Outsourcing księgowości to usługa polegająca na oddaniu spraw księgowych firmy w ręce doświadczonego biura rachunkowego, które w ramach swoich działań zajmie się prowadzeniem ksiąg, rejestrów VAT, rozliczeniami, fakturami i wieloma innymi sprawami związanymi z księgowością firmy. Decyzję o wykorzystaniu outsourcingu podejmuje coraz częściej wiele małych i średnich firm, a także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które nie chcą podejmować osobiście ciężaru obsługi księgowości. Jakie usługi mieszczą się w zakresie outsourcingu księgowości, ile kosztuje taka obsługa i kiedy warto się na nią zdecydować?
Zakres usług w outsourcingu księgowości – na jaką pomoc może liczyć firma?
Księgowość jest jednym z najważniejszych prawnych wymogów prowadzenia własnej firmy. Wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg, przygotowywanie deklaracji czy rozliczanie pracowników stanowią ważny element codziennego działania firmy, ale mogą zajmować wiele czasu, który firma mogłaby poświęcić na rozwój, zwiększanie zasięgu i osiąganie celów biznesowych. W większych firmach problem rozwiązuje zatrudnienie księgowej lub zespołu kadrowo-płacowego, jednak w mniejszych przedsiębiorstwach utrzymanie dodatkowego pracownika może okazać się nieopłacalne. Niższe koszty i szeroki zakres oferowanych usług to najważniejsze z aspektów przemawiających na korzyść outsourcingu księgowości. Jakie działania może wykonać w imieniu firmy biuro rachunkowe?
- Prowadzenie ksiąg,
- Prowadzenie rejestrów VAT,
- Przygotowywanie deklaracji VAT, CIT, PCC,
- Wyliczanie zobowiązań CIT,
- Przygotowanie raportów i sprawozdań finansowych,
- Przygotowywanie dokumentów rejestracyjnych,
- Wystawianie faktur i dokumentów sprzedażowych,
- Weryfikowanie zaksięgowanych płatności, kosztów, przychodów i rozchodów,
- Windykacja należności,
Biura rachunkowe oferują też pełne wsparcie podczas kontroli podatkowej, co skutkuje reprezentowaniem klienta przez biuro rachunkowe przed organami podatkowymi i kontrolnymi. Biuro może dodatkowo zapewnić firmie wsparcie w trakcie audytów, gwarantując pełny dostęp do ksiąg rachunkowych i dokumentacji firmy niezbędny w ramach prowadzonego audytu. Dla ułatwienia współpracy z biurem rachunkowym polecane jest korzystanie ze sprawdzonych programów do fakturowania i księgowania – jeśli firma nie korzysta z żadnego, biuro rachunkowe może wesprzeć w jego wyborze i konfiguracji w celu efektywniejszej współpracy.
Co zyskujesz korzystając z outsourcingu księgowości?
Wybierając outsourcing przede wszystkim odciążasz własne obowiązki, przekazując opiekę nad dopilnowaniem dokumentacji w ręce bardziej doświadczonych specjalistów. Wielu przedsiębiorców zakładających własną działalność nie ma wiedzy i wykształcenia w zakresie księgowości, przez co wszystkiego uczy się na bieżąco i często na własnych błędach. Outsourcing pomaga uniknąć wielu problemów, jednocześnie dając szansę na skupienie się na głównym obszarze działalności firmy w 100%.
Ważnym celem przekazywania księgowości na ręce biura rachunkowego jest dla wielu firm szansa zmniejszenia kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników, zapewnianiem im powierzchni biurowych, sprzętu i oprogramowania oraz pełnej opieki. Chcąc zatrudnić księgową należy liczyć się z koniecznością zapewnienia jej pełnego wynagrodzenia, znalezieniem zastępstwa w razie choroby czy zwolnienia się oraz zachowaniem odpowiedzialności za działania pracownika podlegającego pod firmę. W przypadku biur rachunkowych to one, jako firma zewnętrzna, ponoszą odpowiedzialność za popełnione błędy czy niedotrzymane terminy. Argument ten można rozszerzyć dalej o brak konieczności ponoszenia odpowiedzialności i podejmowania ryzyka związanego z realizacją zadań wymagających specjalistycznej wiedzy.
Przedsiębiorca, który otwiera po raz pierwszy biznes i nie posiada wiedzy oraz doświadczenia w prowadzeniu księgowości może popełniać wiele błędów przez własną niewiedzę czy niepełne informacje znalezione w zakresie danego zagadnienia, podczas gdy biuro rachunkowe obsługują specjaliści bazujący na swojej profesjonalnej, wieloletniej wiedzy i działalności w branży.
Ile kosztuje outsourcing księgowości w biurze rachunkowym?
Jedną z najważniejszych zalet korzystania z outsourcingu księgowości było ograniczenie kosztów potrzebnych na utrzymanie pracownika wewnątrz firmy. Jak duże będą jednak te oszczędności w praktyce? Wiele zależy tu od zakresu oferowanych usług i ilości dokumentów kosztowych obsługiwanych w przeciągu miesiąca przez biuro rachunkowe dla danej firmy, ale w większości przypadków kwota obsługi nie przekracza od 100-300 zł miesięcznie. Co więcej, outsourcing to ogromna oszczędność czasu, który samodzielny przedsiębiorca musiałby poświęcić na naukę, doszkalanie się i prowadzenie własnej księgowości.
Outsourcing księgowości daje poczucie spokoju i pewności, że wszystkie sprawy formalne związane z prowadzeniem ksiąg, rozliczaniem faktur czy generowaniem deklaracji i dokumentów zostaną rozwiązane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nie ma obaw o braki kadrowe w związku z chorobami czy niedyspozycyjnością pojedynczych pracowników – biuro rachunkowe ma do dyspozycji wielu specjalistów, dbając o zachowanie ciągłości obsługi każdego klienta. Decyzja o przejściu na outsourcing może znacząco usprawnić działanie wielu obszarów Twojej firmy niezwiązanych bezpośrednio z oferowanym produktem lub usługą. Z perspektywy wielu firm jest to więc niezwykle korzystna oferta.
