Zarządzanie projektami na stałe wpisało się w rytm pracy większości firm czy organizacji i to niezależnie od branży. Tego typu przedsięwzięcia muszą cechować się powodzeniem i gwarancją niepowtarzalnego efektu. Takie podejście jest szczególnie widoczne w branży informatycznej, gdzie zarządzanie projektami IT opiera się na wypracowaniu wyspecjalizowanego rozwiązania i dostarczenie go klientowi.
Jakie wyróżnia się metody zarządzania projektami?
Metodyka to zbiór metod, które pozwolą na zakończenie projektu z osiągnięciem zamierzonego wcześniej celu. Jej odpowiedni dobór pozwoli na uzyskanie maksymalnej wydajności poprzez pełną współpracę zaangażowanych osób.
Spośród metod zarządzania projektami można wyróżnić:
- Agile
- Lean
- Waterfall
- Kanban
- Scrum
- Scrumban
- Extreme Programming
- Prince 2
- PMBOK
- Six Sigma
4 szczególnie skuteczne metody zarządzania
Wskazanie jednej konkretnej metodologii, która sprawdzi się przy realizacji projektu, jest niemożliwe. Każde przedsiębiorstwo jest inne, dlatego nie zawsze poszczególne metody znajdą swoje zastosowanie. Co ważne, każda z nich ma swoje mocne i słabe strony. Właśnie dlatego kluczowe jest odpowiednie podejście i przemyślenie tych rozwiązań. Niemniej jednak można wyróżnić 4 szczególnie skuteczne metody zarządzania.
-
AGILE
To jedna z najpopularniejszych metodologii, która koncentruje się na zmieniających się wymaganiach oraz ciągłym doskonaleniu pracy. Zapewnia ona dużą elastyczność. Agile to metoda, która pozwala podzielić dany projekt na małe zadania. Po ich zakończeniu zespół ocenia efekt i przekazuje go klientowi do oceny. Po uzyskaniu informacji zwrotnej uwzględniane są wszelkie sugestie i nanoszone poprawki.
Metoda ta doskonale sprawdza się w sytuacji, kiedy klient nie ma jasnej wizji dotyczącej efektu lub chce uzyskać na bieżąco otrzymywać wyniki i szybciej otrzymać produkt. Dodatkowo Agile sprawdza się w przypadku nieprzewidywanych projektów bądź często zmieniających się wymagań dotyczących efektu.
-
LEAN
Głównym założeniem tej metodologii jest mądrzejsza, a nie trudniejsza praca. To optymalizacja produkcji minimalizującej potrzebę stosowania buforów oraz gromadzenia zapasów. Lean to dostarczenie klientowi wysokiej jakości produktu najprostszymi metodami. Najbardziej charakterystyczne cechy tej metody koncentrują się na eliminacji odpadów, ograniczeniu kosztów działalności oraz zwiększeniu produktywności. Równie ważne jest zaangażowanie zespołu. Kluczowe jest zatem dołożenie wszelkich starań, aby zapewnić powodzenie projektu. Ważne jest również podejmowanie decyzji na podstawie bieżących wyników, a nie prognoz czy założeń.
-
PMBOK – Project Management Body of Knowledge
To zbiór zasad pozwalający na sprawne zarządzanie projektem, który został stworzony przez Project Management Institute. Metoda PMI oparta jest na planowaniu. Idealnie sprawdza się w przypadku wymagających projektów, które mają ograniczony czas oraz ścisły budżet. Z kolei jej celem jest, aby realizacja projektu przebiegała sprawnie i skutecznie. PMBOK to opis procesów zarządzania, a ich założeniem jest stworzenie wysokiej jakości produktu w danym czasie.
-
Six Sigma
To stosunkowo nowa metodologia, która ma na celu znalezienie równowagi pomiędzy wydajnością projektu, celami biznesowymi a morale pracowników. W metodzie tej kluczowe jest zapobieganie pojawieniu się błędów. Kluczowi członkowie zespołu powinni dysponować wiedzą z zakresu zaawansowanych statystyk. Ważne jest również zarządzanie ryzykiem w projekcie. Six Sigma zakłada myślenie strategiczne. Doskonale sprawdza się przy jasno określonych celach oraz wsparciu zespołu decyzyjnego. Metoda ta to zarządzanie projektami krok po kroku: definiowanie, mierzenie, analiza, poprawa i kontrola.
Jak można sobie ułatwić zarządzanie projektem?
Zarządzanie projektami to trudne zadanie, które wymaga od osoby zarządzającej łączenia w sobie kilku różnych aspektów. To spełnienie założeń, przy jednoczesnym uwzględnieniu wymagań klienta w połączeniu z dobrą organizacją pracy i zaangażowaniem całego zespołu. Chcąc efektywnie zarządzać projektem, w pierwszej kolejności należy jasno określić jego cel i zapoznać go ze współpracownikami. Ważne, aby każdy znał oczekiwania klienta oraz efekt, jaki ma dać zrealizowana kampania.
W dalszej kolejności należy wybrać program do zarządzania projektem. To podstawa dobrej organizacji oraz współpracy. Pozwoli na zapisanie wszystkich kluczowych terminów oraz ważnych informacji, a także automatyzację części procesów. W tym celu równie dobrze sprawdza się aplikacja do zarządzania projektem. Kluczowe jest, aby uczestnicy projektu dysponowali wszystkim, co jest im niezbędne do realizacji zadania. Właśnie dlatego niezwykle istotne są narzędzia do zarządzania projektami.
Ważne jest także, aby na bieżąco realizować wymagania i zapotrzebowania uczestników. Następnie należy ustalić termin realizacji projektu. Kluczowa jest również motywacja, stąd też warto o nią zadbać. Każdy członek zespołu powinien mieć zapewnione optymalne warunki pracy. Istotny jest również stały nadzór nad pracownikami.
Jedną z kluczowych decyzji każdej osoby odpowiedzialnej za projekt powinno być ujednolicenie procesów. Właśnie dlatego tak bardzo istotne jest zarządzanie projektami. Programy czy aplikacje znacząco usprawnią cały proces, jednak kluczowa jest metodyka.
