Media społecznościowe

Wyszukiwarka

Biznes

Programy przydatne w prowadzeniu firmy

Prowadząc własną firmę warto korzystać z dostępnych, praktycznych rozwiązań systemowych ułatwiających zarządzanie firmą i codzienną pracę z dokumentami, zespołem czy własnym marketingiem. W sieci dostępnych jest wiele programów dedykowanych dla małych, średnich i dużych firm, których instalacją warto zainteresować się ze względu na własną wygodę i lepszą organizację pracy. Jakie programy przydadzą się w prowadzeniu firmy? Sprawdź kilka najciekawszych propozycji. 

Program do fakturowania

Ranking praktycznych rozwiązań dla firm zaczynamy od programu, bez którego wystawianie faktur i dokumentów sprzedaży będzie dość uciążliwe. Choć można oczywiście korzystać z pomocy księgowego, który zajmie się rozliczaniem wszystkich dokumentów, możliwość wystawienia faktur z poziomu łatwego w obsłudze programu i przesyłania ich do księgowego oraz bezpośrednio do klienta/kontrahenta daje dużą swobodę pracy w firmie. Do obsługi programów takich jak Melpe nie potrzeba biegłej znajomości zagadnień z zakresu księgowości i rachunkowości ani doświadczenia w pracy z innymi programami. Cały system jest intuicyjny, dopasowany do potrzeb małych i średnich firm, a twórcy programów dbają o to, by przedsiębiorcy mieli dostęp do ich zespołu technicznego służącego pomocą na każdym etapie korzystania z programu. 

Jakie możliwości otwierają programy do fakturowania? Przede wszystkim wystawianie faktur i dokumentów sprzedażowych, weryfikowanie kontrahentów na białej liście podatników VAT, przygotowywanie plików JPK dla wystawionych faktur, kontrolowanie należności i zaległych dokumentów czy tworzenie bazy danych klientów i kontrahentów, dla których wystawiane są faktury. Wiele programów wyposażono dodatkowo w systemy CRM służące do zarządzania pracą działu sprzedaży – to kolejne ułatwienie, z którym skutecznie zaplanujesz działania sprzedażowe i marketingowe, oszacujesz szanse sprzedaży i zorganizujesz czas pracy swoich specjalistów. 

Tworzenie i organizacja dokumentów

Pakiet Microsoft Office to w firmie właściwie podstawa. Trudno operować na jakichkolwiek tabelkach czy tworzyć dokumenty nie mając dostępu do Worda czy Excela. Microsoft udostępnia rozwiązania biznesowe z rozszerzonymi pakietami programów przydatnych przy prowadzeniu firmy i umożlwiających instalację programów na wielu komputerach. Darmowe odpowiedniki pakietu Microsoft, choć równie praktyczne, mogą stwarzać pewne problemy przy przesyłaniu plików do osób trzecich mających dostęp do innego programu – przesunięte teksty, zmiany czcionek, błędy wyświetlania to tylko niektóre z problemów mniej profesjonalnych programów. Jeśli dbasz o wizerunek swojej firmy, postaw na sprawdzone rozwiązania. 

Komunikacja w firmie

Tradycyjna poczta internetowa to ważny element pracy firmy, ale do codziennego porozumiewania się pracowników warto wybrać także sprawny komunikator i narzędzie do prowadzenia telekonferencji. Wśród najpopularniejszych i najwygodniejszych rozwiązań trzeba wymienić tu narzędzia takie jak Slack oraz Skype for Business, z którymi zaplanujesz wydarzenia, przygotujesz konferencje, wymienisz pliki i zapewnisz stałą komunikację dla swojego zespołu. 

Wybierając komunikator dla firmy należy zawsze zwróć uwagę na możliwości, jakie daje bezpłatna i płatna wersja programu. Wiele z nich ma w wersji darmowej pewne ograniczenia i jeśli komunikacja w firmie będzie przebiegała dość intensywnie, starsze wiadomości i pliki nie będą archiwizowane i może zdarzyć się, że zgubisz ważne informacje, zanim zdążysz do nich dotrzeć. 

Źródło: https://slack.com/intl/en-pl/

Organizacja projektów i list

Współdzielenie kalendarza na firmowej poczcie może być dobrym, ale nie całkowicie niezawodnym rozwiązaniem. Jeśli Twój zespół pracuje na wielu projektach lub zwyczajnie lubisz dobrze zorganizowaną listę zadań, zleceń i notatek, narzędzia takie jak Trello będą niezastąpione. Udostępniaj listy i tablice swoim pracownikom, przypisuj do konkretnych zleceń członków zespołu, których zlecenie dotyczy i pilnuj terminów realizacji projektów na bieżąco. Nawet małe firmy mogą skorzystać na wprowadzeniu takiego narzędzia już w początkowych fazach swojej działalności i rozwijaniu sposobów korzystania niego wraz z rozwojem firmy. Listy zadań można organizować także z narzędziem Microsoft TO DO współpracującym z pakietem Office i rozwiązaniami Microsoft. 

