Po co prowadzić księgowość? Prowadzenie księgowości jest czynnością obowiązkową dla każdej organizacji. Jej zasady zostały określone w ustawie o rachunkowości. Całość oscyluje wokół prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie odpowiednich dowodów księgowych. Wszystkie rejestrowane dokumenty powinny być uporządkowane według dat ich wystawienia. Głównym celem księgowości jest kontrola i rozliczanie tego, co dzieje się w firmie, pod względem finansowym, przy jednoczesnym uwzględnieniu przepisów prawa podatkowego.
Podjęcie decyzji o sposobie prowadzenia przedsiębiorstwa w tym zakresie jest trudnym wyborem, ale nie należy z nim zwlekać. Dostępnych rozwiązań jest wiele, ale należy wybrać to, które dla firmy będzie najkorzystniejsze, ponieważ będzie to znacząco wpływało na sposób prowadzenia księgowości w firmie oraz wymiar zobowiązań podatkowych.
Wiele przedsiębiorstw prowadzi księgowość głównie w celu prawidłowych rozliczeń podatkowych. Rzadko korzystają ze zgromadzonych danych syntetycznych i analitycznych w celu bezpośredniego zarządzania przedsiębiorstwem. Przez kilka dekad księgowość utrzymywano tylko ze względu na rozliczenia z fiskusem, ZUSem i pracownikami i ewentualnie, w przypadku zaciągnięcia kredytów bankowych, do rozliczeń z bankami. Czasem korzystano z rozbudowanej funkcjonalności zarządzania gospodarką magazynową i produkcją, ale głównie pod kątem wyliczenia jednostkowych kosztów produkcji, czy też rozliczenia osób odpowiedzialnych za prowadzenie magazynów lub sprzedaży. Od pewnego czasu coraz więcej programów finansowo-księgowych posiada możliwości wydobywania ze zgromadzonych zasobów danych syntetycznych niezbędnych do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem. Często tę funkcjonalność nazywa się Business Intelligence (BI). Najnowszym trendem natomiast jest tzw. DMS, czyli system zarządzania przepływem dokumentów, dzięki, któremu można znacznie usprawnić funkcjonowanie własnej organizacji.
Jak powinna wyglądać pełna księgowość?
Księgowość pełna jest skomplikowana i jej prowadzenie wymaga dużego nakładu pracy oraz bardzo dobrej znajomości przepisów prawa podatkowego i gospodarczego. Ma ona na celu ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie zachodzą w firmie, jednak to dzięki niej mamy pełny wgląd w sytuację finansową firmy. Dokumenty, jakie należy prowadzić w ramach księgowości pełnej, w których zapisywane są wszystkie zdarzenia mające wpływ na finanse, to:
- księga główna,
- księgi pomocnicze,
- wykaz aktywów i pasywów,
- zestawienie obrotów i sald.
Taka forma prowadzenia księgowości daje nam pełen wgląd w finanse przedsiębiorstwa. Pozwala dokładnie analizować wydatki, koszty oraz przychody, a co za tym idzie, dopasowywać strategię firmy do potrzeb firmy. Jednak, jak wszystko, ma ona także swoje wady – jest to bardzo skomplikowany system, którego prowadzenie wymaga zatrudnienia księgowej oraz spełnienia kryteriów opisanych w Ustawie o rachunkowości.
Jak prowadzić księgowość uproszczoną?
Księgowość uproszczona, to ogólna nazwa kilku praktyk, które stosuje się zamiast księgowości pełnej w rozliczeniach z urzędem skarbowym. Każdy z tych sposobów ma na celu rozliczenie przychodów w sposób jak najprostszy i generujący jak najmniej kosztów – są nimi:
Karta podatkowa
Ta forma jest dostępna dla niewielkiej grupy przedsiębiorców, gdyż kryteria, które trzeba spełnić, są bardzo wygórowane. Metoda ta polega na płaceniu stałej – niezależnej od dochodów – kwoty, która ustalana jest na podstawie wielkości firmy, rozmiaru miasta, na którego terenie działa oraz od dziedziny, w jakiej funkcjonuje dany biznes.
