Prowadząc własną firmę warto korzystać z dostępnych, praktycznych rozwiązań systemowych ułatwiających zarządzanie firmą i codzienną pracę z dokumentami, zespołem czy własnym marketingiem. W sieci dostępnych jest wiele programów dedykowanych dla małych, średnich i dużych firm, których instalacją warto zainteresować się ze względu na własną wygodę i lepszą organizację pracy. Jakie programy przydadzą się w prowadzeniu firmy? Sprawdź kilka najciekawszych propozycji.
Program do fakturowania
Ranking praktycznych rozwiązań dla firm zaczynamy od programu, bez którego wystawianie faktur i dokumentów sprzedaży będzie dość uciążliwe. Choć można oczywiście korzystać z pomocy księgowego, który zajmie się rozliczaniem wszystkich dokumentów, możliwość wystawienia faktur z poziomu łatwego w obsłudze programu i przesyłania ich do księgowego oraz bezpośrednio do klienta/kontrahenta daje dużą swobodę pracy w firmie. Do obsługi programów takich jak Melpe nie potrzeba biegłej znajomości zagadnień z zakresu księgowości i rachunkowości ani doświadczenia w pracy z innymi programami. Cały system jest intuicyjny, dopasowany do potrzeb małych i średnich firm, a twórcy programów dbają o to, by przedsiębiorcy mieli dostęp do ich zespołu technicznego służącego pomocą na każdym etapie korzystania z programu.
Jakie możliwości otwierają programy do fakturowania? Przede wszystkim wystawianie faktur i dokumentów sprzedażowych, weryfikowanie kontrahentów na białej liście podatników VAT, przygotowywanie plików JPK dla wystawionych faktur, kontrolowanie należności i zaległych dokumentów czy tworzenie bazy danych klientów i kontrahentów, dla których wystawiane są faktury. Wiele programów wyposażono dodatkowo w systemy CRM służące do zarządzania pracą działu sprzedaży – to kolejne ułatwienie, z którym skutecznie zaplanujesz działania sprzedażowe i marketingowe, oszacujesz szanse sprzedaży i zorganizujesz czas pracy swoich specjalistów.
Tworzenie i organizacja dokumentów
Pakiet Microsoft Office to w firmie właściwie podstawa. Trudno operować na jakichkolwiek tabelkach czy tworzyć dokumenty nie mając dostępu do Worda czy Excela. Microsoft udostępnia rozwiązania biznesowe z rozszerzonymi pakietami programów przydatnych przy prowadzeniu firmy i umożlwiających instalację programów na wielu komputerach. Darmowe odpowiedniki pakietu Microsoft, choć równie praktyczne, mogą stwarzać pewne problemy przy przesyłaniu plików do osób trzecich mających dostęp do innego programu – przesunięte teksty, zmiany czcionek, błędy wyświetlania to tylko niektóre z problemów mniej profesjonalnych programów. Jeśli dbasz o wizerunek swojej firmy, postaw na sprawdzone rozwiązania.
Komunikacja w firmie
Tradycyjna poczta internetowa to ważny element pracy firmy, ale do codziennego porozumiewania się pracowników warto wybrać także sprawny komunikator i narzędzie do prowadzenia telekonferencji. Wśród najpopularniejszych i najwygodniejszych rozwiązań trzeba wymienić tu narzędzia takie jak Slack oraz Skype for Business, z którymi zaplanujesz wydarzenia, przygotujesz konferencje, wymienisz pliki i zapewnisz stałą komunikację dla swojego zespołu.
Wybierając komunikator dla firmy należy zawsze zwróć uwagę na możliwości, jakie daje bezpłatna i płatna wersja programu. Wiele z nich ma w wersji darmowej pewne ograniczenia i jeśli komunikacja w firmie będzie przebiegała dość intensywnie, starsze wiadomości i pliki nie będą archiwizowane i może zdarzyć się, że zgubisz ważne informacje, zanim zdążysz do nich dotrzeć.
