Organizacja dnia pracy nabiera dzisiaj na znaczeniu. O ile jednak była ona potrzebna właściwie zawsze, o tyle pewien czas temu nie mieliśmy ku temu tak wielofunkcyjnych narzędzi, jakie mamy do dyspozycji dzisiaj. Jakie to narzędzia? Poniżej przedstawiamy kilka wybranych aplikacji wraz z ich najważniejszymi zaletami. Być może któraś z nich będzie właśnie tą, która wyjdzie naprzeciw Twoim oczekiwaniom. Dlaczego warto z nich korzystać?
Jak ważne są aplikacje wspomagające organizację dnia?
Zanim przekonasz się do takich oprogramowań, musisz wiedzieć, jakie korzyści Ci one przyniosą. Dzięki nim zyskasz większą kontrolę nad czasem, jaki rzeczywiście poświęcasz na poszczególne projekty, ułożysz wszystkie zadania w kolejności ich znaczenia i nie zapomnisz już o żadnym z nich dzięki stosownym przypomnieniom. Organizacja pracy ma znaczenie zwłaszcza w home office, gdzie aż roi się od rozpraszaczy, na których działanie jesteśmy wystawiani lub wręcz wpraszają się one, zupełnie niechciane. Przechodzimy zatem do rzeczy i przedstawiamy Ci aplikacje, które mogą Ci skutecznie pomóc w uporządkowaniu Twoich codziennych zadań.
Trello – najważniejsze funkcje
Trello jest wyjątkowo wygodnym i atrakcyjnym narzędziem. Umożliwia zapisanie na karcie następujących elementów:
- zadań na wygodnych kartach, na których możesz zawrzeć dodatkową informację z terminem realizacji,
- osobę, która ma się zająć zadaniem,
- dodatkowe checkboxy, obejmujące czynności, jakimi się trzeba zająć w ramach wykonywania elementu projektu,
- dodatkowe komentarze, jakie możesz wprowadzać na użytek własny lub w celu przekazania informacji współpracownikom.
Warto wspomnieć też o tym, że data wykonania zadania zaznaczona jest na polu zmieniającym kolor w miarę upływu czasu, jaki pozostał do zbliżającego się terminu, co również może pomóc Ci w rozplanowaniu kolejności zadań. Trello dostępne jest również w wersji na komórkę.
W darmowej wersji Trello możesz utworzyć maksymalnie do 10 tablic naraz, przy czym tablice dzielą się na 3 rubryki, obejmujące zadania do wykonania, zadania w trakcie realizacji oraz zadania wykonane.
Asana – rozbudowana aplikacja dla większych potrzeb
Jeśli potrzebujesz aplikacji o nieco większych możliwościach, wybierz Asanę. Ma ona więcej funkcji, co oznacza, że musisz jej poświęcić kilka dodatkowych chwil, by móc w pełni wykorzystać jej potencjał, lecz jeśli chcesz usprawnić swój biznes, to naprawdę warto. Co ma do zaoferowania Asana?
- Organizacja zadań w tzw. strukturze drzewa – dzięki temu możesz z łatwością rozpisać na podzadania nawet najbardziej złożone projekty, wraz z możliwością przydzielenia poszczególnych kart konkretnym osobom.
- Widok kalendarza – gdy masz już założony kalendarz w innej aplikacji, możesz go bezproblemowo połączyć z Asaną. Jest tak m.in. z Kalendarzem Google, o którym więcej powiemy w dalszej części tekstu. Dzięki temu masz zawsze przed sobą pełen harmonogram pracy i nie musisz wprowadzać wszystkich danych od nowa.
- Uporządkowanie maili – jeśli kontrolowanie skrzynki mailowej sprawia Ci kłopot, Asana również może tutaj pomóc. Jest ona w stanie przekształcić treść maila w kolejny punkt zadania, jaki możesz przydzielić do karty z projektem, co zaoszczędzi Ci czasu na przekopywanie się przez kolejne maile.
- Możliwość połączenia z aplikacją Toggl, odpowiedzialną za ewidencję czasu pracy.
Toggl – kontroluj swój czas
Obsługa aplikacji jest niezwykle prosta: wystarczy wpisać w nią wszelkie projekty, jakie masz do zrobienia, wraz z zadaniami, jakie w tym celu należy zrobić, po czym wciskasz jedynie start na początku dnia i stop, gdy kończysz pracę. Zaletą jest możliwość kontrolowania czasu poświęconego na poszczególne zadania, jakim możesz nadać dokładnie określoną nazwę. Aplikacja generuje raporty, dzięki którym w każdej chwili możesz sprawdzić, ile czasu zajęły Ci poszczególne kroki z całego projektu, lub ile zajął on w całości. Możesz też w ten sposób kontrolować czas pracy innych członków personelu. Jest to doskonałe narzędzie, dzięki któremu dokładnie zaplanujesz czas, jaki możesz poświęcać na pracę przy poszczególnych zadaniach.
Google Calendar – wygoda i prostota
Jest to kalendarz internetowy, w którym, podobnie jak w papierowym, możesz wygodnie notować wszelkie niezbędne informacje, lecz ma on kilka cech, dzięki którym ma pewną przewagę. Oto one:
- ustawienie lub nawet rezygnacja z powiadomień (przydatne, gdy w ciągu dnia masz ich zbyt wiele),
- oznaczanie wydarzeń kolorami dla porządku hierarchicznego,
- możliwość zachowania notatek dla siebie, lub udostępnienia ich innym,
- działa zarówno w trybie online, jak i offline,
- udzielanie użytkownikom informacji o pokrywaniu się z innym wpisem lub czasem innego wydarzenia, dzięki czemu unikasz nakładania się na siebie poszczególnych zadań i dublowania wpisów w notatkach.
Dlaczego jeszcze warto korzystać z narzędzi do organizacji czasu?
Aplikacje, jakie tutaj przedstawiliśmy, dadzą Ci szansę na znaczne zoptymalizowanie czasu dnia, co pozwoli Ci uporać się z zadaniami o wiele szybciej i mieć więcej czasu na inne sprawy. Może to dotyczyć również prywatnych spraw – notatek nie musisz nikomu udostępniać lub wręcz przeciwnie, możesz dzielić się nimi z bliskimi osobami, by móc wspólnie z nimi zaplanować określone działania. Pomagasz również chronić planetę, zmniejszając zużycie papieru na klasyczne kalendarze, karteczki i inne narzędzia do notatek.
