Zakończenie współpracy i poinformowanie o tym fakcie pracownika zawsze wiąże się z dużym stresem. Takie rozmowy są trudne i przebiegają w nerwowej atmosferze, jednak czasami są koniecznością. Każdy pracodawca powinien wiedzieć jak rzeczowo i merytorycznie przygotować się na takie spotkanie. To nie tylko niezbędna dokumentacja, ale także umiejętność reagowania na różne zachowania pracownika i stała kontrola nad przebiegiem rozmowy.
Jakie dokumenty należy przygotować?
W sytuacji, kiedy pracodawca decyduje się zwolnić pracownika, powinien przygotować stosowne dokumenty. Najważniejsze będzie wypowiedzenie umowy o pracę. Jego sporządzenie warto zlecić kadrowej, ponieważ dokument nie może zawierać żadnych błędów. Dodatkowo obliczy ona prawidłowy okres wypowiedzenia, który jest uzależniony od stażu pracy. Wypowiedzenie musi być sporządzone w dwóch jednakowych egzemplarzach. Jeden otrzymuje pracownik, drugi zostaje u pracodawcy. Kolejnym dokumentem jest świadectwo pracy dokumentujące przebieg zatrudnienia. Od września 2019 roku pracodawca ma obowiązek wydać swojemu podwładnemu świadectwo pracy w dniu, w którym ustanie stosunek pracy. Oznacza to, że w sytuacji rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, będzie to ostatni dzień wypowiedzenia.
Dodatkowo na wniosek pracownika pracodawca ma obowiązek wystawienia:
- zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu;
- zaświadczenia o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub charakterze (konieczne do uzyskania wyższej emerytury);
- PIT-11 – wydawany maksymalnie w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia wniosku pracownika. Tutaj warunkiem jest, ustanie stosunku pracy w trakcie roku podatkowego.
Na zakończenie współpracy pracodawca może wręczyć swojemu podwładnemu referencje, jednak nie jest to wymóg konieczny. Pracownik również może zwrócić się z prośbą o wystawienie tego dokumentu.
Jak przygotować się do trudnej rozmowy z pracownikiem?
Pierwszą i podstawową kwestią jest obecność pracownika w miejscu pracy. Według przepisów prawa nie można zwolnić podwładnego, gdy ten przebywa na zwolnieniu L4 lub na urlopie. Zaleca się, aby rozmowa była przeprowadzana w drugiej połowie dnia, dzięki czemu pracownik będzie miał czas na spakowanie swoich osobistych rzeczy oraz pożegnanie się ze współpracownikami. W dalszej kolejności wskazane jest, aby kierownik poinformował zespół o swojej decyzji. Warto pamiętać, że nie wolno przekazywać żadnych informacji dotyczących zakończenia współpracy. Tutaj wystarczy krótki komunikat informujący o zaistniałej sytuacji. Jeszcze zanim dojdzie do rozmowy, warto przygotować się na różny przebieg spotkania. Tutaj należy wziąć pod uwagę możliwe reakcje ze strony pracownika na decyzję o zwolnieniu. Kierownik musi umieć zareagować na każdą ewentualność tak, aby cały czas mógł kontrolować przebieg spotkania.
Jeszcze przed rozpoczęciem rozmowy należy przygotować wszystkie niezbędne dokumenty. Ważne jest, aby przełożony stawił się osobiście. Niedopuszczalne jest wysyłanie zastępców, ponadto należy wystrzegać się przekazywania tego typu informacji telefonicznie lub mailowo. W chwili, kiedy pracownik stawi się na rozmowę, należy rzeczowo przedstawić cel spotkania. Tutaj warto unikać długich wstępów i przeciągania wypowiedzi w nieskończoność. Takie zachowanie wprowadza atmosferę niepewności i nerwowości, dlatego warto skupić się na konkretnym przebiegu spotkania.
Poinformowanie pracownika o zakończeniu współpracy powinno wiązać się także zarówno ze stanowczością, jak i delikatnością. Trzeba podkreślić, że decyzja jest ostateczna, jednak należy to zrobić z szacunkiem, unikając twardych sformułowań z podniesionym tonem głosu. Wypowiedzenie umowy należy również uzasadnić, podając konkretne powody. Warto mieć na uwadze, że pracownik może w różny sposób zareagować na informację o zwolnieniu. Trzeba być przygotowanym na wszystkie ewentualności. Istotny jest także sposób zakończenia rozmowy. Warto wystrzegać się przeciągania spotkania, dlatego po rzeczowym przedstawieniu sytuacji, należy w elegancki sposób pożegnać się z podwładnym. Koniecznie trzeba unikać żartów, podtekstów czy zbędnych emocji. Po zakończonym spotkaniu warto poinformować resztę zespołu o zaistniałej sytuacji, dzięki czemu można uniknąć niedomówień.
Co powinno zawierać wypowiedzenie umowy o pracę?
Wręczając wypowiedzenie umowy o pracę, należy upewnić się, że zawiera ono wszystkie niezbędne elementy tj.:
- miejscowość i data;
- dane zarówno pracodawcy, jak i pracownika;
- data zawarcia obowiązującej umowy;
- przyczynę rozwiązania umowy o pracę (umowa na czas nieokreślony);
- oświadczenie o rozwiązaniu umowy o prace za wypowiedzeniem wraz z terminem jego upływu;
- podpis pracodawcy;
- pouczenie, które informuje pracownika o prawie odwołania się do sądu pracy wraz z terminem i nazwą sądu;
- data i podpis odebrania wypowiedzenia przez pracownika.
Poinformowanie pracownika o zakończeniu współpracy jest jedną z trudniejszych sytuacji dla pracodawcy. Tak naprawdę nigdy nie wiadomo, jak zareaguje podwładny, dlatego kluczowe jest odpowiednie przygotowanie i przeanalizowanie możliwych scenariuszy. Warto pamiętać, że spokojna i merytoryczna rozmowa pożegnalna, może znacząco zminimalizować negatywne emocje i uczucia pracownika oraz zakończyć współpracę w kulturalny sposób.