Prowadzenie małej firmy wbrew pozorom nie jest tak trudne, jak wiele osób sądzi. Już nie tylko założenie działalności gospodarczej jest banalnie proste, ale także cały proces sprawowania nad nią kontroli. Współcześnie coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, marketingu oraz zarządzania zespołem.
Do najtrudniejszych zadań prowadzenia małej firmy zawsze będą należały kwestie finansowe i związana z tym księgowość. Z racji tego, że przepisy ze sposobami rozliczania się z własnych dochodów zmieniają się nieustannie, jako przedsiębiorca zawsze należy być na bieżąco. Z jednej strony można zawsze skorzystać z usług profesjonalnej księgowej, z drugiej – takie sprawy jak wystawienie faktury zaliczkowej, faktury końcowej czy rozliczenie sprzedaży można zrobić samemu. Czym jednak jest faktura zaliczkowa i jak bardzo różni się od innych rodzajów faktur?
Czym jest faktura zaliczkowa?
Głównym powodem wystawienia faktury zaliczkowej jest najczęściej fakt pokrycia części kosztów transakcji, a także jej zabezpieczenie. Jednak warto wiedzieć, że otrzymanie zaliczki powoduje już obowiązek podatkowy, dlatego taka faktura powinna być wystawiona do 15 dnia każdego miesiąca, jeśli płatność za całą usługę odbywa się w innym okresie rozliczeniowym. Fakturę zaliczkową wystawia się tuż po otrzymaniu zaliczki na usługę, a po jej zakończeniu należy wystawić fakturę końcową.
Faktura zaliczkowa składa się jednak z kilku istotnych aspektów, których w żadnym przypadku nie może zabraknąć. Na fakturze powinny się znaleźć przede wszystkim takie informacje jak:
- data wystawienia faktury,
- numer jednoznacznie identyfikujący dokument (najczęściej jest to kolejny z serii podczas wystawiania faktur),
- imię i nazwisko podatnika (w tym przypadku sprzedawcy),
- numer NIP.
Oprócz tego obowiązkowo na fakturze zaliczkowej powinny znaleźć się dane nabywcy towaru lub usługi – nazwa jego firmy oraz NIP lub dane osoby prywatnej. Nie może również zabraknąć daty dokonania lub zakończenia usługi lub dostarczenia towarów. Zamiast tego można również wstawić datę otrzymania zaliczki, przedpłaty, raty oraz końcowej zapłaty. Istotne, aby data różniła się od dnia, w którym faktura zaliczkowa została wystawiona.
W jakich przypadkach warto wystawić fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową warto wystawiać za każdym razem jako jednorazowe zabezpieczenie zapłaty za dokonanie usługi lub dostarczenie towaru. Ma to na celu ochronę sprzedawcy, usługodawcy, jak i klienta poprzez wypisanie odpowiedniego dokumentu. Fakturę zaliczkową należy również wystawić w momencie otrzymania zaliczki, dla prawnego zabezpieczenia się jako podatnik VAT.
Program Melpe – przydatne narzędzie do wystawienia faktury zaliczkowej
Z racji tego, że samodzielne prowadzenie księgowości w małej formy nie jest już tak skomplikowane jak jeszcze kilka lat wcześniej, fakturę zaliczkową można wystawić korzystając ze specjalistycznych programów księgowych.
Program Melpe to przydatne, a jednocześnie bardzo intuicyjne narzędzie, które ułatwi wystawianie wszelkiego rodzaju faktur – w tym również faktur zaliczkowych. Dzięki krótkiej instrukcji, a także przejrzystemu interfejsowi, trudno będzie dokonać błędu. Oprócz pomocy w wystawianiu faktur Melpe będzie przydatne w przygotowaniu całego zestawienia sprzedażowego za dany okres rozliczeniowy, a także pomoże w zweryfikowaniu, który przedsiębiorca albo klient znajduje się na białej liście podatników VAT.
Program Melpe pozwala na sprawne wystawienie faktury zaliczkowej
Faktura zaliczkowa a faktura końcowa
Faktura zaliczkowa może zawierać w sobie jedynie część lub całość należności. Będąc sprzedawcą towarów lub usługodawcą bez problemu można wystawić kilka faktur zaliczkowych obejmujących konkretną część całej kwoty.
Jeśli zatem wystawiamy fakturę zaliczkową na całość kwoty usługi, nie jest konieczne wystawianie faktury końcowej. Natomiast w przypadku wystawienia kilku faktur zaliczkowych warto pamiętać, aby ostatnia z nich posiadała numery poprzednich faktur tak, aby całość zapłaty znajdowała się na ostatnim dokumencie.
Wystawiając fakturę zaliczkową na część należności, konieczne będzie zarejestrowanie w programie również faktury końcowej, gdzie sumę wartości towaru lub wykonania usługi należy pomniejszyć o kwotę zaliczki, a kwotę podatku – o kwotę podatku wynikającego z opodatkowanej zaliczki. Na fakturze końcowej muszą się znaleźć również numery faktur zaliczkowych, aby w razie kontroli urząd mógł poprawnie zidentyfikować poprzednie dokumenty.
