W życiu każdego człowieka są momenty, kiedy praca nie jest najważniejsza. Nie oznacza to jednak, że trzeba z tego powodu wykorzystywać dni wolne, które każdemu przysługują w ograniczonej ilości. W takiej sytuacji można wykorzystać urlop okolicznościowy, którego zasady określone zostały w Kodeksie Pracy. Jest to rodzaj dni wolnych od pracy, które przysługują każdej osobie zatrudnionej na umowę o pracę. Jakie są ograniczenia urlopu okolicznościowego? Jakie warunki trzeba spełnić i z jakiej okazji przysługują nam te specjalne dni?
Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy może zostać przydzielony pracownikowi w czterech, bardzo szczególnych sytuacjach:
- urodzenia się dziecka,
- ślubu pracownika,
- ślubu dziecka pracownika,
- śmierci bliskiej osoby.
Warunkiem otrzymania tego rodzaju wolnego, poza posiadaniem umowy o pracę, jest złożenie odpowiednich dokumentów. W przypadku urodzenia się dziecka jest to odpis aktu urodzenia, jeśli jest to ślub – odpisu aktu zawarcia małżeństwa, a w ostatniej sytuacji – odpis aktu zgonu. O urlopie pracownik powinien poinformować wcześniej, jednak wiadomo, że nie zawsze jest to możliwe – w takiej sytuacji należy dostarczyć pracodawcy potrzebne dokumenty najszybciej jak to możliwe.
Ile dni urlopu okolicznościowego?
Istnieją jednak ograniczenia w przyznawaniu tego rodzaju urlopu. W przypadku kiedy to pracownik bierze ślub, przysługują mu dwa dni urlopu okolicznościowego, które może wykorzystać także przed ślubem, by dopełnić wszelkich formalności. Tyle samo dni urlopowych przysługuje zatrudnionemu na umowę o pracę, także w przypadku narodzin dziecka lub śmierci bliskiej osoby (małżonka, dziecka, rodziców – w tym także macochy lub ojczyma). Co ważne, nawet jeśli pracownik jest rozwiedziony, przysługują mu dni urlopowe w wypadku śmierci teścia lub teściowej. Dodatkowe dwie doby urlopu opiekuńczego przysługują również pracownikowi na każde dziecko poniżej 14 roku życia, jednak nie jest to rodzaj urlopu okolicznościowego.
Jeden dzień wolnego przysługuje z okazji ślubu dziecka pracownika lub w przypadku śmierci innych krewnych (rodzeństwa, dziadków, teściów lub innych osób, które pozostają pod opieką i na utrzymaniu pracownika). Należy pamiętać, że na ślub innych krewnych (np. brata lub siostry) urlop okolicznościowy nie przysługuje, tak samo jak nie przysługuje w wypadku śmierci osób z dalszej rodziny (prababci, wujka, ciotki).
Jeśli z jakichś powodów do ślubu nie dojdzie, pracownik nie uzyska urlopu okolicznościowego, a jeśli dni zostały już wcześniej wykorzystane, będą liczyły się jako urlop wypoczynkowy. Inną rzeczą, o której warto wspomnieć, jest to, że niewykorzystany urlop nie będzie się sumował z urlopem na następny rok.
Instrukcja rozliczania urlopu okolicznościowego
Urlop okolicznościowy rozlicza się podobnie do urlopu wypoczynkowego, jednak należy pamiętać o istotnych różnicach. Wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego zawiera: wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek funkcyjny i „stażowe”, o wysokości, jaka należy się zatrudnionemu za miesiąc, w którym z tego urlopu skorzystał. Zmienić mogą się jedynie składniki wynagrodzenia, takie jak: prowizje, premie czy nagrody, ale tylko i wyłącznie z tego miesiąca, na który przypadło zwolnienie.
Należy jednak wspomnieć, że nie wszystko uwzględnia się podczas rozliczania urlopu okolicznościowego, do takich rzeczy należą między innymi:
- ekwiwalenty pieniężne oraz wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
- odprawy pieniężne,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy spowodowany chorobą,
- gratyfikacje jubileuszowe,
- jednorazowe wypłaty za wykonanie zadania lub szczególne osiągnięcia,
- wynagrodzenia i odszkodowania w przypadku rozwiązania umowy.
Jak najszybciej wyliczyć prawidłową stawkę za urlop okolicznościowy?
Oto 4 kroki, które musisz wykonać, by zrobić to poprawnie:
- Ustalić dokładnie składniki wynagrodzenia stałego, określone w stawce miesięcznej, która przysługuje pracownikowi za miesiąc, w którym wykorzystuje urlop.
- Ustalić składniki wynagrodzenia zmiennego, tak samo jak w poprzednim punkcie, tylko za miesiąc, w którym wypada urlop.
- Wynagrodzenie stałe należy podzielić przez liczbę godzin, które pracownik powinien wyrobić w danym miesiącu, a wynagrodzenie zmienne, przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin.
- Następnie oba wyniki należy zsumować i pomnożyć przez liczbę godzin, jakie wypadają pracownikowi podczas urlopu okolicznościowego, zgodnie z harmonogramem.
Są sytuacje, kiedy urlop okolicznościowy jest niezbędny i po prostu nam przysługuje. Należy mieć tego świadomość i jeśli zachodzi taka sytuacja, nie można sobie pozwolić na niewykorzystanie takiej możliwości.
