Nievatowcy, zwolnieni z obowiązku opodatkowania sprzedaży, mogą posługiwać się w rozliczeniach rachunkami lub wystawiać faktury sprzedażowe, w szczególności w ramach sprzedaży na rzecz firm lub na żądanie nabywcy. Ze względu na korzystanie ze zwolnienia z podatku nie mogą jednak wystawić tradycyjnej faktury VAT – na dokumencie nie zostanie wyszczególniony podatek, a jedynie informacja o tym, że podatnik jest nievatowcem. Zarówno z perspektywy przedsiębiorców zwolnionych z obowiązku VAT, jak i firm korzystających z usług nievatowców, wystawianie faktur tego typu może okazać się problematyczne. Jak w praktyce powinna wyglądać faktura od nievatowca, co powinna zawierać i kiedy podatnik zwolniony z VAT ma prawo wystawić fakturę sprzedaży?
Faktura od nievatowca dla vatowca – obowiązujące przepisy
Regulacje dotyczące wystawiania faktur zostały określone szczegółowo Ordynacji podatkowej, na podstawie której na przedsiębiorców został nałożony obowiązek wystawiania faktur dla sprzedaży prowadzonej na rzecz innych firm (B2B) oraz na żądanie nabywcy. W przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z VAT nie pojawiają się w tej kwestii żadne wyjątki, co potwierdza dodatkowo Ustawa o podatku od towarów i usług – podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT mają obowiązek wystawić fakturę odbiorcy za każdym razem, gdy otrzymają takie żądanie od kontrahenta.
Ze względu na korzystanie ze zwolnienia z podatku, na fakturze wystawianej przez nievatowca pojawia się obowiązek umieszczenia informacji o podstawie zwolnienia z podatku. Ustawa o VAT wskazuje, że w przypadku wystawiania faktury bez VAT konieczne jest umieszczenie informacji o podstawie zwolnienia ze względu na zakres wykonywanych czynności (art. 43 ust. 1), ze względu na szczegółowe przepisy (art. 82 ust. 3) lub ze względu na nieprzekroczenie limitu wartości sprzedaży w ubiegłym roku podatkowym (art. 113 ust. 1 i 9). W praktyce przedsiębiorcy mogą korzystać z dwóch rodzajów zwolnienia z VAT: podmiotowego oraz przedmiotowego.
Zwolnienie podmiotowe z VAT obowiązuje przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.
Zwolnienie przedmiotowe z VAT obowiązuje przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż ustawowo zwolnioną z VAT. Sprzedaż taka może obejmować usługi i towary określone w art. 43 i art. 82 ustawy o VAT, w tym usługi z zakresu opieki medycznej, usługi edukacyjne, oraz usługi finansowe.
Co powinna zawierać faktura wystawiona przez nievatowca?
Podobnie jak w przypadku samego obowiązku wystawiania faktur przez przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, zawartość wystawianych faktur nievatowych jest określona w ustawie o VAT (elementy, które należy obowiązkowo umieścić na fakturze zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT). W szczególności faktura taka powinna zawierać wszystkie podstawowe informacje o obu stronach transakcji, przedmiocie transakcji oraz podstawie zwolnienia z VAT, zgodnej z wymienionymi wyżej zasadami określania podstawy zwolnienia.
W praktyce, na fakturze od nievatowca znajdzie się:
- data wystawienia i kolejny numer dokumentu,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy (wraz z adresami),
- nazwa towaru lub usługi podlegającej sprzedaży,
- ilość towarów bądź zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa towaru lub usługi oraz kwota należności ogółem za fakturę.
Brak adnotacji o podstawie zwolnienia z podatku VAT na fakturze wystawianej przez nievatowca jest błędem, z wyjątkiem przypadków w których podstawą zwolnienia jest zwolnienie podmiotowe wynikające z nieprzekroczenia wskazanego progu wartości sprzedaży w poprzednim roku podatkowym.
W sytuacji zwolnienia podmiotowego nievatowiec może, ale nie musi umieszczać na fakturze informacji o podstawie zwolnienia.
Jak wprowadzić fakturę od nievatowca w koszty?
Przedsiębiorcy, którzy dokonują zakupów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wymagają otrzymania faktury, by móc wliczyć zakup w koszty prowadzenia działalności i odliczyć poniesiony z tytułu zakupów podatek VAT. W przypadku faktur od nievatowca sytuacja wygląda nieco inaczej – dokument nie wyszczególnia należnego podatku VAT, bo sprzedawca jest zwolniony z obowiązku opodatkowania sprzedaży. Nabywca może więc wpisać fakturę do księgi przychodów i rozchodów, ale nie umieszczają jej w rejestrze zakupu VAT. Za podstawę prawną służy w tym miejscu art. 109 ust. 3., zgodnie z którym podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku, są zobowiązani prowadzić ewidencję zawierającą kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu.
W prostych słowach, jeśli faktura została wystawiona przez nievatowca (a w związku z tym podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku), regulacje prawne nie nakazują przedsiębiorcy ujmowania faktur w rejestrze. Faktura bez VAT nie będzie miała wpływu na obniżenie kwoty podatku należnego oraz na rozliczenie względem urzędu skarbowego. Czynny podatnik VAT może uwzględnić fakturę od nievatowca jako koszt jedynie w księdze przychodów i rozchodów.
