Prowadzenie własnej działalności gospodarczej lub zajmowanie się dokumentacją sprzedażową to bardzo ważne i wymagające niezwykłej skrupulatności zadania, które nie należą do najprostszych. Wszelki obrót towarami, usługami czy pomysłami należy udokumentować na fakturze, które muszą spełniać wymagania stawiane przed nimi w przepisach. Jest to bezwzględny warunek, pozwalający uniknąć sporo nerwów i niepotrzebnego stresu, zwłaszcza podczas audytów czy kontroli Urzędu Skarbowego. Jednak nawet dokładając największej staranności przy wypełnianiu obowiązków rozliczeniowo-księgowych możliwe jest wystąpienie błędów.
Co to jest faktura VAT?
W uniknięciu ewentualnych błędów pomocna okaże się znajomość pojęcia faktury i jej wymaganych elementów. Faktura VAT jest dokumentem, który potwierdza dokonanie transakcji sprzedaży i zakupu. Musi ona zostać wystawiona przez firmę będąca podatnikiem VAT w przypadku zawarcia umowy kupna lub sprzedaży z inną firmą. Dzięki nowoczesnym technologiom i rozwojowi zabezpieczeń sieciowych faktura może przybrać oprócz tradycyjnej papierowej formy – wersję elektroniczną.
Niezbędne elementy faktury
Wszystkie składowe dokumentu faktury VAT są opisane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Dzięki temu każdy przedsiębiorca, lub osoba odpowiedzialna za przygotowywanie tych dokumentów wie co musi się na nich znaleźć, a są to m.in.:
- numer, który pozwoli na identyfikację dokumentu (ważne jest zachowanie ciągłości numeracji);
- nazwy lub dane pozwalające na identyfikację stron transakcji;
- data wystawienia;
- data dokonania lub zakończenia usług lub dostawy towarów;
- numery NIP (sprzedawcy, jak i klienta);
- nazwę usługi lub towaru;
- miarę dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
- cenę netto;
- stawkę podatku;
- kwoty obniżek cen i rabatów;
- kwotę podatku;
- ogólną kwotę należności;
- określenie rodzaju dokumentu.
Spełnienie tych wymagań pozwoli na uniknięcie niektórych możliwych błędów przy wystawianiu faktury.
Najczęściej występujące błędy przy wystawianiu faktur
Sprawdźmy, jakie najczęściej błędy zostają popełnione podczas wystawiania faktur.
Brak właściwej numeracji
Jednym z błędów, które mogą pojawić się przy wystawianiu faktur jest błędna numeracja. Ustawa wyraźnie wskazuje, że faktura musi zawierać numer kolejny do poprzedzającej. Nie jest wymagane rozpoczęcie numeracji od konkretnego numeru, konieczne jest jednak zachowanie jej ciągłości. W uniknięciu błędów w numerowaniu pozwoli wprowadzenie kilku zasad:
- numeracja zawierająca stałą ilość znaków;
- zastosowanie wygodnego i przejrzystego schematu numerowania;
- prowadzenie osobnej numeracji dla różnych działów;
- blokada możliwości ręcznej zmiany numeru.
Brak właściwej daty
Częstym błędem jest także niewłaściwa data faktury lub jej całkowity brak. Przepisy jasno mówią o tym, że jest to obowiązkowy element dokumentu. W takiej sytuacji nadal spełnia ona wymogi dokumentu pozwalającego na odliczenie podatku. Jednak w celu zapewnienia działań zgodnych z prawem konieczne jest wystawienie noty korygującej (nazywanej także fakturą korygującą).
Brak informacji niezbędnych przy wystawieniu faktury
Pomimo dokładania najwyższej staranności może zdarzyć się, że zabraknie elementów, które są niezbędne przy wystawieniu faktury. Brak wymaganych informacji powoduje zaistnienie wady technicznej, którą można usunąć poprzez sporządzenie nowego dokumentu, lub w przypadku wcześniejszego wysłania faktury – wystawienie noty korygującej. Naprawa potencjalnych błędów pozwoli uniknąć nieprzyjemności w trakcie kontroli przeprowadzonej przez Urząd Skarbowy oraz da przedsiębiorcy prawo do odliczenia podatku VAT.
Jak uchronić się przed popełnieniem błędów?
Ciężko jest wskazać rozwiązania, które zapewnią całkowitą ochronę przed wystąpieniem błędów. Istnieje jednak kilka sposobów na ograniczenie ryzyka ich wystąpienia. Przede wszystkim konieczne jest zatrudnianie osób posiadających wykształcenie, umiejętności i kompetencje do wykonywania tej czynności. Osoby, które znają się na swoim fachu są cennymi pracownikami, którzy nie będą popełniać zbyt wielu błędów, i będą wiedzieli jak im zaradzić. Jednak nawet w sytuacji posiadania niezbędnego przygotowania mogą wystąpić komplikacje.
Konieczne jest zatem przeprowadzanie szkoleń, które pozwolą pracownikom podnieść swoje kompetencje oraz utrwalić ich wiedzę. Ponadto firma powinna posiadać opracowane procedury postępowania w razie wystąpienia błędów. Pozwoli to pracownikom na zachowanie spokoju i da im uczucie panowania nad sytuacją. Dobrym rozwiązaniem jest także zainwestowanie w program do wystawiania faktur. Pomoże on w ustandaryzowaniu i uproszczeniu przebiegu zadań,
Jak naprawić istniejące błędy?
Naprawa zaistniałych błędów jest konieczna, aby firmowa dokumentacja była spójna i nie niosła za sobą ryzyka wystąpienia kar.
Jednym ze sposobów zachowania w sytuacji błędu jest dołączenie do faktury oświadczenia, które zawiera dokładny opis zaistniałej sytuacji. Konieczne jest również zachowanie go w firmowej dokumentacji. W przypadku wystąpienia błędów warto także bezpośrednio skontaktować się z przypisanym Urzędem Skarbowym. Może pomóc on w znalezieniu rozwiązania, które zapewni spełnienie wszystkich niezbędnych wymagań.
Innym, wspominanym już elementem jest przygotowanie faktury korygującej, nazywanej także notą korygującą. Musi ona zawierać wyrażenie, które w jednoznaczny sposób wskaże korygujący charakter dokumentu. Korekta bezwzględnie musi zawierać kolejny, chronologiczny numer, datę i przyczynę wystawienia dokumentu.
Uniknięcie wystąpienia błędów jest niemalże niemożliwe. Warto jednak zdawać sobie sprawę w jaki sposób można je naprawić, a także jak zmniejszyć ryzyko ich pojawienia się.
