Wielu przedsiębiorców zatrudnia w swoich firmach znajomych oraz członków rodziny. Zanim jednak zdecydujemy się na ten krok, warto wiedzieć, że taka decyzja wiąże się z konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć na jakich zasadach można zatrudnić członków rodziny – niezależnie od stopnia pokrewieństwa. Ma to szczególne znaczenie dla systemu podatkowego i ubezpieczeń społecznych.
Żadne przepisy nie zabraniają przedsiębiorcom na zatrudnianie członków rodziny we własnej firmie. Nie ma także znaczenia rodzaj zawieranej umowy – bliscy mogą pracować zarówno po podpisaniu umowy o pracę, umowy zlecenie czy umowy o dzieło. Nie zapominajmy jednak, że taka decyzja powinna być zgodna z obowiązującym prawem, a zatrudniony członek rodziny podlega tym samym przepisom, co inni pracownicy. W tym przypadku różnią się jednak przepisy prawa podatkowego oraz regulacji związanych z przychodem.
Co zatem należy wiedzieć przy zatrudnieniu członka rodziny? Jak wygląda kwestia działalności gospodarczej a zatrudnienie członka rodziny?
Zatrudnienie członka rodziny w firmie – jak wygląda w praktyce?
W dużej mierze możliwość zatrudnienia członka rodziny w firmie jest uzależniona od rodzaju prowadzonej działalności. Jeśli jest to nasza prywatna firma, każdy przedsiębiorca posiada możliwość podpisania umowy o pracę z członkiem rodziny lub zatrudnienie go na umowę zlecenie. Wyjątek stanowią takie instytucje jak banki.
W praktyce zatrudnienie członka rodziny w firmie jednoosobowej (stan na 2022 rok), jest oparte na definicji osoby współpracującej. Oznacza to, że zgodnie z zapisem w art. 8 Ustawy ubezpieczeń społecznych, osoba współpracująca w firmie to mąż/małżonka, biologiczne dzieci, dzieci przysposobione lub adoptowane, rodzice, teściowie, a nawet dzieci pochodzące z innego związku żony/męża. Co istotne, aby zatrudniony przez nas członek rodziny faktycznie otrzymał status osoby współpracującej, powinien razem z przedsiębiorcom mieszkać w jednym gospodarstwie domowym. Status ten traci np. małżeństwo, które przebywa w separacji bądź partnerzy związani bez żadnej formalnej więzi.
Statusu osoby współpracującej, a tym samym podlegającej już innemu prawu podatkowego, nie mogą otrzymać bliscy tacy jak rodzeństwo czy wujostwo. Zgodnie z art. 8 nie ma znaczenia czy członek rodziny, którego zatrudniamy posiada umowę o pracę, czy nie.
Inaczej też wygląda kwestia odprowadzania podatku dochodowego przez małżonka oraz małoletnich dzieci. Nie są one liczone jako koszty prowadzenia działalności ze względu na to, nie odprowadzają oni podatku dochodowego.
Umowa o pracę, umowa zlecenie oraz umowa o dzieło – jaką podpisać z członkiem rodziny?
Kwestia statusu członka rodziny jako osoby współpracującej jest na tyle istotna, iż dotyczy ona tylko tych zatrudnionych na umowę o pracę. W przypadku podpisania umowy zlecenie czy umowy o dzieło z członkiem rodzinnym, bliska nam osoba traci ten status i posiada takie same prawa i zobowiązania wobec pracodawcy jak każdy inny zleceniobiorca. Członek rodziny zatrudniony na umowę zlecenie lub umowę o dzieło odprowadza niepełne składki ZUS, których wysokość jest uzależniona od wysokości wynagrodzenia. Jeśli jednak zleceniobiorca posiada statusu ucznia lub studenta do 26. roku życia, nie musi składek ZUS w ogóle odprowadzać, a pracodawca nie musi zgłaszać takiej osoby do ubezpieczenia.
Wymiar etatu dla członka rodziny – czy ma znaczenie podczas podpisania umowy?
Z większej perspektywy, wymiar etatu dla zatrudnionego członka rodziny nie ma żadnego znaczenia. Bliska osoba może pracować na pełny etat oraz w niepełnym wymiarze godzin – nawet na 1/8 etatu.
Zatrudnienie członka rodziny a ZUS
Oznacza to, że tylko członkowie rodziny posiadający status osoby współpracującej, podlegają odpowiednim przepisom prawa, które zobowiązują ich do odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne. Zatem nawet po podpisaniu umowy z członkiem rodziny będącą osobą współpracującą, konieczne jest odprowadzanie składek na ubezpieczenie:
- emerytalne,
- rentowe,
- wypadkowe,
- zdrowotne.
Ubezpieczenie chorobowe jest natomiast ubezpieczeniem dobrowolnym.
Warto również wiedzieć, że w przypadku zatrudnienia najbliższej rodziny w działalności gospodarczej, składki ZUS w pełnej wysokości od zadeklarowanej kwoty i opłaca je w całości przedsiębiorca.
Inaczej wygląda ta kwestia w przypadku osoby współpracującej bez podpisanej umowy, która za swoją pracę nie pobiera żadnego wynagrodzenia, a jednocześnie pracuje za wynagrodzenie w innym miejscu. Wtedy też składki na ubezpieczenie ZUS odprowadzane są z miejsca pracy, gdzie podpisana jest umowa. Pracodawca od 2022 roku jest zobowiązany do opłacenia 9% składki zdrowotnej.
Dalsza rodzina, która nie spełnia wymagań do otrzymania statusu osoby współpracującej, przez ZUS traktowana jest jak każdy inny pracownik zatrudniony na umowę o pracę.
Jako przedsiębiorca należy pamiętać o konieczności zgłoszenia do ZUS faktu zatrudnienia członka rodziny. Dokonuje się tego na drukach ZUS ZUA lub ZUS ZZA (jeśli odprowadzana będzie tylko sama składka zdrowotna). Termin takiego zgłoszenia to 7 dni od chwili powstania obowiązku do ubezpieczenia.
