Media spo艂eczno艣ciowe

Wyszukiwarka

Ksi臋gowo艣膰

Faktura pro forma – 5 rzeczy, kt贸re musisz wiedzie膰

呕eby zrozumie膰 sens wystawiania faktury pro forma, nale偶y si臋gn膮膰 do s艂ownika, z kt贸rego dowiemy si臋 co oznacza to, pochodz膮ce z 艂aciny, wyra偶enie.

Wed艂ug 鈥濻艂ownika j臋zyka polskiego鈥 pro forma oznacza 鈥榙la zachowania pozor贸w鈥.

O jakie pozory chodzi? Przecie偶 nie legalno艣ci. Na szcz臋艣cie faktury proforma s膮 nieuregulowanymi prawnie dokumentami wspomagaj膮cymi obr贸t gospodarczy i w praktyce przedsi臋biorcy to sformu艂owanie nie ma negatywnego wyd藕wi臋ku. Mo偶na je t艂umaczy膰 jako 鈥榸e wzgl臋du na form臋鈥, albo 鈥榙la zachowania formy pisemnej鈥. Dzi臋ki temu jeste艣my o jeden krok bli偶ej od zrozumienia czym jest, a tak偶e po co wystawia si臋 taki dokument. W tym miejscu warto podkre艣li膰 to s艂owo, bo faktura pro forma nie jest dowodem ksi臋gowym i nie mo偶na na jej podstawie tworzy膰 偶adnych zapis贸w w ewidencji rachunkowej. Ponadto, jej wystawienie nie powoduje obowi膮zku zap艂aty jakiegokolwiek podatku.

Jaki jest jej cel w takim razie?

Co nam ona daje?

Taka faktura pe艂ni rol臋 przede wszystkim informacyjn膮, najcz臋艣ciej jako potwierdzenie przyj臋cia zam贸wienia, ale nie tylko. Mo偶e s艂u偶y膰 nam za wz贸r ostatecznej faktury VAT, powinna u艂atwia膰 sprzeda偶 i budowa膰 pozytywne relacje z kontrahentami. Z powodzeniem mo偶e by膰 uznana jako wy偶sza forma oferty handlowej, gdy偶 dzi臋ki pe艂nej specyfikacji zamawianych towar贸w i/lub us艂ug, ich warto艣ci oraz okre艣leniu sposobu p艂atno艣ci wraz z terminem p艂atno艣ci, staje si臋 zobowi膮zaniem sprzedaj膮cego do dostarczenie wskazanych d贸br materialnych lub niematerialnych, o ile kupuj膮cy wywi膮偶e si臋 w terminie ze swojego zobowi膮zania do zap艂aty. Op贸藕nienie zap艂aty zwyczajowo zwalnia sprzedaj膮cego z obowi膮zku utrzymania cen podanych w tym dokumencie.

Istotn膮 funkcj膮 faktur proforma jest zapoznawanie kontrahenta z wybranym, interesuj膮cym go asortymentem i jego cenami, bez konieczno艣ci wertowania opas艂ych cennik贸w i dociekania jakie dodatkowe towary lub us艂ugi powinno si臋 zakupi膰, aby inwestycja mia艂a sens. Proponuj膮c dostaw臋 na podstawie faktury pro forma, sprzedaj膮cy niejako doradza kupuj膮cemu co ten powinien zakupi膰. Zdarza si臋, 偶e przedsi臋biorca dostarcza kilkakrotnie r贸偶ne wersje ofert w postaci kolejnych faktur proforma, a ostatnia jest podsumowaniem ustale艅 stron. Nale偶y r贸wnie偶 zwr贸ci膰 uwag臋 na fakt, 偶e kupuj膮cy nie musi godzi膰 si臋 na zakup wszystkich d贸br wymienionych w fakturze proforma. Mo偶e zdecydowa膰 si臋 zakupi膰 tylko niekt贸re. W takim przypadku, o ile nie korzysta艂 ze specjalnych rabat贸w, mo偶e ui艣ci膰 na wskazany rachunek bankowy jedynie, wyliczon膮 przez siebie, cz臋艣膰 nale偶no艣ci, a sprzedaj膮cy nadal jest zobowi膮zany do realizacji zam贸wienia. Oczywi艣cie o cz臋艣ciowej zap艂acie i swoim wyborze kupuj膮cy powinien niezw艂ocznie powiadomi膰 oferenta.

