Decyzja o wynajmie biura musi być przemyślana i podyktowana ważnymi czynnikami. Zazwyczaj jest to postępowanie długoterminowe, stąd też warto uwzględnić kilka kluczowych aspektów. Ważny jest zatem wybór odpowiedniej nieruchomości, która spełni oczekiwania względem m.in. lokalizacji, charakteru czy infrastruktury.
Jaką funkcję pełni biuro w firmie?
Biuro to przestrzeń, która pozwala skupić swoją uwagę na obowiązkach służbowych. To miejsce, które sprzyja budowaniu wzajemnych relacji i tworzy zgrany zespół poprzez bezpośredni kontakt z innymi pracownikami. Wspólna praca na danej przestrzeni przekłada się na kreatywność, produktywność czy efektywność zespołu.
Dużą zaletą jest również możliwość szybkiego rozwiązywania problemów. Biuro pracy pozwala na lepszą integrację całego zespołu. Dodatkowo łatwiejszy staje się onboarding pracowników. Co ważne, przy wdrażaniu nowych technologii, systemu czy rozwiązań, praca w biurze pozwala na wspólne opanowanie wprowadzonych zmian.
Kiedy warto zainwestować w wynajem biura?
Decyzja o wynajmie biura powinna być dobrze przemyślana. Dla osób, które dopiero rozpoczynają swoją karierę, inwestycja w daną powierzchnię może być przedwczesna. W sytuacji, kiedy działalność zaczyna się rozwijać, tym samym powiększa się zespół, wówczas warto rozważyć opcję biuro na wynajem.
Charakter prowadzonej działalności także jest istotny, ponieważ częste spotkania z klientami czy partnerami biznesowymi wymagają odpowiedniej przestrzeni. Innym przykładem jest praca zespołowa. Jeżeli kadra wykonuje projekty, które wymagają współpracy i komunikacji, to pomieszczenie biurowe będzie niezastąpione.
Ostateczna decyzja o wynajmie powinna być poprzedzona szczegółową analizą potrzeb danej działalności, jej rozwoju oraz możliwości finansowych.
Co należy uwzględnić przy wynajmie biura?
Poszukując odpowiedniego miejsca na wynajem biura, należy przeanalizować kilka kluczowych aspektów, czyli:
Lokalizacja
Odpowiednie usytuowanie budynku to niezwykle ważna kwestia. W tym przypadku należy wziąć pod uwagę dogodności dojazdu pracowników, czyli: miejsca parkingowe i/lub dobre połączenia komunikacji miejskiej. To również ważny aspekt dla potencjalnych klientów. Łatwe dotarcie do biura, zdecydowanie zachęci interesantów do skorzystania z usług. Ważny jest także wygląd budynku i jego otoczenie. Atrakcyjna prezencja stanowi reklamę dla danej działalności i pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.
Powierzchnia lokalu
Następną ważną kwestią jest powierzchnia lokalu. Powinna być ona dostosowana zarówno do ilości pracowników wraz z niezbędnym wyposażeniem, jak i charakteru prowadzonego biznesu. Warto także przemyśleć układ biura oraz sposób aranżacji przestrzeni, aby wszystkie elementy stanowiły spójną całość i optymalne warunki pracy. Planując odpowiedni metraż, dobrze jest wziąć pod uwagę rozwój działalności i ewentualne zapotrzebowanie na większą powierzchnię lokalu.
Standard lokalu
Standard lokalu powinien stanowić kanon dla usług świadczonych przez dane biuro. To składowa kilku elementów, np. światło naturalne, odpowiednia akustyka, klimatyzacja czy optymalna przestrzeń, która umożliwia komfortową pracę i obsługę klienta. Takie czynniki przekładają się na pozytywny odbiór danej firmy.
Koszty
Istotnym aspektem będą również koszty wynajmu powierzchni. Mowa tutaj zarówno o czynszu, jak i opłacie eksploatacyjnej. Dodatkowo należy uwzględnić opłatę za media, ogrzewanie, wodę czy prąd. Przed podjęciem decyzji o konkretnej lokalizacji należy rozważyć swoje możliwości budżetowe.
Infrastruktura i udogodnienia
Przed podpisaniem umowy należy dokładnie sprawdzić, czy dany obiekt posiada sieć komunikacyjną oraz dostęp do Internetu. Ważne będą także: zaplecze techniczne, klimatyzacja, oświetlenie i systemy bezpieczeństwa.
