Prowadzenie wirtualnego biura jest coraz bardziej popularnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców pragnących zaoszczędzić na wydatkach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Na czym polega to rozwiązanie? Jakie są koszty związane z prowadzeniem wirtualnego biura i dlaczego warto wdrożyć takie rozwiązanie?
Czym jest wirtualne biuro?
Współczesne możliwości technologiczne dają możliwość prowadzenia firmy z dowolnego miejsca na ziemi. Dla wielu osób, pracujących m.in. jako copywriterzy, graficy, headhunterzy, czy też podejmujących jakąkolwiek inną formę pracy zdalnej, lub pracujących za granicą, lecz pragnących mieć adres na terenie kraju, wirtualne biuro jest idealnym rozwiązaniem.
Jest tak dlatego, że nawet jeśli przedsiębiorca nie ma potrzeby wynajmowania lokalu na potrzeby prowadzenia działalności, to w świetle prawa firma musi mieć adres, pod którym będzie zarejestrowana. Wynajem wirtualnego biura jest więc dobrym rozwiązaniem dla osób, które nie chcą podawać w rejestrach adresu prywatnego.
Dlaczego warto wynająć wirtualne biuro?
Prestiżowa lokalizacja
Główną zaletą jest możliwość wyboru lokalizacji mającej korzystny wpływ na wizerunek przedsiębiorstwa. Chodzi o to, że firmy mające lokalizację w dużym mieście, na ulicy o popularnej nazwie, budzą większe zaufanie odbiorcy i świadczą o większym prestiżu, niż w przypadku podania nazwy niewielkiej, mało znanej miejscowości.
Atrakcyjne usługi
Kolejnym plusem jest atrakcyjny pakiet usług. Punkty przeznaczone na wynajem jako biuro wirtualne nierzadko posiadają przestronne miejsca do organizacji konferencji, lub organizacji spotkania z kontrahentem, który może w ten sposób upewnić się, że firma rzeczywiście istnieje. Do tego dochodzi również możliwość obsługi poczty i otrzymywanie powiadomień o przychodzącej korespondencji, co pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i skupić się na najważniejszych aspektach związanych z prowadzeniem biznesu.
Ile może kosztować wirtualne biuro?
W klasycznej wersji, jeśli decydujesz się na firmę w placówce stacjonarnej, musisz co miesiąc:
- odprowadzać czynsz za lokal,
- opłacać rachunki za media,
- ponosić koszty dojazdu
i szereg innych opłat i wydatków, które nie dotyczą Cię, gdy prowadzisz przedsiębiorstwo w formie zdalnej. W przypadku biura wirtualnego cena za miesiąc może zamykać się już nawet w kwocie 200 zł miesięcznie.
Cena wirtualnego biura zależy oczywiście od lokalizacji (im większe miasto, i im bardziej prestiżowa lokalizacja, tym koszty będą naturalnie większe). Znaczenie ma również to, na jakie usługi się zdecydujesz w ramach wirtualnego wynajmu.
Na jakie usługi możesz liczyć w przypadku wirtualnego biura?
Obejmują one m.in. wszystkie typowo biurowe czynności, takie jak skanowanie i drukowanie dokumentacji, a ponadto prowadzenie poczty i otrzymanie adresu, na który będą przychodziły paczki. Prowadzenie wirtualnego sekretariatu odciąży Cię czasowo, a do tego możesz liczyć również na pomoc pracowników biurowych w zakresie tworzenia stron internetowych, świadczenia usług księgowych i innych kwestii związanych z prowadzeniem biznesu, które można bez kłopotu załatwić w formie zdalnej.
Dla kogo wirtualne biuro będzie najlepszym rozwiązaniem?
Osoby rozpoczynające działalność
Była już mowa o tym, że będzie to świetne rozwiązanie dla osób pracujących w zawodach, jakie obecnie można bez kłopotu wykonywać zdalnie. Warto jednak przyjrzeć się również innym aspektom. Początki prowadzenia działalności na ogół potrafią generować spore koszty, a przychody są jeszcze niewielkie, dlatego też wirtualne biuro jest w tym przypadku sposobem na zaoszczędzenie niebagatelnej sumy.
Osoby bez stałego miejsca zamieszkania
Na założenie biznesu coraz częściej decydują się osoby młode, które nierzadko nie mają jeszcze własnego, stałego adresu zamieszkania – preferują np. mobilny styl życia, wiążący się z częstymi przeprowadzkami lub wynajmują mieszkanie. Warto mieć przy tym na uwadze fakt, że właściciele mieszkań często nie zgadzają się na to, by najemcy prowadzili firmę pod ich adresem.
Co jeszcze warto wiedzieć na temat wirtualnego biura?
Ważną informacją jest to, że prowadząc działalność za pomocą wirtualnego biura, podatki odprowadzasz do urzędu skarbowego, właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania – nie ma znaczenia więc, pod jakim adresem mieści się Twoje wirtualne biuro. Warto mieć na uwadze również fakt, że urzędy skarbowe z mniejszym zaufaniem odnoszą się do wirtualnych biur – często skutkuje to m.in. odmową rejestracji jako płatnika VAT lub częstszymi kontrolami.