Uzyskanie podpisu elektronicznego jest już możliwe od wielu lat, ale w dalszym ciągu mało osób korzysta z tej możliwości. Sam podpis elektroniczny to nowoczesne narzędzie, które umożliwia identyfikację tożsamości przedsiębiorcy podczas podpisywania dokumentów elektronicznych oraz składania różnego rodzaju wniosków. Jednocześnie jest to bezpieczny sposób na szybkie załatwienie wielu spraw – nawet w takich miejscach na Urząd Skarbowy lub ZUS. Czy warto mieć podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny ma taką samą ważność jak podpis odręczny. Za zaletą takiego rozwiązania z pewnością przemawia szybkość w załatwianiu wielu spraw jednocześnie, a także możliwość zawierania umów na odległość. Czy prowadząc własną działalność warto posiadać podpis elektroniczny? W jakich przypadkach będzie przydatny?
Jak działa podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to nic innego jak połączenie danych osobowych w formie elektronicznej, które ułatwiają identyfikację osoby podpisującej się nim. To narzędzie ma za zadanie ułatwić codzienne funkcjonowanie twórców internetowych oraz przedsiębiorców działających z domu, a także umożliwić im szybszy kontakt z urzędami.
Podpis elektroniczny dzieli się na dwa rodzaje – zwykły oraz bezpieczny. Zwykły nie posiada odpowiedniego certyfikatu kwalifikowanego, który używa się do podpisywania korespondencji mailowej. Ten rodzaj podpisu nie zapewnia bezpieczeństwa danych. Przedsiębiorcom zaleca się zatem wyrobienie podpisu elektronicznego kwalifikowanego, który posiada nie tylko odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa, ale również jest potwierdzeniem tożsamości osoby podpisującej się online.
Podsumowując, podpis elektroniczny został stworzony na podstawie algorytmu, który jest przypisany wyłącznie do osoby fizycznej, która będzie podpisywała umowy na odległość, przesyłała dokumenty do urzędów, biur rachunkowych i księgowych czy kontaktowała się ze swoimi kontrahentami.
Dokument podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym ma taką samą moc prawną, jak własnoręcznie złożony podpis. Ustawa o podpisie bezpiecznym gwarantuje, że w przypadku sporów umowy, formularze czy faktury podpisane w sposób elektroniczny są uznawane za wiążące.
Podpis elektroniczny a prowadzenie firmy – zalety
Samo załatwienie certyfikowanego podpisu kwalifikowanego jest skomplikowane i wymaga złożenia odpowiednich dokumentów, ale w dłuższej perspektywie przydaje się w codziennym prowadzeniu firmy.
Posiadając podpis elektroniczny kwalifikowany nie trzeba osobiście pojawiać się w urzędach lub po sporządzeniu umowy dla kontrahenta pojawiać się osobiście na jej podpisanie. Nie jest konieczne również drukowanie, podpisywanie i wysyłanie w tradycyjny sposób wystawionych faktur. Dlatego też pomimo pozornie wysokich kosztów, wiele firm decyduje się na założenie elektronicznego podpisu. Konieczność odnawiania abonamentu na potrzeby działalności nierzadko jest kwalifikowana jako koszt uzyskania przychodu. Oszczędność czasu, a także większe możliwości w załatwieniu istotnej sprawy w urzędzie to jedna z największych zalet posiadania podpisu elektronicznego.
W jakich sytuacjach można wykorzystać podpis elektroniczny?
Ustawa o podpisie elektronicznym kwalifikowanym reguluje rodzaje dokumentów, jakie można podpisywać w taki sposób. Przedsiębiorcy mogą zatem wykorzystywać podpis elektroniczny do podpisania:
- umów i dokumentów w obrocie handlowym o charakterze cywilno-prawnym,
- korespondencji z różnego rodzaju urzędami oraz pism i decyzji administracyjnych,
- wystawiania faktur elektronicznych,
- zarejestrowania działalności gospodarczej,
- wypełnienia wniosków kierowanych do Krajowego Rejestru Sądowego,
- zgłoszenia ubezpieczenia społecznego oraz złożenia deklaracji podatkowych,
- raportów dla Generalnego Inspektora Informacji Finansowej oraz utrzymania korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.
Osoby posiadające elektroniczny podpis kwalifikowany mogą go również wykorzystać poza działalnością gospodarczą do podpisania dokumentacji medycznej.
Czy posiadanie podpisu elektronicznego jest konieczne?
Nie każda osoba prowadząca własną działalność gospodarczą będzie potrzebowała kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Mimo tego, że posiadanie możliwości do podpisywania istotnych dokumentów przez Internet staje się coraz bardziej popularna, wiele spraw można załatwić bez niego.
W przypadku składania deklaracji podatkowych, takich jak PIT-37, PIT-36 czy VAT-7 można użyć potwierdzonej deklaracji złożonej w poprzednim roku lub za pomocą Profilu Zaufanego uzyskanego poprzez logowanie się na stronę banku.
Podpis elektroniczny to doskonałe narzędzie do tego, aby ułatwić sobie codzienną pracę w zarządzaniu firmą. Warto jednak zweryfikować, czy dla mikroprzedsiębiorstwa taka inwestycja faktycznie będzie przydatna.
