Każdy pracodawca zobowiązany jest to prowadzenia ewidencji czasu pracy wszystkich pracowników. Jej nierzetelne prowadzenie lub całkowity brak będzie wiązał się z konsekwencjami, najczęściej jest to kara grzywny. Ewidencja musi zawierać określone w przepisach dane dotyczące pracowników. Jej celem jest m.in. prawidłowe ustalenie wysokości wynagrodzenia.
Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy w przypadku różnych form zatrudnienia?
Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy swoich pracowników, niezależnie od ich liczby zatrudnionych. Jej celem jest prawidłowe ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Co ważne, pracodawcy muszą prowadzić ewidencję czasu pracy dla wszystkich osób posiadających stosunek pracy. Mowa tutaj o wszystkich zatrudnionych niezależnie od podstawy prawnej nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy też wybór). Ewidencja ma służyć kontroli przestrzegania przepisów związanych z dobą pracowniczą. Akceptowana jest zarówno papierowa, jak i elektroniczna ewidencja czasu pracy.
Ewidencja do końca 2018 roku była określana jako karta ewidencji czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy – umowa zlecenie
Zleceniodawca również zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji pracy na umowie zlecenie. Może ona przybierać zarówno formę papierową, jak i elektroniczną. Obowiązek ten wynika z przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za godzinę pracy na postawie umowy zlecenie.
Ewidencja powinna być prowadzona na bieżąco i przynajmniej raz w miesiącu aktualizowana, aby prawidłowo naliczyć wypłaty składników wynagrodzenia. Niemniej jednak stosowane formy to: miesięczna ewidencja czasu pracy oraz roczna ewidencja czasu pracy.
W jaki sposób można prowadzić ewidencję czasu pracy?
Sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy został uregulowany w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej dotyczącego dokumentacji pracowniczej. W § 6 tego rozporządzenia zostało określone, że pracodawca musi prowadzić dokumentacje dla każdego pracownika oddzielnie w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Ewidencja czasu pracy musi zawierać informację o:
- liczbie przepracowanych godzin, a także godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- liczbie przepracowanych godzin w porze nocnej;
- dniach wolnych od pracy wraz z tytułem ich udzielenia;
- liczbie nadliczbowych godzin;
- liczbie godzin dyżuru wraz z jego rozpoczęciem i zakończeniem, ponadto musi być wskazane miejsce jego pełnienia;
- rodzaju oraz wymiarze zwolnień od pracy;
- rodzaju oraz wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności;
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności;
- czasie pracy pracownika młodocianego, która jest dozwolona w celu odbycia przygotowania zawodowego.
W rozporządzeniu nie znajduje się zapis: ewidencja czasu pracy wzór, zatem może to być zarówno papierowa, jak i elektroniczna forma. Co ważne, niedopuszczalne jest prowadzenie ewidencji kilku pracowników na jednym dokumencie tak, jak ma to miejsce w przypadku listy obecności.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Wiele osób błędnie myśli, że ewidencja czasu pracy i lista obecności oznacza to samo. W rzeczywistości to dwa różne dokumenty. Lista obecności potwierdza godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, ponadto jest nieobowiązkowa, natomiast stanowi uzupełnienie ewidencji. Dodatkowo można ją zastąpić np. elektronicznym czytnikiem kart. Listę obecności można uznać za ewidencję czasu pracy wyłącznie w sytuacji, kiedy jest prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika, ponadto musi zawierać wszystkie informacje zamieszczone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej.
Co zrobić, aby forma prowadzenia ewidencji czasu pracy była wygodna zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika?
W wielu przypadkach prowadzenie ewidencji stanowi niemałe wyzwanie, w szczególności w wersji papierowej. To dość absorbujące, aczkolwiek konieczne zajęcie. Jednak rozwój technologii pozwala częściowo lub całkowicie zautomatyzować procesy. Na rynku systematycznie pojawiają się nowe programy do ewidencji czasu pracy, stąd też elektroniczna forma rejestracji cieszy się coraz większą popularnością. Dodatkowo niesie za sobą wiele korzyści. To przede wszystkim:
- oszczędności związane z ograniczeniem konieczności zatrudnienia w dziale kadr;
- zminimalizowanie ryzyka fałszowania danych;
- dostępność z każdego miejsca, dzięki przechowywaniu dokumentacji w formie online;
- zmniejszenie ryzyka błędów w obliczeniach;
- uproszczona forma przechowywania dokumentacji;
- zwiększenie bezpieczeństwa danych;
- ograniczenie zużycia papieru;
- pełna automatyzacja.
Ewidencja czasu pracy Excel czy też w innym programie umożliwia jednoczesny oraz stały dostęp do danych zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, niezależnie od miejsca wykonywania pracy, dzięki czemu można zalogować się do systemu zdalnie. Warto pamiętać, że według przepisów pracodawca musi udostępnić na żądanie swojego podwładnego jego ewidencję czasu pracy. Poprzez dostęp do systemu, realizuje ten obowiązek. Elektroniczna forma prowadzenia ewidencji jest najkorzystniejszym rozwiązaniem zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Każdy pracodawca jest zobowiązany do przechowywania ewidencji czasu pracy przez cały okres zatrudnienia danego pracownika oraz przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł stosunek pracy bądź uległ rozwiązaniu.
