Szkolenia biznesowe – Dlaczego warto szkolić pracowników?

Szkolenia stanowią codzienność w wielu firmach. Są formą pewnego rodzaju inwestycji w przedsiębiorstwo. Ciągły rozwój wymaga uaktualniania wiedzy, co umożliwiają właśnie szkolenia. Zmiany zachodzące na rynku pracy wręcz wymuszają konieczność ciągłego doszkalania. Z jednej strony pracodawca zapewniając pracownikom szkolenia pozwala na ich ciągły rozwój i tym samym swojej firmy. Z drugiej strony pracownik uaktualniając swoją wiedzę, lub zdobywając nową, poniekąd stabilizuje swoją pozycję w pracy, jako ekspert w danej dziedzinie lub zwiększa swoje szanse na znalezienie satysfakcjonującej posady.

Szkolenia ogólnie można podzielić na:

• otwarte, w którym udział jest dobrowolny i każdy może w nim uczestniczyć;
• zamknięte – przeznaczone dla konkretnych przedsiębiorstw, w których brać udział mogą wyłącznie pracownicy danej firmy;
• twarde – koncentrują się na przekazaniu konkretnej, specjalistycznej wiedzy;
• miękkie – istotny jest rozwój indywidualnych kompetencji człowieka, a nie pozyskiwana wiedza.

Człowiek uczy się przez całe życie, jednak z biegiem lat zmienia się forma zdobywania wiedzy. Najogólniej edukację dzieli się na formalną, pozaformalną i nieformalną (incydentalną). Szkolenia biznesowe należą do tej drugiej kategorii.

Edukacja pozaformalna jest kształceniem uzupełniającym, dobrowolnym i często nakierowana na podnoszenie kwalifikacji. Tutaj nie obowiązuje stały, narzucony odgórnie program, w którym każdy musi uczestniczyć, zastępują go indywidualne lub grupowe cele, dominują potrzeby edukacyjne konkretnych grup docelowych, do których jest kierowana. Kończy się zdobyciem certyfikatów i dyplomów potwierdzających zdobycie dodatkowych umiejętności i kwalifikacji. Do tej grupy, jak zostało już wcześniej wspomniane, należą wszelkiego rodzaju warsztaty, kursy, szkolenia (w tym biznesowe) itp.

Mimo, iż szkoleń biznesowych jest wiele, w różnej tematyce, w zależności od potrzeb danego przedsiębiorstwa, to w każdym istotny jest jeden nadrzędny element, jakim jest określenie celu. To właśnie on pomoże w ustaleniu jakie dokładnie tematy mają zostać omówione podczas szkolenia. Dzięki niemu tworzy się cały plan szkolenia dopasowany indywidualnie do uczestników. Kolejnym elementem wspólnym każdego szkolenia jest wybrana grupa osób, która w określonym czasie odbędzie szkolenie pod kierownictwem wykwalifikowanych trenerów przekazujących im swoją wiedzę i wnioski z różnych doświadczeń. Ostatnim elementem wspólnym jest ewaluacja, która pozwoli ustalić jak przekazana wiedza została przyswojona i będzie wykorzystywana w codziennej pracy.

Dlaczego warto szkolić pracowników?

W każdej firmie jednym z najważniejszych ogniw są pracownicy. To ich zaangażowane w pracę jest elementarnym czynnikiem sukcesu przedsiębiorstwa na rynku, a przede wszystkim generowania zysków. Na całą kadrę składają się osoby z różną wiedzą i doświadczeniem, jednak bez względu na to należy inwestować w ich rozwój, czyli poniekąd też w rozwój firmy.

Jakie są więc najczęstsze powody szkolenia pracowników?

Po analizie różnych wyników badań można wyróżnić kilka powodów, dla których organizowanie szkoleń dla pracowników jest opłacalne dla obu stron.

1. Podnoszenie kwalifikacji, wiedza i efektywność to para idealna

Wiedza ulega wciąż nowym aktualizacjom, ponieważ według ekspertów przedawnia się już po dwóch latach. Odświeżając już zdobytą można w prosty sposób przełożyć to na lepsze wykonywanie pracy. Znając nowe rozwiązania pracownik w szybszy i efektywniejszy sposób będzie w stanie wykonać powierzone mu zadania. Zmniejsza się ryzyko błędów, co nie tylko oszczędza czas, który trzeba poświęcić na korekty, ale także fundusze związane z eksploatacją dodatkowego czasu, nowych materiałów czy narzędzi.

