wykorzystanie oprogramowania?
Wydatki związane z oprogramowaniem są zależne od zastosowanych rozwiązań oraz zakresu cyfrowej transformacji. Kwestia wielkości przedsiębiorstwa również jest kluczowa. Programy dla biznesu są bardzo zróżnicowane.
Przedsiębiorcy mogą zdecydować się na gotowe produkty, które dostępne są w opcjach abonamentowych lub oprogramowania dedykowane. W pierwszym przypadku koszt użytkowania wynosi od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Z kolei oprogramowania dedykowane są każdorazowo wyceniane indywidualnie.
Na rynku dostępne są także specjalistyczne systemy dla firm, które wiążą się z wydatkiem sięgającym kilku, kilkudziesięciu lub nawet kilkuset tysięcy złotych.
Czy warto zainwestować w oprogramowanie dla firm?
Najnowsze rozwiązania informatyczne w firmie znacząco ułatwiają zarządzanie całą organizacją. Udoskonalają zarówno pracę, jak i procesy biznesowe. Pozwalają na stały dostęp do wszystkich niezbędnych danych i informacji. Dodatkowo zmniejszają ponoszone koszty oraz usprawniają zarządzanie przedsiębiorstwem. Warto zatem inwestować w dobre oprogramowania dla firm.
Nie ulega wątpliwości, że dobrze dobrane oprogramowanie znacząco usprawni pracę w firmie. Wdrożenie takiego rozwiązania przynosi wiele korzyści, stąd też warto zgłębić temat i wybrać odpowiednie narzędzie dla swojego przedsiębiorstwa.
