Przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych ma w obowiązku ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kasy fiskalnej. Dzieje się tak, jeśli uzyskane przez niego dochody w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym przekroczyły określony obrót.
Po przekroczeniu jakiego limitu obowiązuje kasa fiskalna?
Część firm nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, należą do nich:
- wybrane kategorie towarów chodzi m.in. o: gaz płynny, sprzęt radiowy, telewizyjny oraz telekomunikacyjny, części do silników spalinowych,
- wybrane kategorie usług np. przewóz osób i ich bagażu taksówkami, doradztwo podatkowe, naprawy pojazdów silnikowych itp.
- cała sprzedaż, która podlega ewidencjonowaniu za pomocą kasy, w przypadku kiedy obrót ze sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej bądź rolnikom ryczałtowym nie był wyższy w poprzednim roku podatkowym niż 20 tys. zł.
Zwolnienia te nie obejmują podatników sprzedających towary lub świadczącym usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowana.
Zasady ustalenia limitu obrotu
Chcąc obliczyć obrót uprawniający do zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej, należy zsumować całość obrotu ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych. Prowadząc jednocześnie sprzedaż na rzecz osób mających działalność gospodarczą, trzeba pamiętać, że uzyskany w ten sposób obrót nie wlicza się do kwoty, która uprawnia do zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej.
Ustalając limit, należy wziąć pod uwagę obrót netto (bez podatku VAT), w przypadku „niewatowców” pod uwagę bierze się całą wartość sprzedaży (na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych).
Przekroczenie limitu obrotu
Przedsiębiorcy, który korzystają ze zwolnienia do 20 tys. limitu, mają 2 miesiące na zakup kasy fiskalnej. Termin ten jest naliczany od końca miesiąca, w którym został przekroczony limit.
Przykład: jeśli przekroczenie limitu nastąpiło w maju to utrata prawa zwolnienia oraz obowiązek posiadania kasy następuje w sierpniu.
Jak wyposażyć się w kasę fiskalną?
Obecnie chcąc wyposażyć się w kasę fiskalną, do wyboru są dwie możliwości:
- kasa fiskalna z elektronicznym zapisem kopii (do 31 grudnia 2022),
- kasa online.
Z początkiem 2023 roku nie będą już obowiązywać przepisy przejściowe, dlatego wszyscy podatnicy będą zobowiązani do stosowania wyłącznie kasy online. Przy zakupie, należy dopilnować niezbędnych dokumentów tj.: instrukcja obsługi, książeczka i karta kasy oraz potwierdzenie, że kasa spełnia wymagane kryteria, funkcje i warunki techniczne.
Jeszcze przed rozpoczęciem użytkowania niezbędny jest proces fiskalizacji oraz otrzymania numeru ewidencyjnego. Dotyczy to kas z zapisem, te online zgłaszane są automatycznie do Urzędu Skarbowego.
Przeprowadzenie fiskalizacji – po zakupie kasy, należy ją odpowiednio zaprogramować. Przed dokonaniem tej czynności urządzenie pozwala na pracę w trybie szkoleniowym. Przeprowadzona fiskalizacja rozpoczyna rejestrowanie sprzedaży. Proces ten jest skomplikowany, dlatego konieczne jest, aby przeprowadzał go serwisant. W dalszej kolejności w terminie do 7 dni należy zgłosić do Urzędu Skarbowego przeprowadzoną procedurę. Dokonuje tego zarówno podatnik, jak i serwisant za pomocą odpowiednich formularzy.
W przypadku kas online fiskalizacja ma za zadanie połączyć umożliwiające przesyłanie danych z kasy a Centralnym Repozytorium Kas. Zarówno proces ten, jak i zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego dokonuje się automatycznie.
Numer ewidencyjny – jest nadawany przez Urząd Skarbowy (w terminie do 30 dni od zgłoszenia) lub w przypadku kas online przez Centralne Repozytorium Kas. Numer ten należy zapisać trwale w widocznym miejscu na urządzeniu, a także wpisać do książki serwisowej.
Karta SIM w kasach fiskalnych online
Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań jest połączenie z internetem modemu GPRS (wbudowany w urządzenie) i zainstalowaną kartą SIM, dzięki temu kasa staje się samowystarczalna, mając stały dostęp do internetu bez konieczności instalowania urządzeń zewnętrznych. Zintegrowany modem oraz karta SIM działają niezawodnie, jedynym warunkiem jest obecność w zasięgu sieci komórkowej. Takie rozwiązanie daje również możliwość dowolnego przemieszczania się bez obaw, że urządzenie przestanie przesyłać dane.
Przegląd techniczny kasy fiskalnej
To ważna kwestia, ponieważ za jej niedopełnienie grożą kary. Przegląd techniczny kasy fiskalnej należy wykonywać przynajmniej raz na 2 lata. Pierwszy termin uzależniony jest od dnia fiskalizacji, kolejne zaś od ostatniego przeglądu.
W sytuacji, kiedy przegląd nie będzie przeprowadzony w terminie, grozi kara pieniężna w wysokości 300 zł nałożona przez naczelnika urzędu skarbowego oraz w przypadku skorzystania z ulgi na zakup kasy, konieczny będzie jej zwrot (w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania).
Przeglądu technicznego dokonuje serwisant i polega on na wyeliminowaniu usterek oraz konserwacji urządzenia.
Warto pamiętać, że Urząd Skarbowy ma prawo skontrolować wszystkie dokumenty kilka lat wstecz po zaprzestaniu użytkowania kasy. Dotyczy to również sytuacji, kiedy działalność gospodarcza została zamknięta. Wraz z zakończeniem prowadzenia firmy, jej właściciel musi dopilnować, aby serwis zrobił odczyt pamięci kasy fiskalnej.
