Lista obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej jest naprawdę długa. Pomoc w sprawnym działaniu, które ma wspierać rozwój firmy zapewniają poszczególne działy. Jednym z kluczowych jest księgowość. Również osoby odpowiedzialne za finanse, prowadzenie ksiąg rachunkowych i wiele innych zadań, są obarczone ogromnym natłokiem pracy. Wszystkie te czynniki stanowią podstawę do zaistnienia błędów m.in. podczas wystawiania faktur. Co należy zrobić, kiedy znajdziemy się w takiej sytuacji? Jest to pytanie, które stawia sobie wielu przedsiębiorców oraz osoby odpowiedzialne za przygotowywanie tych dokumentów.
Kiedy można anulować fakturę?
Przepisy ustawy o VAT stawiają sprawę jasno – wystawionej faktury nie można anulować. W przypadku pojawienia się błędnych informacji można dokonać korekty. Organy podatkowe wyłącznie wyrażają zgodę na anulowanie faktury przy spełnieniu dwóch warunków:
- transakcja nie doszła do skutku,
- odbiorca nie otrzymał faktury VAT, więc analogicznie nie trafiła ona do obiegu prawnego.
Powyżej wymienione czynniki dotyczą sytuacji, kiedy dokument sprzedażowy został wystawiony niepotrzebnie. Fakturę można anulować w sytuacji, gdy dotyczy ona czynności, która nie została wykonana. Można to zrobić jednak tylko w sytuacji, gdy dokument nie został dostarczony do kontrahenta. Oznacza to, że wystawca dokumentu musi posiadać oba egzemplarze.
Częstym powodem takiego działania jest np. sytuacja, gdy klient zrezygnował z zamówienia na podstawie którego została wystawiona faktura. Mógł nie odebrać przesyłki, do której został dołączony dokument sprzedażowy. W przypadku takiego zdarzenia nie doszło do sprzedaży, gdyż transakcja nie doszła do skutku, a tym samym nie utworzył się obowiązek podatkowy. Również faktura VAT nie trafiła do rąk odbiorcy. To wszystko daje podstawę do skorzystania z możliwości anulowania faktury.
Brak uregulowania płatności a anulowanie faktury
Analiza prawna zapisów o anulowaniu faktury VAT, przywołuje jednak pewną wątpliwość wśród przedsiębiorców. Często zastanawiają się bowiem, co w sytuacji, kiedy to kontrahent uchyla się od uregulowania zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar, a nawet nie chce przyjąć faktury?
Odpowiadając na pierwszą część pytania, należy podkreślić, że podstawą do anulowania nie może być sytuacja, kiedy do doszło do zdarzeń gospodarczych wskazanych na dokumencie. Również brak akceptacji zobowiązania do zapłaty lub chęci przyjęcia faktury, nie może być traktowane, jako powód do anulowania.
Co zrobić z fakturami zawierającymi błędy?
Pojawiających się na fakturze błędów nie poprawi się jej anulowaniem. Jedynym sposobem jest wystawienie faktury korygującej lub noty korygującej. Ustawodawca wskazuje na różne powody wystawiania tzw. „korekt”. Są to błędy formalne, czyli m.in:
- omyłkowo dodane dopiski,
- błędny numer faktury,
- błędny numer nip jednej ze stron umowy,
- nieprawidłowe dane sprzedawcy,
- niewłaściwy adres,
- niepoprawne dane nabywcy lub sprzedawcy (błędy w imionach, nazwiskach, adresach, itp.),
- błędne nazwy towarów, usług lub ich kody,
- złe ceny,
- brak informacji o zniżkach,
- błędne wartości produktu.
Prawidłowe anulowanie faktury
Osoba zajmująca się księgowością musi zwrócić uwagę na numerowanie tych dokumentów. Numeracja musi być chronologiczna i niezaburzona. Jest to podstawowa zasada, pozwalająca na uniknięcie ewentualnych problemów.
Aby poprawnie anulować fakturę VAT należy przekreślić obie wersje faktur (zarówno oryginał jak i kopię) oraz dołączyć opis stwierdzający, że dokument został anulowany opatrzony datą oraz podpisem osoby uprawnionej. Warto również podać powód anulowania faktury, nie jest to jednak wymagane przepisami prawa – pomoże natomiast firmie. Pomimo iż anulowane faktury nie podlegają ewidencji, muszą być one przechowywane w firmie. Pozwala to zachować, wcześniej wspomnianą ciągłość numeracji faktur.
Anulowanie faktury VAT nie może być często wykorzystywane przez przedsiębiorców. Jest to metoda mająca zastosowanie w wyjątkowych sytuacjach, opisanych w powyższym artykule. Jeżeli przedsiębiorca dokonuje anulowania faktury, jako podatnik jest on uprawniony do zmniejszenia podatku należnego, wykazanego pierwotnie w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym uwzględniono wartości wynikające z anulowania faktury VAT, poprzez złożenie deklaracji VAT.
Najlepszym sposobem na uniknięcie anulowania lub wystawiania korekt jest staranna, uważna praca osób odpowiedzialnych za ich wystawianie. Warto również skorzystać z dedykowanych rozwiązań dostępnych na rynku, które mają za zadanie ułatwić wystawianie faktur online. Pozwolą one również zniwelować pojawiające się błędy.
