Kwestionariusz osobowy pracownika to jedna z najpopularniejszych metod uzyskiwania danych osobowych przez pracodawcę. Niektórym może się to nie podobać, lecz jest to narzucone odpowiednimi normami prawnymi, bez których pracodawca nie ma możliwości np. rozdysponowania świadczeń dla pracowników.
- Czym dokładnie jest kwestionariusz osobowy?
- Jak go prawidłowo wypełnić?
- Jakie dane muszą się w nim znaleźć, a o co pracodawca nie ma prawa pytać?
Czym jest kwestionariusz osobowy?
Najczęściej wypełniają go kandydaci ubiegający się o zatrudnienie i przyjęci pracownicy. Występuje on w dwóch wersjach: przedkładanych kandydatom, w wersji skróconej i w wersji dla pracowników, które wymagają podania nieco większej ilości informacji.
Prawo nie definiuje dokładnie, w jaki sposób pracodawca ma uzyskać dane osobowe od pracownika, dlatego też jedną z metod jest właśnie kwestionariusz osobowy, który pracodawca ma później obowiązek włączyć do akt pracownika i przechowywać przez 10 lat.
Jakich informacji wymaga kwestionariusz osobowy?
Podstawowe dane, jakich może żądać od Ciebie pracodawca, obejmują:
- imię i nazwisko
- datę urodzenia
- adres korespondencyjny
- wykształcenie
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Do niedawna pracodawca mógł żądać informacji o imionach rodziców, lecz w związku z wprowadzeniem zakazu egzekwowania takiej informacji przez RODO, w 2019 roku nastąpiła w tym zakresie nowelizacja w Kodeksie Pracy. Warto też pamiętać o tym, że pracodawca nie może żądać udzielania informacji o adresie zamieszkania – może żądać jedynie podania adresu korespondencyjnego. Dodatkowo RODO wprowadza możliwość żądania od pracownika podania numeru telefonu i adresu email, czego nie ma zapisanego w kodeksie pracy.
Jak prawidłowo wypełnić kwestionariusz?
Nie istnieje jeden, uniwersalny wzór kwestionariusza osobowego, który obowiązywałby na terenie całego kraju. Jest tak dlatego, że rodzaj danych, jakich może potrzebować od Ciebie pracodawca, może się nieco różnić w zależności od firmy, do której aplikujesz. Przykładowo, pracodawca może żądać danych biometrycznych, takich jak odcisk palca, w celu przyznania Ci dostępu do budynku lub systemu informatycznego.
Ważne: pracodawca może żądać od Ciebie tylko tych danych, które są mu absolutnie niezbędne!
Co wpisać jako stan rodzinny?
Jeśli firma przewiduje dodatkowe benefity dla dzieci lub małżonków podwładnych, pracodawca może poprosić Cię o dane dotyczące rodziny, aby móc zrealizować świadczenie. Pamiętaj jednak, że tylko wtedy może prosić Cię o dane związane z rodziną. Ogólnie pracodawca nie może pytać Cię o Twoje sprawy prywatne.
Jakich informacji nie może żądać od Ciebie pracodawca?
Pracodawca nie ma prawa żądać od Ciebie informacji dotyczących Twojego stanu zdrowia i życia prywatnego. Dotyczy to w szczególności:
- stanu cywilnego,
- planowanego ślubu,
- planowania dzieci,
- pytań o związek,
- orientacji seksualnej,
- poglądów politycznych,
- wyznawanej religii.
Pracodawca nie może żądać od Ciebie informacji, które mogłyby stać się podstawą dyskryminacji ani takich, które nie są mu potrzebne, by móc m.in. odprowadzać za Ciebie składki na ZUS czy też wypełniać inne obowiązki, jakie ma wobec Ciebie z punktu widzenia prawa.
Co z aktualizacją danych?
Często zdarza się, że podane na początku współpracy dane w kwestionariuszu ulegają zmianie. Pracownicy są prawnie zobowiązani do ich aktualizowania, a odmowa może w skrajnych przypadkach skutkować nawet rozwiązaniem umowy o pracę. Brak aktualizacji danych pracownika skutkuje m.in. brakiem oświadczenia o dochodach, czy też pominięciem przy przyznawaniu uprawnień i świadczeń pracowniczych.
Kwestionariusz osobowy nie musi być problemem!
Kwestionariusz osobowy pracownika to stosunkowo prosty dokument, będący standardem przy każdym rodzaju umowy. Możesz się z nim zetknąć nie tylko przy podpisywaniu umowy o pracę, lecz także podpisując umowę zlecenie lub umowę o dzieło.
Pamiętaj także o tym, że odmowa podania tych danych, których pracodawca bezwzględnie nie potrzebuje lub tych, których nie ma prawa żądać, nie może skutkować gorszym traktowaniem pracownika czy też odmową zatrudnienia w przypadku kandydatów.