Księgowość najczęściej kojarzona jest zarówno z trudnym i czasochłonnym zadaniem, jak i stertą dokumentów oraz zawiłościami podatkowymi. Mogłoby się wydawać, że regularne zmiany przepisów nie zachęcają do samodzielnego prowadzenia rachunkowości, jednak coraz więcej osób decyduje się właśnie na taki sposób dbania o swoją działalność.
Księgowość jest elementem składowym rachunkowości, która wymaga wiedzy i ciągłego jej poszerzania o częste zmiany w przepisach podatkowych. To dziedzina odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, katalogowanie i analizę faktur, a także współpracę z Urzędem Skarbowym, czy innymi instytucjami. Codziennością pracy księgowych jest księgowanie faktur, wysyłanie deklaracji do Urzędu Skarbowego, przygotowywanie raportów, sprawozdań oraz analiz finansowych. Dodatkowo sporządzają oni deklarację ubezpieczeniowe i zgłaszają lub wyrejestrowują pracowników w ZUS.
Księgowość można podzielić na dwa typy:
- Uproszczona – odnosi się do ryczałtu ewidencjonowanego, karty podatkowej, a także podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Umożliwia proste rozliczanie działalności bez zbędnych kosztów.
- Pełna – odnosi się do szczegółowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, w których zapisane są wszystkie finanse danego przedsiębiorstwa. Ten rodzaj księgowości pozwala na pełną analizę wszystkich informacji dotyczących firmy.
Czy samodzielne prowadzenie księgowości jest możliwe?
Obecnie w Polsce, prowadzenie księgowości nie wymaga specjalistycznych kursów, czy ukończenia studiów, jednak należy pamiętać, że ta dziedzina wymaga sporej wiedzy, którą regularnie trzeba poszerzać. Tak więc samodzielna księgowość jest możliwa, a decyzja o takim postępowaniu (mimo iż nie należy do łatwych) powinna być podjęta jeszcze przed rejestracją firmy, ponieważ wypełniając formularz CEIDG-1 należy pozostawić puste pole (odnoszące się do sposobu prowadzenia rachunkowości). Takie postępowanie będzie oznaczało samodzielne prowadzenie dokumentacji.
Kiedy najlepiej jest samemu prowadzić księgowość?
Samodzielna księgowość ma swoje zalety. To przede wszystkim oszczędność comiesięcznych kosztów zawiązanych z opłaceniem księgowego lub biura rachunkowego. Dodatkowo znajomość wszystkich dokumentów zwiększa świadomość o własnej firmie i przyczynia się do większej kontroli dotyczącej zarówno przychodów, jak i kosztów. Co więcej, takie rozwiązanie daje również możliwość lepszej znajomości przepisów, co przekłada się na przewagę nad konkurencją. Samodzielnie prowadzona księgowość, to także kwestie bezpieczeństwa dotyczące finansów i pełna poufność.
Warto pamiętać, że systemy księgowe i popularne programy do wystawiania faktur są bardzo pomocne w rozrachunkach. Odpowiednie ustawienia będą przypominać o zbliżających się terminach i obowiązkach z nich wynikających. Samodzielna księgowość najczęściej ma zastosowanie w jednoosobowych działalnościach gospodarczych.
Księgowość małej firmy krok po kroku
Wiele osób zastanawia się, jak prowadzić księgowość. Wbrew pozorom nie jest to bardzo skomplikowane. Jednak warto pamiętać o kilku aspektach: priorytetem będzie systematyczność oraz przejrzystość dokumentów. Pozwoli to w szybkim czasie ustalić wszystkie nieopłacone w terminie faktury przez klientów, co w przypadku jednoosobowej działalności ma kluczowe znaczenie. Dodatkowo ułatwi weryfikację dokumentów dotyczących np. zaliczek i ich odpłatności. Systematyczność przełoży się na brak zaległości i dochowanie wszystkich obowiązujących terminów. To również dobry sposób na uniknięcie błędów.
Każdy przedsiębiorca powinien mieć program księgowy, bez którego prowadzenie dokumentacji będzie uciążliwe i bardzo ryzykowne. Powinien on być jasny i prosty w obsłudze, a także profesjonalny i intuicyjny. Odpowiednie dostosowane narzędzie znacząco ograniczy rolę przedsiębiorcy i sprowadzi ją jedynie do wprowadzenia lub wystawiania faktur. Program poprowadzi księgi i ewidencję, wygeneruje deklarację podatkową oraz obliczy kwoty podatków, które należy uiścić. Dodatkowo wyliczy wysokość składek ZUS.
Do prowadzenia samodzielnej księgowości najczęściej jest wykorzystywana KPiR – księga przychodów i rozchodów. To właśnie w niej ujmuje się wszystkie zyski firmy, wydatki oraz koszty poniesione z tytułu prowadzenia działalności.
Prowadząc samodzielną księgowość, należy pamiętać o dochowaniu odgórnie ustalonych terminów oraz stałej kontroli nad finansami. Ważne jest systematyczne sporządzanie odpowiednich dokumentów, do których zalicza się:
- odpowiednie przechowywanie w określonym terminie księgi przychodów i rozchodów,
- złożenie deklaracji VAT,
- wysyłanie do Urzędu Skarbowego pliku JPK,
- odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,
- opłacenie składek do ZUS-u,
- odprowadzenie podatku do Urzędu Skarbowego.
Dodatkowo należy pamiętać, że wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od końca roku podatkowego (nie od daty dokumentu), w którym minął termin zapłaty podatku dochodowego. Forma ich archiwizowania jest dowolna, mogą to być dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej.
Obowiązki przedsiębiorcy zależą również od wybranego przez niego rodzaju opodatkowania.
Samodzielne prowadzenie księgowości początkowo może wydawać się zawiłe i skomplikowane. W rzeczywistości nie jest to trudne, jednak wymaga odpowiedniej wiedzy i przygotowania. Dodatkowo ma wiele korzyści nie tylko finansowych. Dobierając odpowiedni program księgowy, prawidłowe prowadzenie dokumentacji będzie o wiele prostsze. Samodzielna księgowość to zadanie, któremu przy odpowiednim zaangażowaniu sprosta każdy przedsiębiorca nawet ten początkujący.
