Faktura korygująca jest specyficzną formą dokumentu księgowego wystawianą w sytuacji, gdy konieczne jest wprowadzenie zmian do wystawionej i zaksięgowanej już faktury. Zmiany mogą dotyczyć m.in. potrzeby zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania, udzielenia rabatu, a także zwrotu towaru i wynikającego z niego zwrotu zapłaty. Kiedy wystawia się faktury korygujące, jakie informacje powinny zawierać i jak przepisy regulują proces wystawiania faktur korygujących?
Czym jest faktura korygująca i kiedy należy ją wystawić?
Faktura korygująca jest formalnym i dopuszczonym prawnie rozwiązaniem pozwalającym na wprowadzanie niezbędnych zmian do wystawionych już faktur. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca nie ma możliwości wprowadzania zmian bezpośrednio w fakturze, która została już zaksięgowana – może jedynie wystawić fakturę korygującą, która przedstawia wprowadzane zmiany i ich uzasadnienie. Najczęstszą przyczyną wystawiania faktur korygujących jest pojawienie się pomyłek w cenie, stawce, kwocie podatku lub obowiązkowych pozycjach faktury, a także w sytuacjach zmiany podstawy opodatkowania np. na podstawie udzielonej obniżki lub upustu, zwrotu towaru lub zwrotu zapłaty.
Przedsiębiorca wystawiający fakturę korygującą musi dostosować się do formalnych wymagań związanych z właściwym przygotowaniem faktury i umieszczeniem w niej określonych informacji, ale także z wymogiem uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W przypadkach, kiedy korekta zmniejsza podstawę opodatkowania, sprzedawca jest zobowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Potwierdzenie takie może być wystawione w formie pisemnej, w formie przesłanego potwierdzenia w wiadomości e-mail, faksu, potwierdzenia przyjęcia przesyłki poleconej, którą została wysłana faktura lub w formie odręcznie podpisanej faktury korygującej przesłanej do sprzedawcy.
Sytuacje, w których możliwe jest wystawienie faktury korygującej
Zastosowanie faktur korygujących określa art. 106j ust.1 ustawy o VAT, zgodnie z którym wystawienie tego typu dokumentu konieczne jest w sytuacjach zmniejszenia się lub zwiększenia podstawy opodatkowania oraz w przypadku wystąpienia pomyłek. W praktyce, faktura korygująca jest niezbędna jeśli sprzedawca udzielił nabywcy obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeśli zastosowano upust lub obniżkę ceny po dokonaniu sprzedaży, jeśli nabywca zwrócił sprzedawcy towary i opakowania, jeśli dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, jeśli podwyższono cenę towaru lub jeśli popełniono jakąkolwiek pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub innej, obowiązkowej pozycji faktury.
Ważne jest, że rozliczenie faktury korygującej następuje na podstawie potwierdzenia odbioru przez nabywcę wystawionej faktury korekty w tym samym roku podatkowym tylko i wyłącznie w sytuacji, jeśli potwierdzenie zostało dostarczone przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Jeśli uzyskanie potwierdzenia nastąpiło po terminie złożenia deklaracji podatkowej, podatnik ma prawo uwzględnić fakturę korygującą za okres rozliczeniowy, w którym uzyskał potwierdzenie.
Podatnik nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przy podwyższeniu podstawy opodatkowania (korekta powinna zostać uwzględniona w deklaracji rozliczeniowej w miesiącu jej wystawienia, bez oczekiwania na potwierdzenie), a także w sytuacjach gdy faktura korygująca dotyczy eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dostawy towarów dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju, sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz przy sprzedaży usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy. Zasadniczo, z uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej zwolnieni są też podatnicy, którzy nie uzyskali potwierdzenia pomimo udokumentowanych prób doręczenia korekty.
Jakie informacje musi zawierać faktura korygująca?
Ze względu na ograniczone możliwości wystawiania faktur korygujących, na dokumencie takim konieczne jest przede wszystkim umieszczenie informacji że jest to faktura korygująca lub korekta widocznej w nagłówku dokumentu. Faktura korygująca powinna być numerowana zgodnie ze stosowaną kolejnością oraz być oznaczona datą wystawienia korekty. Na fakturze korygującej niezbędne jest umieszczenie informacji i danych zawartych w fakturze, której dotyczy korekta, w tym:
- danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 (datę wystawienia faktury, numer faktury, imiona i nazwiska podatnika i nabywcy oraz ich adresy, numer NIP podatnika, numer NIP nabywcy, datę zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia faktury),
- nazwy towaru lub usługi objętych korektą,
- przyczyny korekty,
- kwoty korekty podstawy opodatkowania lub kwoty korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej
- oraz, jeśli zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania – prawidłowej treści korygowanych pozycji.
Wyjątkiem od podanych powyżej obowiązkowych informacji umieszczanych na fakturze korygującej jest korekta wprowadzana w przypadku udzielenia opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie. W sytuacji takiej faktura korygująca będzie zawierała dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany upust, ale może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 (numer identyfikujący nabywcę (NIP) oraz data zakończenia dostawy towarów) oraz nazwy towaru lub usługi objętych korektą.