2. Przewaga nad konkurencją, dominacja na rynku

Wprowadzanie wciąż nowych rozwiązań, które pojawiają się na rynku w bardzo szybkim tempie nie jest łatwe. Warto jednak próbować nadążać za wszelkimi innowacjami. Nowe metody czy techniki znacznie wpływają na postęp technologiczny firmy. Oferując wykorzystanie nowszych, bardziej opłacalnych rozwiązań niż konkurencja zapewnia większe zainteresowanie wśród potencjalnych klientów firmy, co finalnie może doprowadzić do wzrostu ich liczby na niekorzyść tych, który nie zdecydowali się na wprowadzanie zmian.

3. Lepsza komunikacja wewnątrz i na zewnątrz firmy, czyli lepszy kontakt pracowników między sobą i z klientami

Szkolenia często wiążą się z wyjazdami, zatem mogą także pełnić funkcję wyjazdu integracyjnego. Spowoduje to lepsze poznanie się pracowników, a co za tym idzie, polepszą się ich relacje. Dobrze zgrany zespół potrafi lepiej się komunikować, co przekłada się na efektywność w wykonywaniu powierzonych zadań. Ponad to rozwój kompetencji miękkich związanych z komunikacją zmniejsza ryzyko wystąpienia konfliktów, co bezpośrednio wypływa na atmosferę w pracy. Milej i efektywniej pracuje się w zgranym, koleżeńskim zespole.

Odpowiednie kompetencje komunikacyjne pomagają także w kontakcie z klientami. Warto wiedzieć jak dobrze rozmawiać z ludźmi, ponieważ może okazać się to pomocne w przekonaniu do firmy, do skorzystania z jej usług. Dzięki temu zwiększy się popyt na usługi przedsiębiorstwa a to przełoży się na generowanie zysków.

4. Szkolenie jako forma nagrody, motywacja do lepszej pracy

Każdy pracownik chce być doceniany przez przełożonych. Nie zawsze musi to mieć formę materialną w postaci np. premii. Szkolenie jako nagroda także pozytywnie oddziałuje na podwładnego, ponieważ dzięki temu może zdobywać nową wiedzę i umiejętności, co w przyszłości może przyczynić się do np. awansu. Doceniony pracownik ma większą motywacje do pracy, a także stara się jeszcze lepiej wykonywać swoje obowiązki by w przyszłości znów zostać wyróżnionym.

5. Większa identyfikacja z firmą, czyli dla wspólnego dobra

Jeśli pracodawca realnie jest zaangażowany w szkolenia swoich pracowników to oni bardziej utożsamiają się z firmą. Korzyści są obopólne. Pracownicy mogą się rozwijać, czują się docenieni, ważni, widzą sens swojej pracy jednocześnie upewniając się, że nie inwestuje się w pracowników, których chce się zwolnić, dlatego są pewni swojego stanowiska w organizacji. Pracodawcy mają sprawdzonego, doświadczonego pracownika, który jeszcze lepiej wykonuje swoja pracę, ponieważ wie, że jego wysiłki nie idą na marne. Ma to także wpływ na obniżenie kosztów, ponieważ o wiele tańszym i rozsądniejszym wyjściem jest przeszkolenie obecnego pracownika z wybranych dziedzin niż rekrutacja nowego, którego trzeba będzie przeszkolić kompleksowo.

Dlaczego warto się szkolić?

Wielu pracowników uważa, że nie potrzebuje szkoleń, ponieważ na wiedzę na wystarczająco wysokim poziome, aby wykonywać swoje obowiązki. Jednak czy to podejście jest na pewno słuszne?

Szkolenia pozwalają na poszerzenie swojej dotychczasowej wiedzy czy kwalifikacji, a to może mieć bardzo pozytywne skutki w przyszłości. Doskonaląc swoje umiejętności można podejmować wciąż nowe wyzwania, szef widząc zaangażowanie finalnie może oznajmić awans na wyższe stanowisko. Dzięki temu umacnia się także pozycję eksperta w danej dziedzinie w firmie, a przecież najlepszymi szkoleniowcem nowych pracowników jest osoba
z długoletnim stażem pracy.

Wzrasta wartość pracownika, ponieważ pracodawca musi pokryć często ogromne koszty związane z wysłaniem pracowników na szkolenie więc Ci po odbyciu go zwiększają wartość firmy, ponieważ wzrasta liczba wykwalifikowanych osób.

