Rozpoczęcie pracy w nowym miejscu zawsze wiąże się z niepewnością, obawami czy stresem. Nowi współpracownicy, zadania, procedury i standardy, wszystko to wpływa na samopoczucie pracownika. Jednak z pomocą przychodzi onboarding, który przeprowadzony w sposób prawidłowy przyniesie sporo korzyści zarówno dla nowo zatrudnionej osoby, jak i całej firmy.
Czym jest onboarding?
Onboarding to działanie, mające na celu wprowadzenie nowego pracownika w funkcjonowanie firmy. Polega na wdrożeniu nowo zatrudnionej osoby we wszystkie procesy wewnątrz przedsiębiorstwa. Innymi słowy, jest to adaptacja pracownika w nowym miejscu pracy. Wdrożenie odbywa się poprzez zaznajomienie z kluczowymi kwestiami dotyczącymi charakteru organizacji, zakresu obowiązków czy struktury firmy. Onboarding cechuje się przekazaniem wiedzy i umiejętności w przyjazny sposób. To również pomoc w lepszym zaklimatyzowaniu się nie tylko w zespole, ale przede wszystkim całym przedsiębiorstwie i zintegrowanie się z otoczeniem. Onboarding zawsze odbywa się w pierwszych dniach pracy nowo zatrudnionej osoby. Dodatkowo powinien być odpowiedzią na wszystkie pytania, czy wątpliwości nowo zatrudnionej osoby.
Na czym polega onboarding pracownika?
Nowy pracownik najczęściej jest wdrażany w funkcjonowanie organizacji przez swojego przełożonego, może to być również manager. Onboarding rozpoczyna się od powitania i przedstawienia członków zespołu oraz oprowadzenia po budynku firmy. W dalszej kolejności przełożony objaśnia organizację pracy, wartości firmy, panujące zasady, strukturę hierarchiczną oraz udziela cennych wskazówek. Dodatkowo nowy pracownik jest informowany o zakresie swoich obowiązków oraz zadań, ponadto wskazywane jest wcześniej przygotowane miejsce jego pracy. Przełożony udziela również informacji dotyczących możliwości rozwoju, awansu czy dodatkowych szkoleń.
Onboarding polega na zaznajomieniu nowo zatrudnionej osoby ze strategią firmy, jej wizją oraz celami, do których dąży. Ważne są także procedury dotyczące komunikacji czy obiegu dokumentów. Dodatkowo nowy pracownik powinien poznać obsługę sprzętu biurowego np. drukarki, skanera, ekspresu do kawy itp.
Dlaczego onboarding pracownika jest istotny, a jego efektywne przeprowadzenie procentuje w przyszłości?
Prawidłowo przeprowadzony proces onboardingu jest kluczowy, ponieważ im lepiej przeszkolony i wdrożony pracownik, tym lepsze są jego wrażenia na temat miejsca pracy, ponadto zwiększa to jego efektywność. Adaptacja pracownika w firmie odbywa się na kilku poziomach tj. strukturalnym, proceduralnym, organizacyjnym oraz socjalizacyjnym. Ważną kwestią w procesie onboardingu jest jego długoterminowość, ponieważ przeprowadzone badania wskazują, że nowy pracownik potrzebuje ok. 8-12 miesięcy, aby uzyskać pełną wydajność. Z tego względu adaptacja pracownika powinna trwać ok. 3 miesiące, jednak wszystko jest zależne od konkretnego stanowiska oraz specyfiki danej firmy. Stąd też proces onboardingu może wydłużyć się nawet do 6 miesięcy.
Nieprawidłowo przeprowadzony onboarding skutkuje brakiem zaklimatyzowania się pracownika w nowym miejscu. Prowadzi to do odosobnienia i braku więzi ze współpracownikami. Takie zjawisko wywołuje dużą ilość czynników stresogennych, zmniejszających zaangażowanie, efektywność oraz motywację, które mogą mieć wpływ na odejście z firmy.
Prawidłowo przeprowadzony onboarding zminimalizuje ryzyko występowania czynników stresogennych oraz sprawi, że pracownik będzie czuł się dobrze i pewnie w nowym środowisku. Przełoży się to na zaangażowanie oraz efektywność. Dla firmy będzie to oznaczało zmniejszoną rotację, ograniczone koszty oraz zwiększone zyski.
Jak przeprowadzić onboarding, żeby był skuteczny?
Onboarding ma na celu przedstawić nowemu pracownikowi kilka kluczowych obszarów związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Najsłynniejszy model opracowała Tayla Bauer, która w swojej publikacji dotyczącej onboardingu, wskazuje cztery istotne etapy wdrażania nowo zatrudnionej osoby, jest to tzw. 4 C:
- Culture
Podstawą onboardingu jest sprawne wejście w kulturę danej firmy. W tym przypadku pracownik powinien poznać misję, cele i wizję organizacji. To również formalne oraz nieformalne zasady, panujące na co dzień. Ten etap warto rozpocząć w momencie decyzji o zatrudnieniu.
- Clarification
Kluczowym aspektem prawidłowego onboardingu jest wyjaśnienie nowo zatrudnionej osobie, jaka jest jego rola w organizacji. Ważne jest, aby zrozumiał, za co jest odpowiedzialny, jaki jest jej zakres oraz jakie zadania są jego obowiązkiem.
- Connection
W każdym zespole niezwykle ważna jest sprawna komunikacja. Nowo zatrudniony pracownik musi wiedzieć do kogo się zwrócić w razie problemów oraz jaki obowiązuje podział kompetencji. Ważne jest także, aby znał najważniejsze osoby w firmie. Nawiązanie kontaktu ze współpracownikami powinno odbyć się już pierwszego dnia pracy. Connection to także poinformowanie innych pracowników o nowym członku zespołu oraz budowanie wewnętrznej sieci współpracowników.
- Compliance
Etap ten związany jest z kwestiami formalno-prawnymi, czyli podpisaniem umowy, zapoznanie się z regulaminem organizacji, przekazaniem sprzętu oraz przeprowadzeniu szkoleń początkujących.
Wiele firm z powodzeniem wdrożyło procedurę onboardingu w swoich organizacjach. Jeżeli proces zostanie przeprowadzony w sposób prawidłowy, to zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą liczyć na spore korzyści.