Ryczałt ewidencjonowany,
Ta forma księgowości uproszczonej jest dość popularna wśród małych i mikro przedsiębiorstw (do 2 mln euro przychodu rocznie). Zazwyczaj decydują się na nią właściciele restauracji, niewielkie firmy budowlane, czy osoby zajmujące się handlem. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, polega na płaceniu ustalonej stawki podatku (2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 17% lub 20%), która jest uzależniona tylko i wyłącznie od tego, jaka działalność jest prowadzona przez płatnika. Plusem tej metody są niższe stawki podatków, jednak należy pamiętać, że zobowiązania podatkowe trzeba zapłacić nawet jeśli suma przychodów jest niższa od poniesionych kosztów.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów.
Jest to najbardziej popularna forma rozliczeń w przypadku firm małych i mikro, ponieważ jej kryteria są niewielkie. Wystarczy, by firma nie przekroczyła rocznego dochodu w wysokości 2 mln euro (około 5,4 mln złotych). Ten sposób rozliczeń, ma dwa warianty; podatek liniowy, czyli jedną stawkę opodatkowania o wysokości 19% oraz na zasadach ogólnych – dwie stawki, kolejno po 18% i 32%. Jego ogromną zaletą jest też fakt, że jeśli przedsiębiorstwo nie osiągnie zysków, czyli ma ujemny wynik finansowy, nie płaci podatku za dany okres, gdyż podatek płaci się od dochodu, a nie od straty. W przypadku wymienionego wcześniej ryczałtu ewidencjonowanego podatek dochodowy płaci się od osiągniętego przychodu z działalności (suma kwot z dokumentów sprzedaży) bez odliczania kosztów prowadzenia działalności (suma kwot z dokumentów zakupu towarów i usług). Natomiast przy księdze podatkowej ustawodawca określa w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) koszty, jakie podatnik może odliczyć od przychodu w celu wyliczenia dochodu do opodatkowania. Na podobnych zasadach jak to się dzieje w przypadku pełnej księgowości i opodatkowania podatkiem CIT.
Księgowość uproszczona jest dużo tańsza oraz łatwiejsza w prowadzeniu, niż księgowość pełna. Jej niewątpliwym plusem jest także możliwość załatwiania wszelkich spraw przez usługi księgowości internetowej. Jednak ma ona także swoje niewątpliwe minusy – przede wszystkim jest dostępna tylko dla pewnej grupy przedsiębiorców oraz wymaga stałego monitorowania zmieniających się przepisów, o ile prowadzi się ją samodzielnie, bez pomocy biura podatkowego.
Którą księgowość prowadzić?
Różnice między formami prowadzenia księgowości są znaczne, ale wszystko tak naprawdę zależy od wielkości przedsiębiorstwa oraz wybranej formy działalności, z czym wiąże się przypisanie do odpowiednich ustaw podatkowych: PIT, CIT.
Każdy może prowadzić księgowość pełną, nawet firma jednoosobowa, ale trzeba rozważyć koszty, jakie to ze sobą niesie i zastanowić się, czy nie będzie lepiej skorzystać z metod uproszczonych.
Dużym spółkom łatwiej jest wykorzystać wszelkie możliwości, jakie płyną z prowadzenia pełnej księgowości i zazwyczaj stać je na zatrudnienie własnej księgowej, która wszystkim się odpowiednio zajmie. Warto jednak pamiętać o tym, że niektóre podmioty mają z góry narzucony obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należą do nich między innymi: niektóre spółki kapitałowe, osoby prawne, spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne oraz przedsiębiorstwa, których dochód roczny przekroczył 2 mln euro przychodów. Generalnie podmioty objęte podatkiem dochodowym CIT zobowiązane są z mocy ustawy do prowadzenia pełnej księgowości.
Ciekawostką jest, że po ostatniej nowelizacji ustawy o ryczałcie ewidencjonowanym, ta forma opodatkowania stała się dostępna dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, o ile spełniają ustawowe wymogi, czyli małe spółki nie muszą, jak do tej pory, prowadzić pełnej księgowości, a jedynie ewidencję przychodów, o ile oczywiście opłaca się to im pod względem podatkowym.
W każdym przypadku warto w tych kwestiach zasięgnąć porady u doradcy podatkowego.