Szkolenia to także dobra okazja do poznawania nowych osób z firmy lub ogólnie z branży. Może to ostatecznie zaowocować współpracą, która przyniesie korzyści dla każdej ze stron.

Zwiększa się także atrakcyjność na rynku pracy. Nie zawsze pracuje się przez całe życie w jednej firmie. Mając w swoim CV kilka szkoleń na wysokim poziomie można o wiele łatwiej znaleźć nową pracę w tej samej branży lub, kto wie, w całkiem innej, ponieważ potencjalny pracodawca zauważy chęci do poszerzania wiedzy.

Najczęstsza tematyka szkoleń

Szkolenia należy dobierać pod względem zapotrzebowania w danej firmie. Najlepiej, aby każde było dedykowane pod konkretne przedsiębiorstwo lub, jeśli program szkolenia już istnieje, było modyfikowane. W ten sposób będzie ono idealnie dopasowane do uczestników, których zaangażowanie jest kluczowe dla sukcesu przeprowadzanego szkolenia.

Firmy oferują bogaty wachlarz szkoleń do wyboru. Jest to spowodowane tym, że same nie zatrudniają na stałe trenerów lecz dopasowują ich pod względem tematyki. W zależności od specyfikacji firmy zapotrzebowanie na dane szkolenia może ulegać zmianie, jednak pewne szkolenia są uniwersalne dla każdej branży. Nie można wymienić i opisać wszystkich, ale warto przyjrzeć się tym poniekąd najbardziej popularnym.

1. Komunikacja – w organizacji, zespole (w tym wielokulturowym), jak i z klientami.

Komunikacja szef – pracownik bywa kłopotliwa dla obu stron. Najważniejsze to odpowiednio przekazywać komunikaty aby być dobrze zrozumiałym. Może na to wpływać wiele czynników, jak np. ton głosu czy gestykulacja. Wzajemne odpowiednie zrozumienie wzajemnych intencji pozwoli uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, a rozmowa szefa z pracownikiem nie będzie musiała być niezręcznym obowiązkiem.

Ważne, aby potrafić się dogadać, pozwala to na utrzymywanie dobrej i bezkonfliktowej pracy, co przyczynia się na efektywność w pracy. Zgrany zespół ma ogromne znaczenie przy wykonywaniu nie tylko projektów grupowych, ale także indywidualnych. W pierwszym przypadku uczestnicy w łatwy sposób będą potrafili się dogadać i wspólnie wypracować najlepszy efekt do powierzonego im zadania. W drugim, w razie potrzeby, ktoś może posłużyć pomocą, podsunąć nowy pomysł lub wskazać ewentualne błędy. Taki zespół będzie osiągał lepsze efekty na czym skorzysta cała firma.

Szkolenia z komunikacji w zespole wielokulturowym pozwalają lepiej poznać kulturę współpracowników, a co za tym idzie, lepiej zrozumieć ich samych, ich postępowanie, system pracy, wartości i wiele innych aspektów, które różnią się od dobrze już znanych naszych standardów. Dzięki temu otwieramy się na nowe, często nieznane, kultury. W ten sposób można uczyć się od siebie nawzajem i wprowadzać nowe rozwiązania w własnej pracy.

Klienci funkcjonują w każdej branży, bez nich nie byłoby zapotrzebowania na konkretne usługi oferowane przez poszczególne przedsiębiorstwa. Aby przekonać ich do skorzystania z danej oferty trzeba wiedzieć jak z nimi rozmawiać. Komunikacja wpływa także na obecnych klientów, ponieważ odpowiednio wykorzystywana może pomóc w razie różnych przeciwności. Informowanie się musi odbywać się obustronnie w odpowiedni sposób aby każda ze stron była usatysfakcjonowana współpracą.

2. Kompetencje menadżerskie

Każda firma potrzebuje kadry menedżerskiej, która zajmie się kierowaniem pracownikami na niższym i średnim szczeblu. Jest to grupa, która najczęściej odbywa różnego rodzaju szkolenia. Koniecznością są te z zarządzania zespołem, motywowaniem go, a także związane z szeroko rozumianą biurokracją. Menedżerowie muszą być kompleksowo wyszkoleni z delegowania zadań, ponieważ muszą przydzielać je w zależności od kompetencji swoich pracowników. Zły przydział może spowodować nieodpowiednie wykonanie zadania, a co za tym idzie przyczynić się do dodatkowej pracy nad poprawą błędów. Kadra kierownicza powinna także dobrze radzić sobie z kryzysami w zespole czy konfliktami, gdyż tylko odpowiednio szybka reakcja może zapobiec sporom czy nieprzyjemnym sytuacjom lub zakończyć je. Menedżerowie potrzebują też wiedzy o umiejętnym dobieraniu zespołów, bo tylko wiedząc kto ma jaką wiedzę z jakim zadaniem radzi sobie najlepiej może stworzyć zespół składający się z wystarczającej ilości osób z odpowiednimi kwalifikacjami do pracy nad określonym projektem.

