Workation – czyli praca zdalna z zagranicy

Pandemia wirusa Sars-Cov-2 spowodowała zwiększenie popularności wykonywaniu obowiązków pracowniczych w formie hybrydowej oraz w całości zdalnej. Wielu pracowników w ostatnim czasie zdecydowało się na wykonywanie pracy zdalnej w formie tzw. workation. Pojęcie to, pochodzące z j. angielskiego stanowi połączenie słowa work (praca) oraz vacation (wakacje). Oznacza nic innego jak wykonywanie obowiązków pracowniczych zdalnie, często z zagranicy, co pozwala na korzystanie z uroków wakacyjnych kurortów w czasie wolnym od obowiązków pracowniczych.

Czy wyżej opisane rozwiązanie znajduje oparcie w prawie?

Praca zdalna, zarówno na terenie kraju jak i poza jego granicami nie jest nielegalna. Jak na razie ta forma wykonywania pracy nie znalazła szerszej regulacji w polskim prawie. Szczątkowo i tymczasowo wprowadzają ją przepisy ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Chociaż proces legislacyjny nowelizujący przepisy kodeksu pracy i regulujący kwestie pracy zdalnej jest w toku.

Kodeks pracy regulować będzie kwestie związane z organizacją oraz uzgadnianiem wykonywania pracy zdalnej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Zwrócić jednak należy uwagę na inne kwestie, dotyczące m.in. publicznoprawnych skutków wykonywania pracy zdalnej za granicą.

Wielu osobom, w tym pracodawcom, może się wydawać, że pracować można wszędzie, a wykonywanie pracy dla polskiego pracodawcy na przykład z terenu hotelu w Hiszpanii nie rodzi żadnych konsekwencji. Faktem jest, że w dobie komputerów, telefonów, tabletów i dostępu do Internetu nie ma przeszkód, aby prace, które nie wymagają obecności na terenie zakładu pracy, były wykonywane poza nim.

Ryzyka pracy zdalnej za granicą

Praca zdalna wykonywana w kraju, nie rodzi w zasadzie ryzyka natury organizacyjno-prawnej dla pracodawcy. Pod kątem podatkowym oraz ubezpieczeniowym nie różni się niczym od pracy świadczonej w miejscu pozostającym pod kontrolą pracodawcy i przez niego wskazanym.

Ze zgoła odmienną sytuacją mamy do czynienia w przypadku wykonywania pracy zdalnej przez pracownika zagranicą. Ryzyka, które można zauważyć na pierwszy rzut oka, można podzielić na trzy płaszczyzny:

• rozliczenia podatkowe,
• podleganie pod właściwy system zabezpieczenia społecznego,
• warunki zatrudnienia.

Podatki

Jeżeli pracownik wykonuje prace poza granicami kraju, rodzi się pytanie, w jakim kraju podlega opodatkowaniu. W pierwszej kolejności należy ustalić miejsce rezydencji podatkowej pracownika. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych

Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

Osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce to osoba, która:

• posiada na terytorium kraju centrum interesów osobistych lub gospodarczych
• przebywa na terytorium kraju dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Podniesienia zatem wymaga, że krótkookresowe wykonywanie pracy zdalnej za granicą, które nie wpływają na związki pracownika z Polską, nie powinno rodzić konsekwencji na tle podatkowym. Mieć na względzie jednak należy, że Polska jest stroną 91 umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jeżeli pracownik świadczy pracę zdalną zagranicą, w państwie, z którym Polska ma zawartą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, należy zapoznać się z postanowieniami umowy i na tej podstawie ustalać kwestie związane opodatkowaniem dochodów uzyskanych przez pracownika.

Jeżeli dochody pracownika, który wykonuje pracę zdalną podlegają opodatkowaniu w państwie wykonywania pracy – pracodawca nie powinien pobierać zaliczek na podatek dochodowy, chyba że wniosek taki złoży pracownik.