Źródło: https://slack.com/intl/en-pl/
Organizacja projektów i list
Współdzielenie kalendarza na firmowej poczcie może być dobrym, ale nie całkowicie niezawodnym rozwiązaniem. Jeśli Twój zespół pracuje na wielu projektach lub zwyczajnie lubisz dobrze zorganizowaną listę zadań, zleceń i notatek, narzędzia takie jak Trello będą niezastąpione. Udostępniaj listy i tablice swoim pracownikom, przypisuj do konkretnych zleceń członków zespołu, których zlecenie dotyczy i pilnuj terminów realizacji projektów na bieżąco. Nawet małe firmy mogą skorzystać na wprowadzeniu takiego narzędzia już w początkowych fazach swojej działalności i rozwijaniu sposobów korzystania niego wraz z rozwojem firmy. Listy zadań można organizować także z narzędziem Microsoft TO DO współpracującym z pakietem Office i rozwiązaniami Microsoft.
Wartym uwagi, rozbudowanym programem do organizacji czasu pracy będzie również Todoist. Współdzielony pomiędzy pracownikami kalendarz pozwala na szybkie dodawanie i porządkowanie zadań, ustawianie cyklicznych terminów, dodawanie opisów, komentarzy i pod-zadań, organizację projektów z pomocą filtrów i etykiet, przypisywanie priorytetów, delegowanie zadań, wysyłanie powiadomień, śledzenie osiągnięć i wiele więcej. Todoist jest zintegrowany z narzędziami takimi jak kalendarz Google, Slackiem, Flockiem, Mailbirdem, Sparkiem, Dyskiem Google, Dropboxem, a nawet asystentem Google Home i Amazon Alexa. Wszystko, czego potrzeba do sprawnej organizacji pracy w jednym, prostym narzędziu.
Koordynację pracy zespołu umożliwia także Asana – program stworzony z myślą o zarządzaniu zespołami pracującymi zdalnie. Bez problemu zajmiesz się tu organizacją projektów, ustalaniem priorytetów dla zadań, tworzeniem kalendarzy projektów, ustalaniem celów, przygotowywaniem list, przypisywaniem pracowników do zadań i kontrolowaniem dynamiki pracy całego zespołu.
Pakiet Google G Suite
Kompleksowy pakiet usług przygotowany przez Google z myślą o sprawnej pracy w firmie może z powodzeniem zastąpić przynajmniej kilka z wymienionych wcześniej narzędzi i stanowić jeden centralny punkt zarządzania wszystkimi zadaniami realizowanymi w Twojej firmie. W ramach pakietu G Suite otrzymujesz programy do komunikacji (Gmail, Kalendarz, Google Chat, Google Meet), tworzenia dokumentów (pliki tekstowe, arkusze, formularze, prezentacje, witryny, notatki Google Keep), współdzielenia i wyszukiwania plików (Google Drive i Google Cloud Search) oraz zarządzania danymi i urządzeniami (konsola administracyjna, archiwizacja Vault, zarządzanie urządzeniami mobilnymi, statystyki Work Insights). Korzystając z abonamentowego dostępu do pakietu Google zyskujesz wiele rozwiązań połączonych w jeden, sprawnie pracujący system.
Źródło: chrome://apps/
Program antywirusowy
Chcesz prowadzić swoją firmę sprawnie i bezpiecznie? Dobry program antywirusowy to podstawa polityki bezpieczeństwa informacji. Korzystanie z internetu ściąga na komputery wiele potencjalnych zagrożeń, a w przypadku firm operujących na co dzień wrażliwymi danymi, ryzyko związane z zainfekowaniem komputerów złośliwym oprogramowaniem jest o wiele wyższe, niż koszt zainstalowania dobrego programu antywirusowego. Zabezpiecz wszystkie urządzenia – nie tylko komputery, ale i urządzenia mobilne, z których Twoi pracownicy mogą korzystać podczas wykonywania swoich poleceń. Wybierz antywirus dla firm, a nie darmowy program zapewniający jedynie pozorne bezpieczeństwo sieci.
Podstawowe programu dla firmy
Programy niezbędne do prowadzenia firmy będą zależały w dużej mierze od charakteru jej działalności. Firmy marketingowe będą wymagały narzędzi reklamowych czy graficznych, podczas gdy firmy działające w branży budowlanej nie podziałają bez dostępu do programów inżynierskich. Zacznij od podstaw takich jak program do fakturowania, klient pocztowy, pakiet Office i sprawnego komunikatora, a resztę dopasuj do swoich potrzeb i pamiętaj – wszystkie firmy działają dziś na komputerach. Warto wykorzystać możliwości technologii, zamiast męczyć się ograniczeniami, jakie wprowadza nieuporządkowanie dokumentów i brak utartych schematów działania.