Faktura jest dokumentem sprzedaży, który potwierdza zaistnienie transakcji między stronami. Najbardziej popularna jest faktura VAT, jednak istnieje również specjalna możliwość „przekazania” dokumentu i związanych z nim kosztów dalej, na innego podatnika. Czynność ta nazywana jest refakturowaniem. Przybliżamy wszystkie zasady jej dotyczące oraz kiedy można ją zastosować.
Jak działa refakturowanie?
Ciekawym oraz niezwykle ważnym jest fakt, że polskie prawo podatkowe nie definiuje pojęcia refakturowania. Jednak ta praktyka jest powszechnie obecna, a rozwiązanie stosowane jest najczęściej przez przedsiębiorców. Wiąże się ono z przeniesieniem kosztów usługi na podmiot, który z niego korzysta w praktyce. Oznacza to, że refakturowanie może stosować na przykład właściciel lokalu, który udostępnia go przedsiębiorcy na prowadzenie przez niego działalności gospodarczej. Podnajmuje on od właściciela lokal wraz ze wszystkimi mediami. Dostawca wody, gazu czy też energii elektrycznej wystawia rachunek za zużycie na właściciela nieruchomości, a ten przenosi opłaty na przedsiębiorcę, który ma możliwość księgowania tych wydatków, gdyż rzeczywiście je ponosi.
Ustalenia dotyczące refakturowania powinny zostać zawarte w pisemnej umowie. Znaleźć się w niej muszą dokładane dane pozwalające na identyfikację stron umowy, dokładny opis przedmiotu umowy oraz termin i sposób płatności faktury. Jest to potrzebne dla zabezpieczenia interesów obu stron.
Jakie koszty można refakturować?
Zasadniczo refakturowanie dotyczy usług, jednak przepisy prawne nie wskazują, że niemożliwe jest refakturowanie odsprzedaży towarów czy też mediów. Pojawia się przy tym jednak problem prawidłowego ustalenia stawki VAT. Podczas refakturowania powinno się przyjmować taką, która jest określona dla konkretnej usługi.
Problem pojawia się głównie przy refakturowaniu mediów, za przykład niech posłuży zużycie wody. W takiej sytuacji stosowana jest zmniejszona stawka VAT, która wynosi 8%. Jeśli jednak, przyjmuje się, że koszt zużycia wody jest elementem zaliczanym do usługi najmu, to należy zastosować ogólnie przyjętą stawkę VAT w wysokości 23%. Przykład ten pokazuje jak ważne, aby przy refakturowaniu wydatków takich jak media, konieczne zostało ustalone czy są one bezpośrednio związane ze świadczoną usługą.
Przepisy ustawy o VAT nie regulują określenia momentu powstania obowiązku podatkowego, w związku z czym powstaje on w momencie wystawienia faktury. Warunkiem jest jednak stworzenie jej w ustawowym terminie określonym przez przepisy prawne.
Jak wygląda refaktura?
Przepisy prawne nie określają zasad wystawiania refaktur, przez co jest ona tworzona według ogólnych zasad, przyjętych przy tradycyjnym fakturowaniu. Konieczne jest jednak zawarcie odpowiedniej adnotacji, lub nadanie tytułu, który jednoznacznie wskaże, że dokument jest refakturą. Niezbędne jest także umieszczenie wszystkich danych, które są wymagane na fakturze VAT. Należy zatem pamiętać o:
- nadaniu numeru dokumentu, który będzie pozwalał na jego identyfikację i zachowa ciągłość i spójność numeracji,
- podaniu daty wystawienia dokumentu,
- określeniu daty zakończenia dostawy lub wykonania usługi,
- wskazaniu numeru identyfikacji podatkowej NIP nabywcy i sprzedawcy usługi lub towaru,
- podaniu nazw stron umowy sprzedaży wraz z adresami (ewentualnie imion i nazwisk),
- podaniu nazw, ilości oraz ewentualnych kodów identyfikacyjnych towarów i usług,
- określeniu wartości sprzedaży brutto, netto oraz podaniu stawki podatku VAT.
Refakturowanie a system odwrotnego obciążenia
System odwrotnego obciążenia polega na tym, że sprzedawca nie rozlicza podatku VAT. Obowiązek jego naliczenia i rozliczenia spoczywa na nabywcy. Według tego mechanizmu to, że usługa została refakturowania nie ma znaczenia. O jej opodatkowaniu decyduje spełnienie przesłanek, według których określony jest sposób opodatkowania konkretnej usługi. Wynika z tego zatem, że firma, która wykonała usługę lub dostarczyła towar jako podwykonawca to wystawia fakturę bez podatku VAT. Dzieje się tak w sytuacji, gdy główny wykonawca odsprzedaje przedmiot umowy trzeciej stronie. Podatnicy powinni zatem pamiętać, że refakturowanie nie jest traktowane jako szczególna okoliczność, dlatego konieczne jest dokładne analizowanie konkretnych sytuacji.
Własne marże podczas refakturowania
Pośrednik nie może naliczać marży, pośrednicząc w transakcjach między finalnym odbiorcą usługi, a jej dostawcą. Przy refakturowaniu pośrednik wystawa fakturę za usługę dla swojego klienta. A na fakturze muszą znaleźć się te same kwoty, które zostały ustalone i przedstawione na pierwotnej fakturze. Jest to przeniesienie kosztów na docelowego odbiorcę, a nie zawarcie osobnej umowy sprzedaży. W związku z tym nie ma możliwości podnoszenia wartości transakcji.
Nie zawsze istnieje możliwość refakturowania. Temu zabiegowi nie podlegają koszty mające pomocniczy charakter usługi podstawowej. Wydatki, które stanowią nieodłączny element podstawowej usługi muszą być wliczone do głównej ceny.
Refakturowanie jest wygodnym i dobrym sposobem rozliczania kosztów. Jednak jak w przypadku wszelkiego rodzaju dokumentów i czynności prawnych istnieją pewne reguły, których bezwzględnie należy przestrzegać. Przed wystawieniem refaktury warto jest przeanalizować sytuację i podjąć decyzję, czy jest to najlepsze rozwiązanie konkretnej sytuacji.
