Wystawianie faktur w języku obcym może być konieczne w przypadku firm współpracujących na co dzień z zagranicznymi kontrahentami. W teorii faktury w języku obcym są ogromnym ułatwieniem dla samego kontrahenta i szansą na przełamanie barier językowych, ale w praktyce wielu przedsiębiorców ma wątpliwości czy faktury takie są dopuszczalne w polskim prawie i w jaki sposób należy je przygotować, by były właściwe dla urzędu skarbowego. Jak wygląda kwestia wystawiania faktur w języku obcym z perspektywy polskiego prawa i w jaki sposób przygotować faktury obcojęzyczne, by nie generować sobie dodatkowej pracy?
Faktury w języku obcym a polskie prawo
Obowiązujący w Polsce język urzędowy to oczywiście język polski, którym zgodnie z prawem należy posługiwać się w każdej komunikacji z instytucjami państwowymi. Prawo dopuszcza jednak korzystanie z języków obcych przez przedsiębiorców współpracujących z zagranicznymi przedsiębiorcami, w tym wystawianie faktur w języku obcym. Zgodnie z opinią Ministra Finansów, nie istnieją zapisy w ustawie o VAT, które zabraniałyby jednoznacznie wystawiania faktur w języku obcym oraz sporządzania do nich dodatkowo faktur w języku polskim. Wystawiona faktura powinna zawsze określać dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Według Ministra Finansów dane te pozostają takie same, niezależnie od tego czy faktura jest sporządzona w języku polskim, czy obcym. Co jednak ważne, zgodnie z ustawą o języku polskim, wystawianie faktur w języku obcym nie jest możliwe w przypadku sprzedaży towarów lub świadczenia usług na rzecz konsumentów. Gdy faktury wystawiane są na rzecz podatników podatku VAT krajowych i zagranicznych, nie ma obowiązku wystawiania ich w języku polskim. Dotyczy to także faktur dwujęzycznych.
Wystawiając faktury w języku obcym lub wersji dwujęzycznej należy zdawać sobie sprawę, że prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów należy prowadzić ją w języku polskim i walucie polskiej, stosując tą zasadę do wszystkich umieszczanych w księdze zapisów. Wpisy te muszą być potwierdzone dowodami księgowymi (fakturami, rachunkami) sporządzonymi w języku polskim. W praktyce więc podatnik wystawiający faktury w języku obcym lub obcej walucie musi na potrzeby księgi przychodów i rozchodów przeliczyć obcą walutę na złote, a jeśli nastąpi konieczność przedstawienia organom kontroli tłumaczenia dowodów księgowych na język polski, przygotować takie tłumaczenie wystawionych w języku obcym faktur i dokumentów sprzedaży.
W jaki sposób wystawiać faktury w języku obcym?
Najłatwiejszym, sprawdzonym sposobem na wystawianie faktur w języku obcym jest korzystanie z dostępnych programów do fakturowania obsługujących faktury w językach obcych. Należy zauważyć, że programy takie udostępniają możliwość wystawiania faktur dwujęzycznych oraz obsługi całego programu w języku obcym. Z perspektywy faktur znacznie większe znaczenie będzie miała dwujęzyczność dokumentów – przygotowując je w tej formie otrzymujemy oficjalne tłumaczenie dokumentu księgowego, który może być załączony w takiej formie jako dowód sporządzony w języku polskim, a jednocześnie służyć kontrahentowi zagranicznemu jako dokument we właściwym dla niego języku.
Opcja wykonania faktury w języku obcym lub wystawienia jej w obcej walucie powinna być dostępna na poziomie tworzenia faktury. Wystawiona w ten sposób nie będzie wymagała dodatkowego tłumaczenia dokumentu potwierdzonego przez tłumacza przysięgłego. Wszystkie przeliczenia i tłumaczenia są wbudowane w systemy programów do fakturowania, choć w przypadku nazw produktów i usług dostępnych w ofercie to osoba tworząca fakturę odpowiada za ich przełożenie na język właściwy dla odbiorcy.
Zrzut ekranu z programu Melpe.
Wystawianie faktur w języku obcym – o tym warto pamiętać
Podsumowując zebrane informacje i sprowadzając je do prostych zasad obowiązujących przy wystawianiu faktur w języku obcym, każdy przedsiębiorca współpracujący z zagranicznymi kontrahentami powinien pamiętać, że:
- Zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów fakturę w języku angielskim można wystawić wtedy, gdy kierowana jest do zagranicznego kontrahenta lub konsumenta.
- Jeżeli dokument wystawiany jest firmie, która określona jest jako płatnik VAT, nie ma obowiązku wystawiania faktury w języku polskim.
- Faktura na rzecz konsumenta może być wystawiona w języku obcym wyłącznie wtedy, gdy zostanie sporządzona w dwóch językach i jeden z egzemplarzy będzie w języku polskim.
- Księgi podatkowe muszą być prowadzone w języku polskim i w polskiej walucie bez względu na posiadane dokumenty. Jeśli faktury były stworzone w języku obcym, przetłumaczone dowody transakcji należy przechowywać zgodnie z obowiązującym prawem na potrzeby weryfikacji przez urząd skarbowy, a przeliczenia dokonywać po kursie obowiązującym w dniu transakcji.
1 Komentarz