Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą powinien być świadomy finansów swojej firmy. Przychody, dochody oraz koszty muszą być dokładnie i skrupulatnie dokumentowane. W jaki sposób najlepiej oraz najwydajniej katalogować swoje wydatki? I czym tak właściwie są koszty w firmie? Po zapoznaniu się z poniższymi wskazówkami dowiesz się, co można, a czego nie powinno się wrzucać w firmowe koszty. Warto bowiem pamiętać, że Urząd Skarbowy ma prawo, by skontrolować cel wydatków.
Czym są koszty w firmie?
Koszty w firmie to nic innego jak środki finansowe przeznaczane na utrzymanie działalności. Przedsiębiorca wykorzystuje je, aby zapewnić firmie płynność finansową umożliwianą przez osiąganie przychodu. Dane nakłady pieniężne są wykorzystywane w miesiącu, kwartale czy też roku podatkowym na wyprodukowanie danego produktu lub danej usługi, które następnie sprzeda, osiągając zysk.
Nie od dziś wiadomo, że wrzucanie jak największej ilości wydatków w koszty oznacza mniejszy podatek dochodowy do uiszczenia na koniec roku fiskalnego. Nie wszystko jednak można uwzględniać w kosztach.
Jak dokumentować wydatki?
Wszystkie wydatki powinny być dokumentowane, katalogowane i archiwizowane w formie faktur VAT, rachunków, dokumentów celnych oraz paragonów. Odpowiednie przechowywanie ich jest niezwykle ważne ze względu na możliwość kontroli finansów poprzez urzędników US. Tak zwana księga przychodów i rozchodów stanowi dowód wszelkich inwestycji, wydatków i kosztów, potrzebnych do utrzymania i rozwijania firmy.
Poprawne prowadzenie ewidencji pozwala na utrzymywanie dokumentacji w porządku, a także umożliwia szybkie rozeznanie się w finansach danej działalności. Zamieszczane w KPiR mogą być tylko i wyłącznie koszty zgodne z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy przy tym pamiętać, że umieszczanie w koszty prowadzenia działalności wydatków niezwiązanych z nią jest niezgodne z prawem. Warto zatem ostrożnie analizować każdy wrzucany tam wydatek, gdyż w przeciwnym wypadku może się to obrócić przeciwko przedsiębiorcy.
Dokumentując dany wydatek w księdze, trzeba wziąć pod uwagę stałe informacje, do których należą: liczba porządkowa danej transakcji, data, numer danego dowodu księgowego, nazwa oraz adres kontrahenta. Są to podstawowe dane, które porządkują poszczególne wydatki i potwierdzają ich celowość. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak generować koszty w firmie jednoosobowej. Najważniejsze jest, aby z rozsądkiem i rozwagą podchodzić do każdego wydatku, a także drobiazgowo gromadzić oraz dokumentować wszystkie faktury i inne dowody poniesienia kosztów.
Pomysły na koszty w firmie
Koszty zawarte w księdze przychodów i rozchodów nie mogą być przypadkowe, nie mogą także stanowić wydatków prywatnych. Zatem co można wrzucić w koszty firmy?
Podstawowy podział kosztów w firmie rozróżnią koszty stałe i koszty zmienne. Te pierwsze charakteryzuje to, że są one takie same bez względu na zwiększenie czy zmniejszenie produkcji. Należą do nich między innymi czynsz za wynajem przestrzeni biurowej/ hali produkcyjnej/ magazynu, ubezpieczenie maszyn i wszelkiego sprzętu czy pensje dla pracowników administracyjnych.
Koszty zmienne natomiast w dużej mierze zależą od tego, ile i jak duży towar jest produkowany. Oznacza to więc, że im więcej produktów jest wytwarzanych, tym koszty utrzymania całego procesu wzrastają, na równi z zyskami, rzecz jasna. Zalicza się do nich chociażby koszty za nabycie surowców potrzebnych do produkcji towaru, a także wszelkie materiały niezbędne do ich wykonania oraz wynagrodzenia finansowe dla wszystkich pracowników.
Niejeden przedsiębiorca głowił się nad pomysłem na koszty w firmie. Co więc jeszcze może zostać wrzucone w koszty? Z pewnością wszelkie opłaty wynikające z prowadzenia biura. Media, czyli prąd, woda, gaz, internet – to podstawowe opłaty. Jeśli działalność jest jednoosobowa i prowadzona z prywatnego domu, można obliczyć powierzchnię przeznaczoną na pracę i odliczyć proporcjonalną część od rachunków domowych. Uargumentowanym kosztem jest również zakup wyposażenia takiego jak meble: fotel, biurko, szafka, lampa, a także sprzęt potrzebny do prowadzenia firmy np.
- laptop lub komputer,
- telefon,
- drukarka,
- skaner.
Koszty mogą także obejmować specjalne oprogramowania, bez których dana branża się nie obejdzie. Dotyczy to także programów antywirusowych czy służących do prowadzenia księgowości i wystawiania faktur.
Również akcesoria spełniają warunki określone w ustawie dotyczące zagadnienia jakim jest generowanie kosztów w firmie. Oznacza to, że zakup artykułów technicznych typu długopisy, teczki, ołówki, tusze do drukarki ryzy papieru jest jak najbardziej akceptowalny.
Jeśli firma zatrudnia więcej niż jednego pracownika i oprócz wynagrodzenia w formie pensji oferuje również tak zwane benefity np. karty na siłownię, obiady pracownicze, pakiety medyczne czy wyjazdy integracyjne lub spotkania biznesowe – to je również może odliczyć w rachunkowości. Wszelkie materiały edukacyjno-szkoleniowe także stanowią podstawę do wrzucenia w koszty.
Nie można także zapomnieć o kosztach transportu w postaci paliwa czy pojazdu wziętego w leasing.
