Ważne jest, aby chronić tajemnice swojej firmy, ale ważne jest również, aby dzielić się nimi z potencjalnymi inwestorami i klientami. Dzięki temu można rozwijać swój biznes i zarabiać więcej. Firmy odnoszące największe sukcesy to te, które potrafią zachować swoje sekrety, a jednocześnie dzielą się nimi z właściwymi ludźmi we właściwym czasie. Tajemnice przedsiębiorstwa – czym są i co grozi za ich wyjawienie?
Tajemnica przedsiębiorstwa – definicja
Za tajemnicę przedsiębiorstwa uznaje się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje, które mają wysoką wartość gospodarczą i znaczenie konkurencyjne, co do których przedsiębiorca podjął działania mające na celu zachowanie poufności i niewyjawienie informacji publicznie. Można powiedzieć, że tajemnice przedsiębiorstwa to wszystkie sekrety, które są korzystne dla zysków firmy.
Tajemnica przedsiębiorstwa – ustawa
Tajemnica przedsiębiorstwa to termin, którego definicja pochodzi z przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji w art. 11 pkt 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. (Dz. U. 2003 r. Nr 153 poz. 1503, z późn. zm.). O tajemnicy przedsiębiorstwa czytamy również w art. 18 ust. 3 ustawy z 11 września 2019 r. w Prawie zamówień publicznych. Podsumowując, z przepisów, jak i z definicji, wynika, że wszystkie informacje, które jednocześnie spełniają poniższe warunki, są uznawane za tajemnice przedsiębiorstwa:
- informacja ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny lub posiada wartość gospodarczą,
- informacja celowo nie została ujawniona do wiadomości publicznej,
- w celu zachowania poufności podjęło kroki niezbędne do dochowania tajemnicy takie jak np. zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa.
Przykłady tajemnic przedsiębiorstwa
Każde przedsiębiorstwo na rynku działające w warunkach konkurencji musi stale się rozwijać, aby zaspokoić potrzeby i wymagania swoich klientów. Tajemnice przedsiębiorstwa są jednym z narzędzi, które mogą zapewnić przewagę nad innymi przedsiębiorstwami. Do przykładów tajemnic przedsiębiorstwa można zaliczyć sekretne “know how”, które pomaga odnieść sukces wbrew przeciwnościom losu. Mogą to być np.:
- sposób organizacji pracy, np. ilość godzin poświęcona na daną czynność,
- metody udoskonalania pracy, np. Kaizen,
- biznesplany i plany sprzedaży,
- zapytania ofertowe,
- technologie wykorzystywane do pracy,
- stosowane oprogramowanie.
Odpowiedzialność karna za nie dotrzymanie tajemnicy
Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa w każdym przypadku ma takie same konsekwencje. Karą dla osób, które nie dotrzymują tajemnicy przedsiębiorstwa, może być grzywna, kara ograniczenia wolności lub nawet kara pozbawienia wolności do lat 2.
Kto musi dotrzymać tajemnicy przedsiębiorstwa?
Tajemnice przedsiębiorstwa to informacje, które należą do przedsiębiorstwa i których wyjawienie, ujawnienie lub wykorzystanie, ale także nabycie przez osoby nieupoważnione, narusza interes przedsiębiorcy i może spowodować zagrożenie. Aby to zapewnić, warunkiem uznania tajemnicy jest złożenie odpowiedniego zastrzeżenia, że informacje nie mogą być ogólnie dostępne. Takie informacje należy przekazać pracownikom w tzw. aktach wewnątrzzakładowych, czyli m.in. w regulaminie pracy lub ogłaszanych zarządzeniach. Aby nie mieć wątpliwości, że każdy z pracowników, który może wejść w posiadanie wrażliwych informacji, zapoznał się z tajemnicą przedsiębiorstwa, warto sprecyzować, jakie informacje stanowią tajemnice przedsiębiorstwa, a także jasno określić, jakie są reguły ich przestrzegania.
Tajemnica przedsiębiorstwa po ustaniu stosunku pracy
Zasady dochowania tajemnicy przedsiębiorstwa wśród pracowników określała ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Był w niej zapis, który zobowiązywał pracownika do zachowania tajemnicy przez 3 lata od ustania stosunku pracy, chyba że umowa stanowiła inaczej. Takie regulacje były jednak niezgodne z dyrektywą 2016/943/UE, która nie przewiduje wyjątków ram czasowych ochrony informacji. Po zmianie przepisów pracownicy są zobowiązani do dochowania tajemnicy przedsiębiorstwa bez limitów czasowych. Jak długo należy więc dochować tajemnicy przedsiębiorstwa? Czas, przez jaki należy zachować tajemnice handlowe czy tajemnice przedsiębiorstwa, jest przedmiotem debaty. Jednak ogólnie przyjmuje się, że im dłużej tajemnice są przechowywane, tym większe prawdopodobieństwo, że pozostaną one niejawne na zawsze.
Informacje poufne a tajemnica przedsiębiorstwa
Informacje poufne i tajemnice handlowe są jednym z najważniejszych czynników w każdej firmie. Powszechną praktyką w firmach jest stosowanie środków bezpieczeństwa w celu ochrony poufnych informacji. Niektóre z tych środków obejmują:
- szyfrowanie danych,
- ochrony haseł,
- backup danych,
- ograniczanie dostępu do danych w razie potrzeby.
Co ważne, informacje poufne stanowią element tajemnicy przedsiębiorstwa, co oznacza, że za ich wyjawienie grozi kara.
Faktury a tajemnica przedsiębiorstwa
Należy wiedzieć, że treść faktur czy potwierdzenia zapłaty nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa. Są to dokumenty, których informacji nie można określić jako tajemnicę, ponieważ można do nich dotrzeć, powołując się na procedury uzyskania informacji publicznej. Co więcej, treść faktury nie jest zastrzeżona poufnością ani klauzulami poufności. Oznacza to, że ma do nich dostęp nieograniczona liczba osób.