W świecie w którym przepływ danych jest tak szybki, że prawie niemożliwym wydaje się zachowanie czegokolwiek w tajemnicy, czy też ochronienie informacji. Jednym z powodów jest fakt, że często wyrażamy zgodę na ich udostępnianie nieświadomie. Zjawisko to dotyczy przestrzeni cyfrowej, jednak co w przypadku firm, gdzie informacje są niezwykle cenne, a zachowanie ich w środowisku pracy niezbędne?
Okazuje się, że oprócz wielkich korporacji, również spora liczba małych i średnich przedsiębiorców decyduje się podpisywać ze swoimi pracownikami lub partnerami biznesowymi umowę o zachowaniu poufności. Jest to rozwiązanie niejako wymuszone przez charakter rynku, na którym wiele podmiotów stara się wykorzystać rozwiązania, czy pomysły innych firm do rozpowszechnienia swojej działalności.
Umowa o zachowaniu poufności – co to jest?
Jest to dokument, który nie został uregulowany w żadnym akcie prawnym, jednak jego sygnatariusze zobowiązują się do wymiany wiedzy lub poufnych informacji z zakazem do ich upubliczniania. Z prawnego punktu widzenia jest to rozbudowana klauzula poufności, która równie dobrze mogłaby być umieszczona w treści innej umowy, np. określającej zasady współpracy.
Dokument może być wzajemny – oznacza to, że obie strony zobowiązują się do utrzymania tajemnicy, lub jednostronny, wtedy jedna ze stron jest zobligowana. Umowa o zachowaniu poufności może być również zawierana między większą liczbą stron. Jako jej główny cel należy uznać ochronę informacji, która jest cenna i narażona na wykorzystanie przez konkurencję, lub zawiera dane wrażliwe.
Jak powinna wyglądać umowa o zachowaniu poufności?
Jak już wspomniano, umowa o poufności nie jest w Polsce uregulowana żadnymi przepisami. Zatem strony umowy mają możliwość zawrzeć w niej dowolną treść. Istotne jest jednak zwrócenie uwagi na to, aby nie naruszała ona zasad dobrych obyczajów, współżycia społecznego, ani obowiązujących przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Praktyka zawierania tego rodzaju umów wypracowała elementy, które powinny zostać w niej zawarte, są to:
- wyraźne nazwanie stron umowy, oraz wskazanie elementów pozwalających na bezsprzeczną identyfikację np. numerów pesel, NIP, REGON, KRS, itp.,
- określenie ram czasowych obowiązywania umowy,
- nazwanie celu zachowania tajemnicy,
- opisanie informacji, które przez strony będą uznawane za poufne,
- ustalenie konsekwencji niewywiązania się z zapisów umowy (złamania zasady poufności),
- wskazanie środków ochrony informacji poufnej, co do których stosować się będą musiały strony umowy,
- określenie czynności, które nastaną po okresie obowiązywania umowy (może to być forma zwrócenia dokumentów lub też ich zniszczenia).
Elastyczność tego rodzaju dokumentów, sprawia, że nie są one wymagane w formie pisemnej. Możliwe jest ich zawarcie poprzez skrzynkę mailową lub ustnie. Należy jednak pamiętać, że papierowa forma jest najbezpieczniejsza. Zawarcie ustnej umowy jest trudno udowodnić, i nie da się egzekwować poszczególnych postanowień, na dodatek można ich nawet nie pamiętać. Najlepiej zatem przechowywać dokument w fizycznej lub cyfrowej postaci.
Na jaki czas można podpisać umowę o poufności?
Umowa o zachowaniu poufności jest podpisywana w sytuacji, gdy istnieje konieczność zabezpieczenia informacji dla najbliższego grona współpracowników, kontrahentów czy partnerów biznesowych. Istotne jest zawarcie umowy na samym początku współpracy. Zgodnie z zasadą mówiącą, że prawo nie działa wstecz. Jeśli jakieś poufne informacje zostaną przekazane przed podpisaniem zobowiązania do zachowania tajemnicy, niemożliwe będzie wymaganie przestrzegania jego zapisów ani egzekwowanie konsekwencji jej niewypełnienia.
Umowa może zostać zawarta zarówno z pracownikami zatrudnionymi w ramach umowy o pracę, umowy zlecenia czy też między partnerami biznesowymi. Czas jej obowiązywania jest dowolny, ważne aby obie strony się na niego zgodziły. Możliwe jest nawet podpisanie takiego dokumentu na czas nieokreślony. Należy jednak pamiętać, że umowy zawarte na taki okres czasu każda ze stron może wypowiedzieć zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego. Powszechną praktyką jest zawieranie umowy o zachowaniu tajemnicy na czas obowiązywania świadczenia usług oraz przez kilka lat po ich zakończeniu.
Kiedy warto podpisać umowę o zachowaniu poufności?
Istnieją sytuacje, w których zawarcie umowy o zachowaniu tajemnicy jest niepotrzebne. Ma to miejsce wtedy kiedy strona umowy jest zawodowo zobowiązana do poufności. Będzie to np. sytuacja współpracy z adwokatem, radcą prawnym lub lekarzem. Oczywiście są momenty, kiedy zawarcie umowy poufności jest niemalże naturalne. Za przykład takich sytuacji można wskazać ujawnianie bazy klientów, informacji finansowych, biznesowych (typu metoda produkcji, algorytmy, pomysły na biznes lub kanały sprzedaży).
Tak naprawdę to przedsiębiorca decyduje, które informacje są dla niego szczególnie ważne i wymagają zabezpieczenia. Istotne jest dogłębne przeanalizowanie własnych potrzeb i uwzględnienia ich w przygotowywanej umowie. Nie ma jednak możliwości zastosowania tego rodzaju zabezpieczenia, gdy informacje były lub są dostępne publicznie, lub ich udostępnianie wymaga zgody właściciela.
Zabezpieczenie interesów swojego przedsiębiorstwa jest bardzo ważne, służy temu wiele różnych środków, a wśród nich najlepszym rozwiązaniem jest zawieranie umów. Ta o zachowaniu poufności może zagwarantować uczciwość i wzmocnić zaufanie między partnerami.