Prowadzenie księgowości w małej firmie można podzielić pomiędzy dwie najczęściej stosowane metody: współpracę z księgową lub samodzielną księgowość. Obydwie opcje mają swoje wady i zalety, a wybór właściwej powinien opierać się przede wszystkim o wiedzę, możliwości finansowe firmy oraz czas, jaki jesteśmy w stanie poświęcić na ewentualne doszkalanie się z zakresu obowiązujących przepisów, koniecznych rozliczeń i prowadzenia pełnej dokumentacji księgowej. Jak wygląda prowadzenie księgowości w małej firmie w praktyce? Którą opcję warto wybrać z perspektywy początkującego przedsiębiorcy?
Pomoc księgowej w małej firmie
Zdecydowaną zaletą korzystania z usług księgowej, czy to zatrudnionej bezpośrednio w firmie czy współpracującej z nią na zasadzie outsourcingu jest jej zawodowa wiedza i doświadczenie, które można wykorzystywać zarówno w początkach działania firmy, jak i przy jej rozwijaniu. Księgowa musi pozostawać na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami, nowymi wymaganiami dla dokumentów zbieranych w ramach księgowości firmy, obowiązującymi terminami, rozliczeniami czy sprawami niestandardowymi. Przedsiębiorca, który zaczyna dopiero własną działalność i nie miał wcześniej do czynienia z prowadzeniem żadnej formy księgowości może nie odnaleźć się szybko we wszystkich ciążących na nim obowiązkach. Pomoc księgowej okażę się w takiej sytuacji nieoceniona, a jej wiedza i doświadczenie z pewnością przydadzą się w pierwszych miesiącach rozwoju firmy i zadziałają jako ważny, stały i stabilny element podtrzymujący w ryzach kluczowy dział firmy.
Jedną z obaw, jakie mogą pojawić się u małych firm rozważających zatrudnienie księgowej są oczywiście koszty jej utrzymania. Współcześnie nie ma jednak potrzeby, by osoba taka pracowała w firmie w pełnym wymiarze czasu pracy i pozostawała do dyspozycji wyłącznie jednej firmy. W praktyce, coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z usług biur rachunkowych i współpracę z księgową na zasadach outsourcingu, oddając w jej ręce odpowiedzialność za terminowe i dokładne prowadzenie księgowości. Koszty takiej współpracy są nieporównywalnie niższe, niż koszty zatrudnienia własnego pracownika, a efekty pracy, szczególnie przy małych firmach, w żaden sposób nie ucierpią na braku stałej księgowej w Twojej firmie.
Samodzielne prowadzenie księgowości firmy – możliwości i wyzwania przedsiębiorcy
Dobrą opcją dla małych firm i mikroprzedsiębiorstw jest podjęcie decyzji o samodzielnym prowadzeniu księgowości i pozostawieniu we własnych rękach opieki nad pełną dokumentacją działalności firmy. Z decyzją taką najlepiej poczują się przedsiębiorcy, którzy mieli już wcześniej do czynienia z jakimiś formami księgowości i rachunkowości, a więc i będą w stanie w krótkim czasie przyswoić najbardziej niezbędne informacje dotyczące bieżących spraw księgowych. Dzięki internetowi i dostępnym narzędziom, samodzielne prowadzenie księgowości staje się dla firm coraz łatwiejsze, czego najlepszym dowodem są internetowe programy online do fakturowania, księgowania i zarządzania rachunkowością firmy.
Doskonałym przykładem są tu narzędzia takie jak Melpe czy iFirma, z pomocą których przygotowanie dokumentów sprzedaży czy ich rozliczanie sprowadzą się do minimalnej pracy własnej.
Samodzielne prowadzenie księgowości firmowej nie obędzie się oczywiście bez pewnych wyzwań dla przedsiębiorców podejmujących decyzję o takiej formie prowadzenia swojej działalności. Pierwszym i najtrudniejszym zadaniem będzie oczywiście nadążenie za wszystkimi zmianami prawnymi obowiązującymi w obrębie prowadzonej księgowości firmy, przy jednoczesnym skupianiu się na wszystkich pozostałych aspektach funkcjonowania swojej działalności. Przedsiębiorca nie może poświęcić całej swojej uwagi prowadzeniu dokumentacji, przez co często musi poświęcić swój czas wolny na uczestniczenie w szkoleniach, webinarach i dodatkowych kursach przygotowujących do prowadzenia własnej księgowości. Czy ma to swoje plusy? Zdecydowanie tak. Uniezależniając się od księgowej nie tylko zmniejszasz koszty prowadzenia firmy (co na początkowych etapach prowadzenia działalności może być niezwykle ważne), ale też masz pewność, że za wszystkie niedotrzymane terminy czy nieprawidłowo wypełnione dokumenty ponosisz odpowiedzialność samodzielnie i nie musisz egzekwować jej od osób trzecich. Prowadząc własną księgowość możesz pozostać całkowicie jednoosobową firmą, nieustannie doszkalając się i pogłębiając własną wiedzę i zrozumienie z zakresu finansów firmy.
Mając do dyspozycji dostępne w sieci szkolenia, webinary, artykuły, filmy na YouTubie oraz rozbudowane narzędzia do prowadzenia księgowości online, wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy małe firmy faktycznie potrzebują zatrudnienia księgowej. W wielu przypadkach współpraca z osobą z zewnątrz może okazać się o wiele łatwiejsza i korzystniejsza, niż podejmowanie prób samodzielnego zapanowania nad księgowością i rachunkami firmy. Jeśli jednak czujesz się na siłach, by podjąć wyzwanie i nie widzisz przeszkód w poświęceniu pewnego czasu swojej pracy na sporządzanie dokumentów, samodzielna księgowość w małej firmie jest zdecydowanie opłacalnym przedsięwzięciem.
