Dla każdego przedsiębiorcy niezwykle ważny jest sposób zarządzania zarówno całą firmą, jak i poszczególnymi jej działami. Najważniejsze powinny być kluczowe obszary działalności. Chcąc rozwijać swój biznes, należy wdrażać nowe działania, które przełożą się na lepszą pozycję firmy. Właśnie w tym celu wdrażane jest KPI.
Co to jest KPI i w jakim celu jest stosowane?
KPI (key performance indicator) to wskaźniki finansowe oraz niefinansowe, stosowane jako mierniki w procesach pomiaru etapu realizacji celów podmiotu gospodarczego. KPI skrót oznacza kluczowe wskaźniki efektywności, które pozwalają ocenić skuteczność konkretnych działań. Dodatkowo ograniczają ilość informacji do tych najpotrzebniejszych, które obrazują realizację wyznaczonych celów.
Gdzie stosuje się KPI?
Jeszcze do niedawna panowało przekonanie, że KPI wdrażane jest jedynie w dużych firmach oraz korporacjach. Owszem w tych przedsiębiorstwach jest to wręcz konieczne, ponieważ pozwala ocenić, czy dana firma zmierza w pożądanym kierunku. Za pomocą kluczowego wskaźnika efektywności menadżerowie oceniają działania w celu realizacji strategii. Jednak środowisko biznesowe wymusza także na średnich i małych przedsiębiorstwach stosowanie specjalnych narzędzi, które służą ocenie efektywności. Niezależnie od wielkości, każda firma powinna wdrożyć działania, mające na celu monitorowanie wyników.
Jakie są przykładowe KPI?
Wskaźniki KPI będą się różnić w zależności od branży, w jakiej zostaną wdrożone oraz ich funkcji. KPI przykłady w marketingu:
- ruch na stronie internetowej;
- liczba subskrybentów newslettera, z uwzględnieniem rezygnacji;
- inwestycje w płatne kampanie reklamowe;
- zwrot inwestycji w kampanie reklamowe;
- koszt pozyskania klienta;
- koszt pozyskania leada;
- liczba leadów pozyskanych ze strony;
- założone konta.
Jak mierzyć KPI?
Wskaźniki KPI muszą być na bieżąco mierzone i zestawiane z rzeczywistymi wynikami oraz określonymi celami. Organizacja wdrażająca tego typu narzędzie będzie potrzebowała systemu informatycznego. Chcąc mierzyć wskaźnik KPI kluczowe jest wyznaczenie celów oraz odpowiednich mierników. Przykładowo może to być: liczba sprzedanych produktów lub ilość pozyskanych nowych klientów. Wdrażając stosowne oznaczenia oraz śledząc na bieżąco dane z różnych kanałów sprzedażowych, można precyzyjnie monitorować wyniki oraz ocenić efektywność podejmowanych działań.
Jak zdefiniować KPI dla swojej firmy?
Chcąc wyznaczyć KPI dla własnej firmy, w pierwszej kolejności należy zdefiniować główny cel strategiczny. Dotyczy on zazwyczaj przychodu bądź rentowności. Kolejną czynnością jest określenie celów pośrednich. Pomocne mogą okazać się dodatkowe pytania np.:
- jakie plany chce osiągnąć firma?;
- jakie są strategiczne cele dla danej firmy?;
- dlaczego jest to istotne?;
- jaki wynik jest oczekiwany?;
- jakie działania należy podjąć, aby osiągnąć zamierzony cel?;
- kto będzie odpowiedzialny za osiągnięcie wyniku?;
- kto będzie informowany o KPI?;
- z jaka częstotliwością będzie sprawdzany status KPI?.
Chcąc wyznaczyć uniwersalne wskaźniki, warto zastosować zasady SMART, zgodnie z którymi KPI powinno być:
- Specific – sprecyzowane;
- Measurable – mierzalne;
- Achievable – osiągnięte;
- Relevant – istotne;
- Time-bound – określone w czasie.
Ile KPI powinna mieć jedna firma?
Biorąc pod uwagę przykładowo marketing, KPI powinno dotyczyć zarówno całego biznesu, jak i poszczególnych zespołów. Tutaj zasadne będzie wyodrębnienie osób odpowiedzialnych za SEO, content marketing czy e-mail marketing. Każdy dział będzie miał swoje właściwe KPI, którym będzie się posługiwał.
Ważne jest również bieżące monitorowanie kluczowych metryk dla przypisanych działań oraz informowanie wszystkich o ogólnych KPI dla biznesu. Kluczowe wskaźniki efektywności powinny obrazować obecny etap, na jakim znajduje się firma. Warto zatem przyjrzeć się systemowi raportowania i w razie konieczności dokonać modyfikacji.
Co ważne, w trakcie działań mogą narodzić się nowe metryki, które można monitorować oraz mierzyć lub wręcz odwrotnie, niektóre KPI mogą okazać się mniej przydatne. Warto zatem podejmować działania modyfikacyjne, które będą zarówno zmierzać do uproszczenia raportowania, jak i bezpośredniego przełożenia na osiągane wyniki.
Nie istnieje uniwersalna liczba KPI dla jednej firmy, jednak należy mieć na uwadze, że im jest ich więcej, tym trudniej jest je podsumować. Autor KPI D. Parmenter wskazuje, że górna granica pozwalająca na efektywne zarządzanie wynosi 10 (kluczowy wskaźnik rezultatu KPI) 80 (wskaźnik rezultatu/efektywności) 10 (kluczowy wskaźnik efektywności).
Jakie korzyści przynosi wykorzystywanie KPI w swojej firmie?
KPI służy ocenie postępów lub też ich braków na drodze do osiągnięcia zamierzonych celów. Zapewniają one firmom wiele korzyści, do których można zaliczyć:
- monitorowanie postępu prac przy realizacji zamierzonych celów;
- koncentracja na ściśle określonych celach strategicznych;
- ułatwienie optymalizacji procesów;
- szybka reakcja na zmiany czy odchylenia;
- poprawa skuteczności komunikacji;
- większa motywacja w zespole.
Kluczowe wskaźniki efektywności pozwalają na mierzenie skuteczności działań marketingowych. Warto zatem wdrożyć tego typu rozwiązanie w swojej działalności, by móc stale się rozwijać i osiągać zamierzone cele.