Od czego zależy cena najmu biura?
Ceny najmu zależne są od kilku kwestii.
- Lokalizacja: Koszt inaczej będzie plasował się za wynajem biura we Wrocławiu, a inaczej w mniejszej miejscowości. Dodatkowo ścisłe centrum miasta będzie znacznie droższe niż jego obrzeża.
- Standard budynku: Im jest on wyższy, tym koszt wzrasta.
- Długość okresu najmu: W tym przypadku najbardziej opłacalne są umowy długoterminowe, ponieważ wynajmujący ma zapewniony stały dochód, dzięki czemu może obniżyć koszt najmu.
- Wielkość metrażu: Im większa powierzchnia przestrzeni biurowej, tym również wyższa cena.
Poza wymienionymi czynnikami na koszt najmu składają się także popyt i podaż na rynku nieruchomości, umiejętności negocjacyjne obu stron oraz wiarygodność i reputacja najemcy.
W jakiej formie można zawrzeć umowę na wynajem biura?
Według przepisów prawa umowa najmu lokalu użytkowego może mieć dowolną formę. Jednak przedsiębiorcy najczęściej decydują się na spisanie warunków użytkowania danej przestrzeni. Tutaj swoje zastosowanie znajduje umowa pisemna, która zawiera szczegółowe warunki najmu. Dokument sporządzany jest w dwóch identycznych egzemplarzach, które zarówno najemca, jak i wynajmujący własnoręcznie podpisują, akceptując zapisane warunki.
Co ważne, w przypadku wynajmu dłuższego niż 12 miesięcy zachodzi konieczność zawarcia umowy w formie pisemnej – określa to Kodeks cywilny.
W przypadku wynajmu długoterminowego przedsiębiorcy często decydują się na zawarcie umowy najmu w formie pisemnej z datą pewną. Zawarcie takiej umowy na czas oznaczony gwarantuje, że w przypadku zbycia nieruchomości jej nabywca nie może wypowiedzieć umowy najmu – stanowi to art. 678 § 2 Kodeksu cywilnego.
Co powinna zawierać umowa najmu lokalu?
Umowa najmu lokalu powinna zawierać:
- datę i miejsce zawarcia umowy;
- dane obu stron, w tym imiona i nazwiska, daty urodzenia, numery dowodów osobistych (opcjonalnie nr PESEL), adresy, NIP działalności gospodarczej;
- podmiot najmu, tj. opis lokalu wraz z adresem, powierzchnią użytkową oraz stanem prawnym;
- rodzaj działalności, jaki będzie sprawowany w lokalu;
- wysokość miesięcznych opłat, w tym czynsz i opłaty dodatkowe;
- czas trwania umowy;
- warunki wypowiedzenia umowy;
- informacje dotyczące ewentualnych modyfikacji w lokalu;
- wytyczne dotyczące użytkowania lokalu;
- własnoręczne podpisy obu stron.
W umowie najmu często zawierana jest także kwota kaucji, jeżeli jest pobierana.
Dlaczego warto zainwestować w odpowiednie biuro dla swojej firmy?
Jedną z najważniejszych zalet biura na wynajem jest możliwość wyboru dogodnej lokalizacji, która zapewnia szereg istotnych korzyści. Prowadzona działalność ma daną siedzibę stanowiącą jej wizytówkę. Dobrze zlokalizowane biuro przyciągnie potencjalnych klientów oraz partnerów biznesowych. To swego rodzaju tworzenie świadomości marki w umysłach petentów czy kontrahentów.
Własne biuro to również produktywny zespół. Siedziba firmy powinna motywować kadrę do ambitnych działań. Zatem wynajmując daną przestrzeń, warto pomyśleć o swoich pracownikach i ich warunkach pracy. Przestrzeń firmowa to również możliwość wspólnej integracji, wymiany myśli, poglądów czy doświadczeń, co znacząco wpływa na kreatywność i produktywność całej kadry pracowniczej. Biuro stanowi także formę przynależności do danej firmy.
Wybór odpowiedniego lokalu powinien być poprzedzony rzetelną analizą rynku nieruchomości. Ważne jest, aby przed podpisaniem umowy wszystko dokładnie sprawdzić pod kątem wymagań danej działalności. Warto pamiętać, że wynajem to zazwyczaj decyzja długoterminowa.