System zabezpieczeń społecznych

W danym czasie można być objętym wyłącznie przepisami jednego kraju w zakresie systemu zabezpieczeń społecznych. Oznacza to, że składki opłaca się także wyłącznie w jednym kraju. Decyzję o tym, pod jaki system zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba podejmują instytucje zabezpieczenia społecznego, na podstawie przepisów prawa. Nikt nie może wybrać samodzielnie systemu zabezpieczeń społecznych, pod jaki ma podlegać.

W ustaleniu właściwego systemu zabezpieczeń społecznych w krajach UE, Islandii, Lichtensteinu, Norwegii oraz Szwajcarii pomocnym jest sięgnięcie do przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Zasadą, wynikającą z wyżej wskazanego rozporządzenia jest to, że pracownik podlega pod system zabezpieczeń społecznych w tym państwie, w którym praca jest wykonywana. Jeżeli zatem pracownik wykonuje prace, co prawda dla polskiego pracodawcy, ale w formie zdalnej, za granicą to zgodnie z tą zasadą wątpliwym może być, że w tym czasie podlegać będzie pod krajowy system zabezpieczeń społecznych.

W wypadku, w którym pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w innym państwie, pracodawca powinien przestać dokonywać płatności składek w ramach polskiego systemu, a powinien zarejestrować się jako płatnik w systemie państwa, w którym pracownik świadczy prace zdalnie.

Innym, nasuwającym się rozwiązaniem jest zawarcie umowy o przejęciu obowiązków płatnika składek, o której mowa w art. 21 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Pracodawca może także rozważyć wystąpienie do instytucji systemu zabezpieczeń społecznych o wydanie zaświadczenia A1, potwierdzającego, że pracownik podlega pod polski system ubezpieczeń społecznych. W przypadku, w którym natomiast z danego stanu faktycznego wynikać będzie, że pracownik powinien podlegać pod zagraniczny system zabezpieczeń społecznych, to możliwym jest także wystąpienie do ZUS z wnioskiem o zawarcie z zagraniczną instytucją zabezpieczeń społecznych tzw. porozumienia wyjątkowego – które określi pod jaki system zabezpieczeń społecznych, w drodze wyjątku, pracownik będzie podlegać.

Warunki zatrudnienia

Praca zdalna wykonywana za granicą może też rodzić dodatkowe obowiązki pracodawcy wobec pracownika, w zakresie zapewnienia mu odpowiednich warunków zatrudnienia. Pracodawcy, którzy wcześniej nie przewidywali, że jego pracownicy mogą wykonywać pracę za granicą, rzadko w umowach o pracę wybierali prawo, które będzie dla danej umowy właściwe.

Co wiąże się z powyższym?

Jeżeli pracownik wykonuje pracę za granicą, to istnieje ryzyko, że praca ta podlegać będzie pod przepisy państwa, którym jest ona wykonywana. W takiej sytuacji pracodawca zobowiązany będzie do zapewnienia pracownikowi warunków pracy zgodnych z przepisami prawa obowiązującego w miejscu faktycznego wykonywania pracy.

Podsumowanie

Workation, jakkolwiek niezwykle atrakcyjne dla pracowników, może rodzić wiele komplikacji oraz dodatkowe obowiązki po stronie pracodawcy. Pracodawca powinien zatem zastanowić się i dokonać analizy, czy powinien zezwalać pracownikom na wykonywanie pracy zdalnej poza granicami kraju.

Odwołując się do proponowanych przez ustawodawcę zmian w Kodeksie pracy, które mają uregulować pracę zdalną, podkreślić należy, że zgodnie z projektem praca zdalna ma być wykonywana przez pracownika w miejscu przez niego wskazanym i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Uzgodnienie to może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Ponadto pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową. W przypadku braku u danego pracodawcy zakładowej organizacji związkowej, zasady te określone powinny zostać w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Brak określenia tych zasad w regulaminie spowoduje, że zasady te pracodawca będzie mógł określić w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.