Inwentaryzacja wielu przedsiębiorcom spędza sen z powiek. Kojarzy się z mozolnym i czasochłonnym procesem liczenia i sprawdzania stanów magazynowych. Występuje kilka rodzajów tego procesu, a jednym z nich jest inwentaryzacja ciągła. Warto dowiedzieć się, na czym one polega oraz jakie są jej zasady.
Inwentaryzacja ciągła – definicja
Zgodnie z definicją inwentaryzacja ciągła to szczególny rodzaj spisu z natury. Polega on na kontrolowaniu stanów magazynowych na bieżąco. Stosuje się ją głównie w przedsiębiorstwach, które zajmują się produkcją lub sprzedażą dużych ilości produktów. W takim przypadku precyzyjne obliczenie stanów magazynowych w raz w roku byłoby niemożliwe. Pozwala ona sprawować ścisłą kontrolę nad zapasami dzięki aktualizacji stanów magazynowych na bieżąco.
Inwentaryzacja ciągła środków trwałych – przepisy i regulacje
W Ustawie o rachunkowości nie ma wymienionej inwentaryzacji ciągłej. Jej stosowanie regulują zalecenia Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości z 2016 roku. Zgodnie z nimi przedsiębiorca może z niej skorzystać, ale musi pamiętać, aby rozliczać wszystkie różnice, jakie zostaną wykryte podczas spisu z natury. Inwentaryzacja składników majątku musi być przeprowadzana co najmniej raz na dwa lata.
Mimo że inwentaryzacja wydaje się trudna, to w rzeczywistości znacząco ułatwia kontrolowanie stanów magazynowych. Przedsiębiorcy dysponują aktualnymi danymi, a więc dokładnie wiedzą, jakie są zapasy, a tym samym stan majątkowy ich firmy.
Inwentaryzacja ciągła – zasady
Wspomniane już zalecenia Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości jasno określają zasady, których musi przestrzegać każdy przedsiębiorca korzystający z tego rodzaju spisu z natury. Dotyczą one:
- Bieżącej rachuby – zasada ta oznacza, że inwentaryzacja składników majątku firmy musi być prowadzona w taki sposób, aby możliwe było ustalenie ich stanu na dowolny dzień prowadzenia spisu. Jest to główna i najważniejsza zasada, na której opiera się cała koncepcja takiego remanentu.
- Wewnętrznych przepisów – konieczne jest wprowadzenie w firmie przepisów, które będą regulowały przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej. Muszą one jasno określać harmonogram oraz zakres prac. Jest to konieczne, aby inwentaryzacja była przeprowadzona w odpowiedni sposób.
- Czytelnego podziału – zasada ta określa, że warto podzielić majątek firmy na mniejsze jednostki. Dzięki temu aktualizowanie stanów będzie nie tylko łatwiejsze, ale i bardziej czytelne. Pozwala to skutecznie skrócić czas trwania inwentaryzacji.
Stosowanie powyższych zasad znacząco ułatwia przygotowanie się do takiego remanentu oraz jego przeprowadzenie.
Inwentaryzacja ciągła – instrukcja
Do prowadzenia inwentaryzacji ciągłej niezbędne jest zastosowanie sprawnie działającego systemu, który pozwoli na bieżąco sprawdzać oraz aktualizować stany magazynowe. Nowoczesne technologie dostępne na rynku pozwalają automatycznie oraz wygodnie monitorować cały łańcuch dostaw. Dzięki temu spełnienie wymogów inwentaryzacji ciągłej jest możliwe. Należy pamiętać, że decydując się na ten typ remanentu, trzeba go przeprowadzać we wszystkich jednostkach magazynowych, które wspólnie tworzą jeden główny magazyn.
Nie ma jednej instrukcji, która regulowałaby sposób przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej. Każda firma, która chce z niej korzystać, musi wcześniej opracować szczegółowy plan i zasady jej przeprowadzania. Może do tego stosować dowolne środki pod warunkiem, że są one skuteczne.
Inwentaryzacja ciągła a okresowa – najważniejsze różnice
Głównym celem obu typów remanentu jest określenie dokładnej liczby środków trwałych. Jednak inwentaryzacja okresowa zakłada przeprowadzanie jej w wyznaczonych terminach zgodnie z przyjętym schematem. Nie ma konkretnych wymóg prawnych, kiedy musi być ona wykonywana. Każde przedsiębiorstwo może ustalić własny schemat, który będzie określał, ze będzie ona wykonywana np. raz w miesiącu lub raz na rok. Takie rozwiązanie sprawdza się w jednostkach, które nie dysponują sprawnym systemem, który umożliwia ciągłe kontrolowanie stanów magazynowych.
Inwentaryzacja okresowa pozwala określić faktyczny stan środków trwałych tylko na konkretny dzień w ciągu roku, a nie na bieżąco. Nie zapobiega więc różnego rodzaju nieprawidłowościom ze względu na to, że nie można śledzić i sprawdzać ich w dowolnym momencie. Wiąże się także z większymi kosztami operacyjnymi, zwłaszcza gdy stosuje się dodatkowe kontrole, które mają zapewnić większą dokładność. W przypadku inwentaryzacji okresowej niezbędne jest zaangażowanie do tego procesu odpowiedniej liczby pracowników, co powoduje ich oderwanie od konkretnych zadań. To z kolei może powodować przestoje oraz związane z tym koszty.
Zalety inwentaryzacji ciągłej
Najważniejsze zalety tego rodzaju inwentaryzacji, to:
- precyzyjna i nieustanna kontrola stanów magazynowych
- optymalizacja procesem zarządzania zasobami,
- mniejsze ryzyko popełnienia błędów,
- niższe koszty operacyjne.
Inwentaryzacja ciągła pozwala także śledzić to, co dzieje się z konkretnym produktem. Dzięki niej można bowiem śledzić każdy etap od chwili pojawienia się na magazynie aż do momentu, gdy go opuści.
Inwentaryzacja ciągła to rozwiązanie, które najlepiej sprawdza się w dużych firmach. Pozwala na precyzyjne i dokładnie sprawdzanie aktualnego stanu środków trwałych.