3. Obsługa klienta

Jest po części związana z komunikacją, lecz dotyczy głównie diagnozowania i rozumienia potrzeb klienta. Dzięki temu łatwiej będzie dopasować ofertę pod indywidualne potrzeby każdego z nich. Dobre rozpoznanie potrzeb i odpowiednia ich realizacja gwarantują zadowolenie z usług, przez co buduje się baza klientów stałych a także nowych, często z polecenia usatysfakcjonowanych dotychczasowych, którzy opiniując jakość dają najlepsze świadectwo rzetelności i solidności firmy.

Ocena efektywności szkolenia

Każde szkolenie powinno przynosić jakieś efekty. Należy odpowiednio monitorować wykorzystywanie zdobytej wiedzy. Najpopularniejsze są 3 sposoby oceny efektywności szkoleń, a to który będzie wykorzystany zależy wyłącznie od przełożonego.

Pierwszym z nich jest zorganizowanie indywidualnych rozmów lub zebrania wszystkich pracowników, którzy brali udział w szkoleniu. Dzięki temu szef otrzyma komunikat zwrotny o tym jakie wrażenia wywołało dane szkolenie, jakie informacje zostały dokładnie przekazane i w jakiej formie, co dany pracownik wyciągnął z niego dla siebie i jak zamierza zdobytą wiedze wykorzystać w codziennym wykonywaniu obowiązków. Takie podejście pokaże zarówno zaangażowanie pracownika w uczestnictwo w szkoleniu co pozwoli ocenić pracodawcy czy dana osoba wyniosła z niego wiedze potrzebna do wykonywania swojej pracy. Podwładny natomiast zobaczy zaangażowanie szefa w to, żeby dowiedzieć czy szkolenia są na odpowiednim poziomie co zaowocuje większym docenianiem oferty najbliższych szkoleń.

Drugim sposobem jest zwykła obserwacja. Nie chodzi tylko o podpatrywanie pracownika jak wykorzystuje wiedzę, ale także o monitorowanie czy efektywność pracy się zwiększyła oraz czy dzięki temu przedsiębiorstwo osiąga wyższe przychody. Nie jest to może idealny sposób na ocenę efektywności, ponieważ relacja uczestnika daje pełniejszy obraz przebiegu szkolenia, jednak jest dość często stosowany. Może to być spowodowane różnymi czynnikami, takimi jak np. zbyt duża liczba uczestników szkolenia, przez co rozmowa z każdym zajęłaby zbyt dużo czasu, a od większej liczby osób mógłby nie otrzymać dokładniejszych informacji.

Trzecią formą, która coraz częściej jest praktykowana, jest bezpośredni kontakt z trenerem prowadzącym szkolenia. Dzięki temu przedsiębiorca otrzyma wiadomości z bezpośredniego źródła. Dowie się jak jego zespół był zaangażowany w szkolenie, jakie dokładnie treści zostały przekazane, ale też w jaki sposób. Szkoleniowiec w takim wypadku dzieli się spostrzeżeniami na temat pracy grupy, efektami wykonywanych zadań, jeśli takie miały miejsce i wieloma innymi informacjami, które są istotne dla pytającego.

Szkolenia nie muszą być tylko przykrym obowiązkiem

Odpowiednie zaangażowanie, pozytywne nastawienie a nawet zwykła ciekawość mogą spowodować, że okaże się bardzo efektywnym i pomocnym narzędziem ułatwiającym codzienne funkcjonowanie w pracy. Ze szkoleń można wyciągnąć wiele, jeśli tylko się chce i wie jak to później wykorzystać. Oczywiście są szkolenia ciekawe i te mniej, jednak nie wszystko musi wszystkich interesować. Istotne jest wybranie czegoś idealnego dla siebie, co może zaowocować pozytywnymi zmianami w przyszłości zarówno tej dalszej i tej bliższej. Najważniejszy jest samorozwój, warto w niego zainwestować, a zyski będą większe niż można się spodziewać.