Sposób rozliczania kosztów eksploatacji samochodu osobowego w firmie zależy od tego, jak jest on użytkowany. Inaczej traktuje się pojazdy wykorzystywane wyłącznie do działań firmowych, a inaczej te, których używa się również w celach prywatnych. To od tego rozróżnienia zależy rozliczenie kosztów paliwa w działalności gospodarczej pod względem podatku dochodowego oraz VAT.
Procedura odliczenia kosztów paliwa w firmie
Procedura odliczania kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie różni się w zależności od sposobu użytkowania pojazdu. Rozliczenie przebiega inaczej w wypadku samochodów zakwalifikowanych jako środek trwały, leasingowanych i pozostających w użytku prywatnym. Podstawę prawną dla mechanizmu odliczania kosztów paliwa w firmie stanowi Ustawa z dnia 26.07.1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Rozliczanie kosztów paliwa – samochód osobowy zakwalifikowany jako środek trwały
Jako środek trwały firmy musi zostać zakwalifikowany kompletny i zdatny do użytku samochód osobowy stanowiący własność lub współwłasność podatnika, którego wartość początkowa przekracza 10000 złotych. Ważne jest przy tym, by jego przewidywany okres użytkowania wynosił więcej niż rok. Samochód uznawany za środek trwały musi być ponadto użytkowany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. W wypadku tego rodzaju pojazdu rozliczenie kosztów paliwa, a także innych wypadków eksploatacyjnych, podlega ujęciu w kolumnie 13 KPiR w 75% ich wartości. Od samochodu, który jest środkiem trwałym w firmie, można odliczyć 100% kosztów od wydatków z nim związanych, wymaga to jednak od przedsiębiorcy wykluczenia użytku prywatnego pojazdu i prowadzenia jego szczegółowej ewidencji dla podatku VAT wraz z osobną ewidencją dla podatku dochodowego.
Rozliczanie kosztów paliwa – leasing
Rozliczanie kosztów paliwa w wypadku samochodów osobowych branych przez przedsiębiorstwo w leasing następuje w kosztach uzyskania przychodów w 75% ich wartości, jeżeli pojazd użytkowany jest nie tylko na potrzeby firmy, lecz także w celach prywatnych. Również w wypadku pojazdów branych w leasing istnieje możliwość ujęcia w kosztach 100% wartości wydatku eksploatacyjnego. Podobnie do samochodów zakwalifikowanych jako środek trwały, wymaga to jednak użytkowania ich wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, prowadzenia kilometrówki dla celów VAT i zgłoszenia danego pojazdu w urzędzie skarbowym na druku VAT-26.
Odliczenie kosztów paliwa w firmie – auto prywatne
Przedsiębiorca ma możliwość rozliczenia kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego w wysokości 20% wartości wydatku. Bez znaczenia pozostaje przy tym ilość kilometrów przejechanych w ramach prowadzonej działalności. Po nowelizacji ustawy o PIT podatnicy wykorzystujący w firmie prywatne samochody osobowe nie mają już obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego.
Odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego
Przedsiębiorca, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej użytkuje samochód osobowy, ma obowiązek zapoznania się z przepisami dotyczącymi zasad odliczania podatku VAT tak od nabycia pojazdu, jak i od wydatków wynikających z jego eksploatacji. Musi on przy tym zadecydować, czy samochód będzie przeznaczony wyłącznie do realizacji zadań firmowych, czy będzie również używany w celach prywatnych.
Samochód używany wyłącznie do realizacji zadań firmowych
Jeżeli samochód używany jest wyłącznie do realizacji zadań firmowych, przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, może odliczyć 100% VAT zarówno od nabycia pojazdu, jak i od wydatków związanych z jego użytkowaniem, w tym kosztów paliwa. Wymaga to:
- zgłoszenia użytku samochodu osobowego w urzędzie skarbowym na druku VAT-26,
- prowadzenia kilometrówki dla celów podatku VAT,
- wprowadzenia w firmie regulaminu użytkowania samochodu do celów służbowych.
Samochód używany do celów firmowych i prywatnych
Przedsiębiorca, który zamierza użytkować samochód osobowy nie tylko na potrzeby firmy, lecz także w celach prywatnych, może odliczyć 50% VAT od wydatków związanych z jego eksploatacją, a więc także kosztów paliwa. Ten sposób rozliczenia nie wymaga specjalnych zgłoszeń do urzędu skarbowego ani prowadzenia dodatkowej ewidencji. Przedsiębiorca może odliczyć 50% VAT i zakwalifikować do kosztów 75% wartości netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT.
Jak rozliczać koszty paliwa w 2023 roku?
Od 2023 roku koszty paliwa samochodu osobowego w firmie należy rozliczać za pomocą fakturowania elektronicznego z wykorzystaniem wprowadzonego w styczniu 2022 roku Krajowego Systemu e-Faktur. System ten znacznie przyspiesza rozliczanie faktur VAT – pozwala skrócić czas zwrotu o 1/3 – z 60 do 40 dni. Dzięki niemu przedsiębiorca posiada również dostęp do niezwykle wygodnego mechanizmu przechowywania i archiwizacji faktur, który zdejmuje obowiązek ich przechowywania przez okres dziesięciu lat. Rozliczanie kosztów paliwa przy pomocy ujednoliconej faktury elektronicznej ułatwia ponadto odnajdywanie poszczególnych pozycji i przyspiesza kontrolę oraz księgowanie składanych dokumentów.
