Praca zdalna to obecnie dominujący tryb, w jakim swoje obowiązki pełnią pracownicy. Wiąże się to jednak z koniecznością zapewnienia dodatkowych narzędzi i sprzętu, który umożliwi oraz ułatwi pracę. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w takich działach jak HR. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach HR bądź prowadzący własną firmę świadczącą usługi HR, nie tylko pilnują bieżących spraw pracodawcy lub zleceniodawcy, ale również przeprowadzają zdalne rekrutacje.
Praca w HR to także konieczność stosowania się do zasad danej organizacji pod względem przepisów RODO. Dlatego też narzędzia dla HR do pracy zdalnej muszą spełnia maksymalne wymogi bezpieczeństwa, aby uchronić się przed nieprzyjemnymi konsekwencjami prawnymi. Jakie programy i nowoczesne narzędzia HR wyróżniamy? Jakie podstawowe narzędzia HR online ułatwią pracę zdalną?
Praca zdalna w HR – czy jest możliwa?
Praca zdalna w środowisku HR jeszcze do niedawna nie była tak często wykorzystywana. Osoba lub zespół osób odpowiedzialnych za dokumentację pracowniczą oraz rekrutacje powinny być zawsze dostępne, aby w razie pytań, wątpliwości czy problemów, zająć się ich rozwiązywaniem. Jednakże praca online to doskonałe wyjście dla pracodawców, którzy w ten sposób oszczędzają na wynajęciu powierzchni biurowych.
Środowisko HR pomimo swoich obowiązków i konieczności bycia dostępnym dla pracodawcy oraz pracowników, z powodzeniem może wywiązywać się ze wszystkich zadań bez konieczności przychodzenia do biura. Warto jednak pamiętać, że taki pracownik powinien posiadać dostęp do sprzętu komputerowego, telefonu, jak i również mieć możliwość korzystania z połączenia internetowego. Nie można także zapomnieć o podstawowych narzędziach HR, które umożliwią wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca.
Wyzwania w pracy zdalnej w dziale HR
Praca zdalna wiąże się z wieloma ograniczeniami, jak i wyzwaniami dla pracowników. Spadek produktywności czy problemy z koncentracją w domowym zaciszu to tylko nieliczne z problemów, z jakimi mierzą się pracownicy działu HR na pracy zdalnej. Oprócz tego pojawia się także kwestia komunikacji z innymi działami oraz szefostwem, konieczność organizowania spotkań online czy prowadzenia zdalnej rekrutacji. Bez odpowiednich narzędzi oraz programów, które na taka komunikację pozwolą, praca w dziale HR zdalnie jest niemożliwa do zrealizowania.
Nie można także zapomnieć, iż dział HR w każdej firmie (lub jednoosobowej działalności gospodarczej) jest odpowiedzialny za dostęp do danych wrażliwych. Brak odpowiedniego zabezpieczenia serwerów domowych oraz jasno określonych zasad postępowania w przypadku RODO, może prowadzić do wycieku tych danych.
Innym problemem z jakim zmagają się pracownicy HR pracujący zdalnie, to brak dostępu do niektórych dokumentów, które mogą mieć istotne znaczenie w procesach rekrutacyjnych lub w załatwianiu spraw pracowniczych. Dlatego też zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni wdrożyć w wielu obszarach narzędzia dla działu HR.
Najlepsze narzędzia HR do pracy zdalnej
Dobranie odpowiednich narzędzi do pracy HR zdalnej ma kluczowe znaczenie. Zrozumienie potrzeb tego sektora firmy to jedno, ale konieczne jest także znalezienie takich programów, które pozwolą na sprawny obieg dokumentów oraz danych pomiędzy różnymi działami i systemami. Programy i narzędzia muszą także zapewniać bezpieczeństwo danych, zwłaszcza w procesach rekrutacyjnych. Potrzebne są zatem narzędzia ułatwiające planowanie i organizację spotkań online, organizację pracy działów, zajmowaniem się prowadzeniem rekrutacji.
Najlepsze narzędzia do pracy zdalnej HR to te, które są proste w obsłudze, efektywne i faktycznie ułatwiają pełnienie wszystkich obowiązków pracownika.
Asana do zarządzania czasem pracy swoim i zespołu
Program Asana doskonale sprawdza się zarówno w prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej współpracującej z innymi firmami, jak i w przypadku większych korporacji. Narzędzie to pozwala na planowanie zadań dla siebie i całego zespołu oraz ich zdalną modyfikację. Program działa online, dlatego też jest często wykorzystywany do pracy nad zarządzaniem projektami.
Do organizacji pracy własnej i innych członków zespołu sprawdzi się także Trello.
Umawianie spotkań i sposoby na komunikację
Zdalne umawianie spotkań z przełożonymi, kandydatami do przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej bądź z innymi członkami zespołu nie jest łatwe. Dlatego też warto postawić na takie programy jak Appoint.ly czy Calendly, które są zupełnie bezpłatne i proste w obsłudze.
Sama komunikacja może natomiast odbywać się poprzez takie narzędzia jak ZOOM, Microsoft Teams czy Click Meeting. Każdy z programów umożliwia organizację spotkania online, bez konieczności wysyłania każdemu specjalnej wiadomości. Wystarczą wcześniej wprowadzone dane użytkowników, aby móc się połączyć.
Prowadzenie rekrutacji oraz przygotowywanie sprawozdań z ich przebiegu
Systemy do zarządzania rekrutacjami to istotne narzędzie, pozwalające na operowanie wszystkimi zebranymi kandydatami, prowadząc preselekcję oraz wstępne rozmowy kwalifikacyjne. Świetnie do tego sprawdzi się popularne narzędzie eRecruiter czy Breezy.hr. W środowisku HR popularny jest także program Recruitee usprawniający cały proces rekrutacji. Narzędzia HR do rekrutacji zdalnej i ogólnie do pracy w tym dziale są w większości bezpłatne i dostępne dla każdej organizacji.