Faktura pro forma – elementy

Ze wzgl臋du na swoj膮 specyfik臋 – faktura pro forma powinna by膰 ze wzgl臋d贸w praktycznych, jak najwierniejszym odwzorowaniem faktury ko艅cowej – wszystkie zawarte w niej informacje, powinny by膰 zgodne ze stanem faktycznym i takie, jakie wyst膮pi膮 na przysz艂ej fakturze VAT. Znacz膮co to u艂atwia wystawienie w艂a艣ciwej faktury VAT i dzi臋ki temu kontrahent mo偶e zapozna膰 si臋 ze wszystkimi sk艂adowymi ostatecznego dokumentu.

W zawarto艣膰 faktury pro forma mog膮 wchodzi膰 takie elementy jak:

  • data wystawienia,
  • numer dokumentu, kt贸ry definitywnie go zidentyfikuje,
  • dane (imi臋 i nazwisko lub nazwa przedsi臋biorstwa, adres) osoby lub firmy sprzedaj膮cej towar albo us艂ug臋,
  • dane (imi臋 i nazwisko lub nazwa przedsi臋biorstwa, adres) osoby lub firmy nabywaj膮cej towar albo us艂ug臋,
  • nazwy artyku艂贸w lub wykonywanych us艂ug, ich dok艂adna ilo艣膰 oraz ewentualnie data dostarczenia towaru b膮d藕 wykonania us艂ugi,
  • cen臋 jednostkow膮 netto oraz warto艣膰 sprzeda偶y netto dla ka偶dego artyku艂u lub us艂ugi,
  • kwoty lub stawki procentowe wszystkich rabat贸w,
  • stawki i kwoty podatku VAT,
  • warto艣膰 sprzeda偶y brutto oraz kwota do zap艂aty – zapisana s艂ownie,
  • proponowana forma p艂atno艣ci: przedp艂ata, p艂atno艣膰 przy dostawie, czy te偶 p艂atno艣膰 odroczona, ewentualnie w ratach lub transzach,
  • oznaczenie banku sprzedaj膮cegonumer rachunku bankowego w celu bezb艂臋dnego wykonania przelewu nale偶no艣ci.

Bywa, 偶e jedyn膮 r贸偶nic膮 mi臋dzy faktur膮 ko艅cow膮 VAT, a pro form膮 jest nazwa dokumentu – w tytule tej drugiej musi by膰 wyra藕nie podkre艣lone, 偶e jest to faktura pro forma.

Spotyka si臋 r贸wnie偶 faktury proforma w wersjach niezwykle uproszczonych, zawieraj膮cych jedynie specyfikacj臋 zam贸wionych towar贸w lub us艂ug, ich warto艣膰 oraz, co jest najwa偶niejsze, numer rachunku bankowego, by kupuj膮cy m贸g艂 na tej podstawie dokona膰 przedp艂aty.

Przyk艂adowa faktura pro forma –聽 dokument wystawiony w programie do faktur online Melpe.

Czy faktura pro forma musi by膰 podpisana?

Jak wcze艣niej zosta艂o wspomniane, faktura pro forma nie jest dowodem ksi臋gowym, wi臋c nie wymaga podpisu ani w wersji papierowej, ani w tej elektronicznej, ma to by膰 tylko dokument o charakterze informacyjnym. Je艣li jednak podejmiemy decyzj臋 o podpisaniu takiej propozycji, co jest jednoznaczne z jej zaakceptowaniem, to jednocze艣nie staje si臋 ona tak samo wa偶na jak umowa. Dzieje si臋 tak, poniewa偶 podpis potwierdza, 偶e klient zapozna艂 si臋 z dokumentem i zobligowa艂 do zap艂aty okre艣lonej kwoty.

Dodatkowo, tego rodzaju faktura, z艂o偶ona z podpisem, mo偶e by膰 okazana jako dow贸d w post臋powaniu s膮dowym, w razie gdyby kupuj膮cy nie dokona艂 odpowiedniej p艂atno艣ci albo sprzedaj膮cy nie wype艂ni艂 umowy lub nie dostarczy艂 towar贸w czy nie wykona艂 us艂ug.

Czy faktura pro forma zobowi膮zuje do zap艂aty?

Op艂acenie faktury pro forma nie jest konieczne, poniewa偶 jest to dokument o charakterze 艣ci艣le pogl膮dowym. Oczywi艣cie mo偶e si臋 ona sta膰 ofert膮 – je艣li propozycja handlowa b臋dzie akceptowana przez odbiorc臋 i pod warunkiem, 偶e kupuj膮cy zaaprobuje form臋 p艂atno艣ci. W takiej sytuacji, przedsi臋biorca jest zobowi膮zany do wystawienia faktury VAT w terminie do 15 dnia nast臋pnego miesi膮ca od chwili dokonania dostawy, o ile wcze艣niej nie wp艂ynie zap艂ata ca艂kowita lub zaliczka.

