Nie wszystkie operacje, które są dokonywane pomiędzy kontrahentami, muszą być dokumentowane fakturą VAT. W niektórych sytuacjach wystarczającym dokumentem jest nota obciążeniowa. To szczególny rodzaj dowodów księgowych, które są stosowane wówczas, gdy określone operacje nie podlegają przepisom ustawy o podatku od towarów i usług. Nota obciążeniowa stanowi zatem podstawę do wykazania przychodów bądź kosztów.
Czym jest nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa nazywana również notą księgową jest dokumentem wystawianym w celu udokumentowania przychodów lub kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Nota obciążeniowa zawiera spis operacji, które nie mogą być udokumentowane za pomocą faktury VAT. Nie stanowi ona alternatywy dla faktury czy refaktury, gdyż nota obciążeniowa jest odrębnym dokumentem.
Chcąc, aby nota obciążeniowa była ważna, powinna spełniać warunki dla dowodów księgowych, które zostały określone w art. 21 Ustawy o rachunkowości. Przepisy określają, że nota obciążeniowa musi zawierać:
- określenie rodzaju dokumentu, czyli zapis „nota księgowa” lub „nota obciążeniowa”;
- numer identyfikacyjny;
- datę wystawienia;
- określenie stron, pomiędzy którymi doszło do operacji gospodarczej – nazwy i adres;
- opis operacji i jej zawartość;
- datę dokonania operacji, jeżeli ta różni się od daty wystawienia noty obciążeniowej;
- podpis osoby wystawiającej notę obciążeniową;
- stwierdzenie sprawdzenia wraz z kwalifikacjami dowodu do zapisu w księgach rachunkowych, co odbywa się przez wskazanie miesiąca, a także sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych uwzględniając podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Powyższe wytyczne są bardzo ważne, gdyż zgodnie z prawem każda nota obciążeniowa musi posiadać powyższe elementy. Warto również pamiętać, że w przypadku, kiedy nota obciążeniowa dotyczy innej waluty niż polski złoty, wówczas powinna zawierać kwotę w przeliczeniu na złotówki. Przelicznik musi być zgodny z aktualnym kursem, obowiązującym w dniu wystawienia noty obciążającej. Warto również zaznaczyć, że nie ma możliwości przeniesienia kosztów opodatkowanych podatkiem VAT na nabywcę poprzez wystawienie noty obciążeniowej. Wszystkie transakcje, które podlegają opodatkowaniu, muszą być refakturowane z uwzględnieniem stawki VAT dla danego towaru bądź usługi. Co ważne, nie należy również stosować noty księgowej do udokumentowania transakcji zwolnionych z VAT zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo, gdyż zwolnienie VAT nie jest tożsame z operacją podlegającą przepisom ustawy o podatku od towarów i usług.
Czy nota obciążeniowa jest kosztem?
Nota obciążeniowa może być kłopotliwa dla przedsiębiorców w kontekście uznania jej za koszt uzyskania przychodu, ujmując ją w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Koszty zawarte w nocie nie podlegają VAT, a także nie mają wpływu na rejestr zakupów. Zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nota obciążeniowa może być uznana za inny dowód księgowy, stąd też jest ona księgowana jedynie w księdze przychodów i rozchodów. Jednak, aby było to możliwe, dokument musi zostać prawidłowo sporządzony z uwzględnieniem niezbędnych informacji, zgodnie z zapisami art. 21 Ustawy o rachunkowości. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego, ponieważ nota obciążeniowa nie jest księgowana, gdyż koszty uzyskania przychodów nie są uwzględniane w tej formie rozliczenia, jednak warto przechowywać samą notę obciążeniową w dokumentacji firmy.
Kiedy wystawiana jest nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa jest dokumentem, który wystawiany jest w określonych sytuacjach. Najczęściej służy do udokumentowania transakcji niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Mowa tutaj przede wszystkim o:
- obciążeniu dłużnika naliczonymi odsetkami od nieuregulowanych zobowiązań;
- obciążeniu kontrahenta karą umowną związaną z nieterminową realizacją umowy;
- uznaniu dłużnika kwotą umorzonego długu;
- udokumentowaniu żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;
- skorygowaniu pomyłek we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych;
- przenoszeniu kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu na nabywcę.
Warto podkreślić, że wystawienie noty obciążeniowej jest możliwe pod warunkiem, że nie ma podatku VAT. Stąd też ten rodzaj dokumentu najczęściej jest wystawiany przez przedsiębiorców, współpracujących z administracją publiczną czy organizacjami pozarządowymi. Notę obciążeniową należy wystawić w dwóch jednakowych egzemplarzach. Oryginał otrzymuje jej odbiorca, z kolei kopia pozostaje u wystawcy.
Wystawienie noty obciążeniowej i uznanie jej za ważną ułatwia fakt, że podpis osoby przyjmującej dokument nie jest wymagany, dlatego można ją wysłać drogą elektroniczną. Takie uproszczenie jest możliwe, gdyż nota obciążeniowa nie dokumentuje zmiany aktywów i nie jest tzw. dowodem zastępczym. Oznacza to, że wystarczające jest umieszczenie danych umożliwiających ustalenie tożsamości stron.
Nota obciążeniowa wystawiana jest przed przedsiębiorcę lub upoważnionego do takich czynności pracownika danej firmy. W przypadku większych przedsiębiorstw najczęściej są to osoby bezpośrednio odpowiedzialne za kwestie rachunkowe oraz księgowe.
W praktyce gospodarczej noty obciążeniowe najczęściej stosowane są do obciążenia wierzyciela odsetkami za opóźnienie w spłacie lub naliczeniu kar bądź odszkodowań, które wynikają z zawartych umów.