Wartym uwagi, rozbudowanym programem do organizacji czasu pracy będzie również Todoist. Współdzielony pomiędzy pracownikami kalendarz pozwala na szybkie dodawanie i porządkowanie zadań, ustawianie cyklicznych terminów, dodawanie opisów, komentarzy i pod-zadań, organizację projektów z pomocą filtrów i etykiet, przypisywanie priorytetów, delegowanie zadań, wysyłanie powiadomień, śledzenie osiągnięć i wiele więcej. Todoist jest zintegrowany z narzędziami takimi jak kalendarz Google, Slackiem, Flockiem, Mailbirdem, Sparkiem, Dyskiem Google, Dropboxem, a nawet asystentem Google Home i Amazon Alexa. Wszystko, czego potrzeba do sprawnej organizacji pracy w jednym, prostym narzędziu. 

Koordynację pracy zespołu umożliwia także Asana – program stworzony z myślą o zarządzaniu zespołami pracującymi zdalnie. Bez problemu zajmiesz się tu organizacją projektów, ustalaniem priorytetów dla zadań, tworzeniem kalendarzy projektów, ustalaniem celów, przygotowywaniem list, przypisywaniem pracowników do zadań i kontrolowaniem dynamiki pracy całego zespołu. 

Pakiet Google G Suite

Kompleksowy pakiet usług przygotowany przez Google z myślą o sprawnej pracy w firmie może z powodzeniem zastąpić przynajmniej kilka z wymienionych wcześniej narzędzi i stanowić jeden centralny punkt zarządzania wszystkimi zadaniami realizowanymi w Twojej firmie. W ramach pakietu G Suite otrzymujesz programy do komunikacji (Gmail, Kalendarz, Google Chat, Google Meet), tworzenia dokumentów (pliki tekstowe, arkusze, formularze, prezentacje, witryny, notatki Google Keep), współdzielenia i wyszukiwania plików (Google Drive i Google Cloud Search) oraz zarządzania danymi i urządzeniami (konsola administracyjna, archiwizacja Vault, zarządzanie urządzeniami mobilnymi, statystyki Work Insights). Korzystając z abonamentowego dostępu do pakietu Google zyskujesz wiele rozwiązań połączonych w jeden, sprawnie pracujący system. 

Źródło: chrome://apps/

Program antywirusowy

Chcesz prowadzić swoją firmę sprawnie i bezpiecznie? Dobry program antywirusowy to podstawa polityki bezpieczeństwa informacji. Korzystanie z internetu ściąga na komputery wiele potencjalnych zagrożeń, a w przypadku firm operujących na co dzień wrażliwymi danymi, ryzyko związane z zainfekowaniem komputerów złośliwym oprogramowaniem jest o wiele wyższe, niż koszt zainstalowania dobrego programu antywirusowego. Zabezpiecz wszystkie urządzenia – nie tylko komputery, ale i urządzenia mobilne, z których Twoi pracownicy mogą korzystać podczas wykonywania swoich poleceń. Wybierz antywirus dla firm, a nie darmowy program zapewniający jedynie pozorne bezpieczeństwo sieci. 

Podstawowe programu dla firmy

Programy niezbędne do prowadzenia firmy będą zależały w dużej mierze od charakteru jej działalności. Firmy marketingowe będą wymagały narzędzi reklamowych czy graficznych, podczas gdy firmy działające w branży budowlanej nie podziałają bez dostępu do programów inżynierskich. Zacznij od podstaw takich jak program do fakturowania, klient pocztowy, pakiet Office i sprawnego komunikatora, a resztę dopasuj do swoich potrzeb i pamiętaj – wszystkie firmy działają dziś na komputerach. Warto wykorzystać możliwości technologii, zamiast męczyć się ograniczeniami, jakie wprowadza nieuporządkowanie dokumentów i brak utartych schematów działania. 

Kliknij aby skomentować

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Sprawdź również

Marketing internetowy

Prowadząc sklep internetowy i przygotowując podstrony kolejnych produktów, trzeba zadbać nie tylko o ich zdjęcia, poprawnie wyświetlającą się cenę czy dostępność rozmiarów. O ile...

Księgowość

Ustawa z 1 września 2019 roku wprowadziła elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT nazywany białą listą podatników. Wraz z jej wprowadzeniem przedsiębiorcy zyskali możliwość odszukania...

Marketing internetowy

Kolejność wyników, jakie pokazuje wyszukiwarka Google po wpisaniu przez użytkownika określonego hasła czy zapytania, jest ustalana na podstawie algorytmów. Nikt poza Google nie zna...

Domeny, hosting

Wybór hostingu dla tworzonej strony internetowej będzie kluczowy, jeśli chcemy żeby wszystko działało sprawnie. Dobry i szybki hosting gwarantuje, że strona będzie wczytywała się...