Reguły sprawozdawczości finansowej przedsiębiorstw, fundacji i innych podmiotów zobowiązanych do jej dokonywania mogą wydawać się skomplikowane. Kluczowym dla ich zrozumienia jest przyzwyczajenie się do powtarzającego się corocznie rytmu podsumowań i rozliczeń. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest rok obrotowy, kiedy się rozpoczyna, jak prawidłowo go zamknąć oraz w jaki sposób dokonać zmian w roku obrotowym.
Czym jest i kiedy rozpoczyna się rok obrotowy?
Pojęcie roku obrotowego zostało zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Jest to rok kalendarzowy lub inny to okres trwający 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych stosowany dla celów podatkowych. Jednostka może samodzielnie zdecydować, kiedy rozpoczyna się i kończy jej własny rok obrotowy, ponieważ wszystkie te właściwości i ewentualne zmiany roku obrotowego powinien określać statut lub umowa, na podstawie której tworzono spółkę. Niekiedy dla roku obrotowego używa się zamiennie określenia “rok podatkowy”.
Przyjmuje się, że właściwym jest kończenie roku obrotowego w okresie, kiedy pozycje sprawozdania finansowego trudne w wycenieniu (np. zapasy i należności), są stosunkowo małe. Ten sam przepis informuje, że jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, może połączyć księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.
Otwarcie nowych ksiąg rachunkowych
Art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, że księgi rachunkowe należy otworzyć w ciągu 15 dni od zaistnienia jednego z poniższych wydarzeń:
- rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym;
- rozpoczęcia każdego następnego roku obrotowego. W tym wypadku bilans otwarcia pokrywa się z bilansem zamknięcia poprzedniego okresu obrotowego;
- zmiany formy prawnej;
- wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki lub jednostek;
- rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Jak powinno wyglądać zamknięcie roku obrotowego?
Art. 24 ustawy o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców obowiązek prowadzenia ksiąg w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i bieżący. Księgi rachunkowe są uważane za prowadzone na bieżąco, jeśli podmiot sporządza zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca, informacje zawarte w tych dokumentach umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych a ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
W dniu kończącym dany rok obrotowy powinno dojść do wstępnego zamknięcia ksiąg podatkowych. Od tego momentu jednostka ma trzy miesiące na przygotowanie sprawozdania finansowego, które następnie zaprezentuje odpowiednim organom (wskazanym w statucie lub umowie spółki). Zakładając, że rok obrotowy danego podmiotu, pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ostatecznym terminem na sporządzenie wspomnianego sprawozdania jest 31 marca.
Do zatwierdzenia sprawozdania finansowego musi dojść w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. A zatem zazwyczaj wskazany w statucie organ ma na to czas do końca czerwca. Po zatwierdzeniu sprawozdania, przedsiębiorca ma jeszcze 15 dni na ostateczne zamknięcie ksiąg podatkowych, które przekreśli możliwość wprowadzania do nich jakichkolwiek nowych zmian. W przypadku ksiąg prowadzonych w formie elektronicznej, należy zablokować wszystkie opcje edytowania ich zapisów.
Czy można zmienić czas trwania roku obrotowego?
Ani ustawa o rachunkowości, ani ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zabraniają zmiany przyjętego roku obrotowego. Podstawą dla zmiany powinna być zmiana statutu podmiotu, w którym należy umieścić nowy okres rozliczeniowy. Zmiana statutu podlega następnie obowiązkowemu wpisowi do KRS. O zmianie należy także powiadomić właściwy miejscowo urząd skarbowy w terminie do 30 dni od dnia zakończenia ostatniego roku obrotowego.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości, do którego odnosiliśmy się już na początku tego artykułu, pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych wskazuje w art. 8 ust. 3, że nowy rok podatkowy rozpoczyna się wraz z pierwszym miesiącem następującym po zakończeniu poprzedniego roku podatkowego i trwa aż do końca roku podatkowego nowo przyjętego. Omawiany okres nie może być krótszy niż dwanaście i dłuższy niż dwadzieścia trzy kolejne miesiące kalendarzowe.
Spróbujmy opisać przykład takiej sytuacji. Załóżmy, że rok podatkowy przedsiębiorstwa X sp. z o.o. pokrywał się z rokiem kalendarzowym. W grudniu 2021 r. uprawnieni wspólnicy podjęli uchwałę o zmianie umowy spółki i postanowili, że odtąd rok obrotowy będzie rozpoczynał się 1 grudnia i kończył 30 listopada. Wskutek takiej decyzji przejściowy rok podatkowy trwa od 1 stycznia 2022 r. i zakończy się 30 listopada 2023 r. Następny zaś będzie trwać od 1 grudnia 2023 r. do 30 listopada 2024 r.