Co istotne, otrzymanie pro formy nie rodzi obowi膮zku uiszczenia podatku VAT przez sprzedaj膮cego, mimo, 偶e jest on na niej wymieniony. Ponadto, przedsi臋biorca nie rejestruje w ewidencji ksi臋gowej przychodu, gdy偶, jak ju偶 wcze艣niej wspomniano, ten rodzaj faktury nie jest dokumentem ksi臋gowym w rozumieniu prawa podatkowego. Z drugiej strony, kupuj膮cy nie ma prawa do odpisania koszt贸w z tytu艂u takiej faktury i odliczenia ich od podstawy opodatkowania.

Mamy zatem sytuacj臋, w kt贸rej przedsi臋biorcy um贸wili si臋 w kwestii dostawy towar贸w lub us艂ug, ale nie powsta艂 偶aden dokument zezwalaj膮cy na zaksi臋gowanie sprzeda偶y b膮d藕 zakupu. Nale偶y zwr贸ci膰 uwag臋, 偶e obowi膮zek wystawienia faktury VAT, zwanej aktualnie po prostu faktur膮, powstanie po wp艂ywie zap艂aty na konto sprzedaj膮cego. Je艣li kupuj膮cy wp艂aci艂 zaliczk臋 na poczet swojego zam贸wienia, sprzedaj膮cy powinien wystawi膰 w tym samym miesi膮cu obrachunkowym tzw. faktur臋 zaliczkow膮. Problematyka wystawianie faktur zaliczkowych i ko艅cowych po艣rednio wi膮偶e si臋 z praktyk膮 stosowania faktur pro forma, ale zas艂uguje na odr臋bne opracowanie.

Faktura pro forma a faktura ko艅cowa

Faktur臋 pro forma cz臋sto wystawia si臋 klientom niezdecydowanym na zakup lub wyb贸r konkretnego dostawcy. W zwi膮zku z tym, jest ona tylko zapowiedzi膮 ostatecznego wygl膮du faktury, mo偶e si臋 wi臋c zdarzy膰, 偶e b臋dzie si臋 znacznie r贸偶ni艂a od dokumentu, kt贸ry zostanie wydany ostatecznie.

Istotne jest r贸wnie偶 to, 偶e korzystanie z tej formy dokumentowania oferty lub ch臋ci zakupu jest ca艂kowicie dobrowolne dla obu stron.

Jednocze艣nie nie zwalnia ona przedsi臋biorcy z obowi膮zku wystawienia faktury ko艅cowej, je艣li pro forma zosta艂a zaakceptowana i op艂acona. Na wydanie faktury ko艅cowej firma ma czas do 15 dnia kolejnego miesi膮ca.

Autor

Agata Walczyk

Kliknij aby skomentowa膰

Leave a Reply

Tw贸j adres email nie zostanie opublikowany. Pola, kt贸rych wype艂nienie jest wymagane, s膮 oznaczone symbolem *

Sprawd藕 r贸wnie偶

Biznes

Inwestowanie swoich pieni臋dzy to jeden z szybszych sposob贸w na pomno偶enie swoich oszcz臋dno艣ci. Nic zatem dziwnego, 偶e coraz wi臋cej Polak贸w inwestuje nadwy偶ki. Jednak dla os贸b, kt贸re nigdy wcze艣niej nie mia艂y...

Biznes

Programy do fakturowania online to wygodne narz臋dzie, kt贸re u艂atwia dzi艣 wielu firmom prowadzenie w艂asnej ksi臋gowo艣ci i kontrolowanie bie偶膮cych spraw finansowych. W ma艂ych i 艣rednich firmach nie zawsze op艂aca si臋 zatrudnia膰...

Domeny, hosting

Wyb贸r hostingu dla tworzonej strony internetowej b臋dzie kluczowy, je艣li chcemy 偶eby wszystko dzia艂a艂o sprawnie. Dobry i szybki hosting gwarantuje, 偶e strona b臋dzie wczytywa艂a si臋 bez problem贸w niezale偶nie od tego...

Biznes

Home office to nie nowo艣膰. Niemniej jednak stan epidemii spowodowa艂, 偶e takie 艣wiadczenie pracy bardzo si臋 upowszechni艂o i wygl膮da na to, 偶e pod tym wzgl臋dem rynek pracy nie wr贸ci ju偶 do 鈥瀙rzedpandemicznej normalno艣ci鈥....

Topowe tematy

Marketing partyzancki | jednoosobowa dzia艂alno艣膰 gospodarcza | zasady tworzenia stron internetowych | platformy e-commerce | cele reklamy | ranking hostingu | program do wystawiania faktur online | ksi臋gowo艣膰 w ma艂ej firmie | kiedy wystawi膰 faktur臋