Pandemia Covid-19 wymusiła przejście na pracę zdalną w wielu przedsiębiorstwach. Było to konieczne, aby zachować ciągłość prawidłowego funkcjonowania danej firmy. Pojawiła się także potrzeba zapewnienia swoim pracownikom odpowiednich narzędzi oraz materiałów do wykonywania swoich obowiązków służbowych z domu. Po stronie pracodawcy zaistniał obowiązek dostarczenia służbowego sprzętu, z kolei podwładny powinien użytkować go zgodnie z przepisami. Naruszenie tej zasady może grozić poważnymi konsekwencjami.
Czy pracodawca musi zapewnić pracownikowi komputer służbowy?
Covid-19 wymusił na wielu firmach przeorganizowanie swojej pracy. Tam, gdzie było to możliwe, wprowadzono tryb home office. Obowiązujące przepisy zostały wprowadzone specustawą w czasie pandemii. Wynika z nich, że pracodawca ma prawo polecić swojemu pracownikowi wykonywanie obowiązków służbowych poza miejscem pracy. Taka sytuacja może mieć miejsce jedynie wtedy, gdy podwładny ma umiejętności oraz możliwości zarówno techniczne, jak i lokalowe do wykonywania pracy zdalnej. Dodatkowo musi na to pozwalać rodzaj wykonywanej pracy. Niezbędne narzędzia oraz materiały potrzebne do realizowania zadań służbowych, oraz obsługę logistyczną musi zapewnić pracodawca. Innymi słowy, przełożony ma obowiązek zapewnić komputer dla pracownika. Z kolei podwładny podczas pracy, może korzystać z narzędzi bądź materiałów, które nie zostały zapewnione przez pracodawcę, jednak należy pamiętać o poszanowaniu oraz ochronie informacji poufnych czy danych osobowych.
Kiedy wymagane jest zapewnienie służbowego komputera, a kiedy nie?
Na mocy ustawy z dnia 2 marca 2020 roku, art. 3 ust. 4, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a także obsługę logistyczną, czyli usługi o charakterze transportowym. Dodatkowo musi zapewnić prace serwisowe w razie awarii sprzętu bądź konieczności konserwacji. Co ważne, art. 3 ust. 5 tej samej ustawy określa, że pracownik może używać materiałów lub narzędzi, które nie są zapewnione przez pracodawcę w trakcie wykonywania pracy zdalnej, pod warunkiem, że umożliwia to ochronę poufnych informacji oraz innych tajemnic prawnie chronionych. Mowa tutaj np. o danych osobowych czy tajemnicach przedsiębiorstwa lub innych informacjach, których ujawnienie będzie narażać pracodawcę na szkodę.
Od czego zależy to, czy pracownik otrzyma komputer służbowy?
Pomimo iż pracodawca ma obowiązek zapewnić niezbędne materiały i narzędzia do pracy, to jednak nie zawsze pracownik ma prawo tego zażądać. Jest to uzależnione od formy zatrudnienia. W sytuacji, kiedy pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, wówczas pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia sprzętu komputerowego i tutaj nie ma wyjątków. Jednak w przypadku zarówno umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenie), jak i współpracy na zasadzie B2B, czyli realizacja zadań pomiędzy dwoma przedsiębiorcami, to jest to uzależnione od zapisów w umowie. Kwestia ta powinna być uregulowana stosownym punktem zawartym w umowie.
Co zrobić, jeśli wszyscy pracownicy otrzymali komputery służbowe a jeden z pracowników nie?
W obecnych czasach wyposażenie pracownika w służbowy sprzęt jest podstawą, głównie ze względu bezpieczeństwa danych przedsiębiorstwa. Odmowa udzielenia pracownikowi niezbędnych narzędzi do pracy, w tym sprzętu komputerowego do pracy zdalnej, może stanowić podstawę do odmowy wykonywania obowiązków służbowych. W sytuacji, kiedy pracownik jako jedyny z całej załogi nie został wyposażony w niezbędny służbowy sprzęt bądź jest jednym z nielicznych, którzy nie korzystają z firmowego komputera, ponieważ, mimo że o to zabiegał, to pracodawca odmówił, wówczas może to zostać potraktowane jako przejaw dyskryminacji.
Czy komputer służbowy może być wykorzystywany do celów prywatnych?
Na wstępie należy zaznaczyć, że komputer służbowy nadal pozostaje sprzętem firmowym. W związku z tym powinien być wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych. W większości firm, po wprowadzeniu pracy zdalnej w regulaminie danego przedsiębiorstwa, pojawił się zapis dotyczący przeznaczenia i prawidłowego użytkowania służbowego sprzętu. Co więcej, obecnie umowy pomiędzy przedsiębiorcą a pracownikiem są tak konstruowane, aby znalazł się w nich zapis dotyczący korzystania z firmowego komputera, ponadto nie pozostawia on pola do dodatkowej interpretacji bądź wyjątków. Podpisując umowę, pracownik deklaruje, że służbowy sprzęt będzie wykorzystywał wyłącznie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Co więcej, w umowie może znaleźć się zapis uprawniający pracodawcę do weryfikacji sposobu użytkowania sprzętu oraz gromadzonych na nim danych. Przechowywanie prywatnych filmów czy zdjęć bądź instalowanie gier może być podstawą do zwolnienia. Pracodawca ma prawo wręczyć swojemu podwładnemu wypowiedzenie, co będzie wiązało się z koniecznością natychmiastowego oddania służbowego sprzętu. Jeżeli przełożony wyrazi zgodę, wówczas podwładny będzie mógł skopiować prywatne dane.
Dla wielu pracowników praca zdalna jest atrakcyjną formą wykonywania swoich obowiązków służbowych. Jednak należy pamiętać, że udostępniony przez firmę sprzęt, nadal pozostaje jej własnością, dlatego też powinien być użytkowany wyłącznie w celach zawodowych.
