Prowadząc własną działalność gospodarczą warto już na początku zadecydować, czy księgowością firmy będziemy zajmować się samodzielnie, czy też zlecimy ją na zewnątrz w ramach outsourcingu. Druga z opcji okazuje się być coraz popularniejszym i dla wielu przedsiębiorców znacznie korzystniejszym wariantem, dając pewność prawidłowego przygotowania i odnotowania wszystkich spraw rachunkowo-podatkowych. Jak jednak wybrać biuro rachunkowe, które zajmie się obsługą księgową firmy? Na jakie kwestie zwrócić uwagę, by nawiązać wieloletnią i owocną współpracę?
Czym zajmuje się biuro rachunkowe?
Biura rachunkowe zajmuje się świadczeniem usług na zasadzie outsourcingu dla różnego rodzaju podmiotów gospodarczych, instytucji, organizacji i osób fizycznych, specjalizując się w rachunkowości, oraz sprawach kadrowo-płacowych. Obsługując firmę może przejąć jej obowiązki w zakresie księgowości i podatków, jednocześnie oferując szeroki pakiet usług dodatkowych obejmujący analizę ryzyka finansowego, tworzenie strategii, doradztwo prawne w zakresie księgowości, finansów i podatków czy reprezentowanie firmy w sprawach skarbowych i administracyjnych.
Zakres działania biura rachunkowego na rzecz danej firmy zależy w dużej mierze od potrzeb przedsiębiorcy oraz kompetencji samego biura. Wybierając należy więc zwrócić szczególną uwagę na zakres oferowanych usług, doświadczenie, kompetencje i reputację biura rachunkowego – przedsiębiorca powinien myśleć przyszłościowo, mając na uwadze nie tylko aktualne potrzeby księgowe swojej firmy, ale i rozwój działalności.
Kompetencje biura rachunkowego
Wśród najczęściej oferowanych i wybieranych przez przedsiębiorców usług biur rachunkowych można wymienić m.in.:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- prowadzenie Ksiąg Przychodów i Rozchodów,
- prowadzenie ewidencji przychodów i rozliczenia podatków,
- rozliczanie i obsługa płac pracowników,
- przygotowywanie rozliczeń i raportów dla ZUS,
- sporządzanie raportów statystycznych,
- prowadzenie obowiązkowej ewidencji środków trwałych,
- tworzenie wniosków kredytowych,
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- analizowanie sytuacji finansowej firmy,
- reprezentowanie interesów firmy w sprawach urzędowych, skarbowych i podatkowych,
- doradztwo finansowe i podatkowe.
Kiedy warto korzystać z usług biura rachunkowego?
Osoby prywatne mogą korzystać z pomocy biur rachunkowych przy wypełnianiu zeznań podatkowych czy rozliczaniu się, ale usługi tego typu instytucji skupiają się przede wszystkim na współpracy z firmami i działalności w ramach outsourcingu usług księgowych i rachunkowości. Na usługach biura rachunkowego zyskują przede wszystkim osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, mikroprzedsiębiorstwa oraz małe i średnie firmy, dla których nieopłacalne jest tworzenie własnego działu księgowego wewnątrz firmy lub samodzielne prowadzenie księgowości przez przedsiębiorcę.
Powodem, dla którego wiele firm decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym jest nie tylko możliwość skorzystania z profesjonalnej pomocy doświadczonych specjalistów, ale też koszt związany ze zlecaniem im obsługi firmowej księgowości. W przeciwieństwie do zatrudniania księgowej na własny użytek firmy, dla której konieczne jest zapewnienie pełnego wynagrodzenia, ubezpieczeń, opłacanie składek czy zastępstwa w razie choroby lub niedyspozycyjności, za usługi biura rachunkowego zapłacimy zwykle od 100-300 zł miesięcznie, nie przejmując się terminowością wykonania zleceń czy ryzykiem zwiększenia kosztów w związku z brakami kadrowymi biura. Dodatkowo, biura rachunkowe są całkowicie odpowiedzialne za wszelkie błędy ponoszone przez swoich pracowników i ubezpieczone na wypadek jakichkolwiek nieprawidłowości po ich stronie działalności. Jeśli błąd popełnia księgowa zatrudniona w firmie, odpowiedzialność za nią ponosi sam przedsiębiorca.
Czym kierować się podczas wyboru biura rachunkowego?
Z formalnego punktu widzenia, na dziale księgowości ciąży najwięcej obowiązków prawnych i podatkowych związanych z działalnością firmy. W związku z powyższym wybór biura rachunkowego nie powinien być przypadkowy, a podyktowany sprawdzeniem kilku ważnych szczegółów dotyczących oferty i zakresu usług biura.
Wybrane biuro rachunkowe powinno posiadać odpowiednie certyfikaty (w tym certyfikat Ministerstwa Finansów potwierdzający możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych) i zezwolenia na swoją działalność oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej nad dokumentami, które zostaną w ręce biura powierzone.
Dobre biuro rachunkowe musi zapewnić swoim klientom ochronę danych personalnych, stosując się do zapisów RODO. Posiadając dane klientów firmy związane z jej transakcjami, a także pracowników i innych stron współdziałających z firmą, biuro rachunkowe staje się administratorem danych i powinno odpowiednio zadbać o ich bezpieczeństwo. W zakresie ochrony danych warto zwrócić też uwagę na formę, w jaką będziemy kontaktować się z biurem rachunkowym i przesyłać dokumenty – dobre biuro działa wyłącznie na legalnym, najnowszym i regularnie aktualizowanym oprogramowaniu księgowym, gwarantując skuteczne i zgodne z przepisami przechowywanie dokumentów, z możliwością udostępnienia ich Urzędowi Skarbowemu i innym instytucjom w odpowiednim terminie. W zakresie przesyłania dokumentów do Twojej firmy, wybierając biuro obsługujące wszystko drogą elektroniczną lub kurierem możesz mieć pewność, że dokumenty dotrą do Ciebie szybko i bezpiecznie, bez konieczności każdorazowego odbierania ich osobiście z biura rachunkowego.
Przykład oprogramowania, które ułatwia prowadzenie księgowości – Melpe.pl
Opłaty za usługi biura rachunkowego
Na koniec warto jeszcze zwrócić uwagę w stronę kosztów, jakie firma poniesie korzystając z usług biura rachunkowego. To właśnie stawki są dla wielu firm czynnikiem decydującym, choć w praktyce nie zawsze odzwierciedlają jakość oferowanych usług. Cena powinna być zawsze proporcjonalna do zakresu obsługi, jaką obejmuje.
