Dieta krajowa to dodatek wypłacany przez pracodawcę pracownikowi, który swoje obowiązki wykonywał poza miejscem zamieszkania stałego lub czasowego pobytu. Przykładem delegacji może być wyjazd pracownika na szkolenie (własne bądź też doszkalanie pracowników w innym oddziale firmy), reprezentowanie zakładu pracy na forum wojewódzkim czy na targach branżowych.
Wlicza się do niej koszt wyżywienia, noclegu oraz dojazdu. Wysokość diety ustalana jest za pomocą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Jakie są warunki wypłacania diety?
Aby pracodawca mógł wypłacić dietę, podróż służbowa pracownika musi wynosić ponad 8 godzin na dobę. Jeśli wynosi 8-12 godzin, z tytułu podróży służbowej przysługuje pracownikowi 50% diety, jeśli zaś czas trwania to więcej niż dwanaście godzin, winien otrzymać cały dodatek.
Jeśli pracownik przebywa w podróży służbowej dłużej niż dobę, pracodawca winien wypłacić mu dodatek za każdą pełną dobę. W przypadku doby rozpoczętej, ale niepełnej sposoby wypłacania są dwa. Jeśli niepełna doba wynosi do 8 godzin, należy się za nią 50% stawki, jeśli zaś jest to więcej niż 8 godzin – 100%.
Dieta krajowa – ryczałt za noclegi
Jedną z kwestii wpływających na wysokość dodatku jest ryczałt za noclegi. Przysługuje on wtedy, gdy delegacja trwała więcej niż sześć godzin i odpoczynek odbywał się między 21.00 a 7.00. Warto zaznaczyć, że pracodawca może odmówić wypłacenia ryczałtu, jeśli nocleg był bezpłatny, odbywał się podczas podroży bądź też pracownik mógł wrócić do domu w ciągu dnia.
Dieta krajowa a posiłki
To przypadek, kiedy w rozliczeniu pojawią się potrącenia. Dieta krajowa obejmuje refundację zwiększonych kosztów wyżywienia, jednak może się zdarzyć, że w hotelu, w którym nocuje pracownik, w koszty noclegu wliczone jest śniadanie bądź też organizator konferencji, na którą delegowano pracownika, na zakończenie spotkania serwuje uczestnikom obiad. Te darmowe posiłki odliczane są od diety w następujących proporcjach: śniadanie – 25% diety, obiad – 50% diety, kolacja – 25% diety. Zawsze odliczamy je od pełnej diety.
Delegacja krajowa – dieta a dojazdy
Pracownik może udać się w delegację własnym pojazdem (autem lub motocyklem). Wówczas ryczałt za dojazdy oblicza się na podstawie przejechanych kilometrów zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym oraz rozporządzenia wydane na podstawie art. 34a tej ustawy.
Uwaga: jeśli pracownik wyjeżdża w delegację samochodem służbowym, dieta mu nie przysługuje.
A co z dojazdem środkami transportu publicznego? Na podstawie przedstawionych przez pracownika biletów lub faktur za bilety pracodawca może zwrócić całość kosztów podróży bądź też rozliczyć je w ten sposób, że za każdą rozpoczętą dobę podróży wypłaca pracownikowi ryczałt w wysokości 20% diety krajowej.
Ile wynosi dieta krajowa? Zmiana stawek
Od 2013 roku aż do połowy 2022 r. stawki diety krajowej pozostawały na takim samym poziomie. Natomiast 11 maja pojawił się projekt rozporządzenia zwiększający poziom stawek diety. Powinien wejść w życie pierwszego dnia miesiąca po opublikowaniu w Dzienniku Ustaw, czyli prawdopodobnie w II połowie tego roku. Według nowych zaleceń Ministra Rodziny i Polityki Społecznej
- dieta z tytułu podróży służbowej na terenie kraju będzie wynosić 38 zł (obecnie 30 zł),
- 20-procentowy ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 7,6 zł (obecnie 6 zł),
- 150-procentowy ryczałt za nocleg wyniesie 57 zł (obecnie 45 zł),
- zwrot udokumentowanych kosztów noclegu potwierdzonych rachunkiem będzie wynosić do 760 zł (obecnie 600 zł). Należy przy tym pamiętać, że wysokość kosztów jednej doby hotelowej nie może być wyższa niż dwudziestokrotność diety.
Do kiedy rozliczyć delegację krajową?
Delegację krajową winno się rozliczyć w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Pracownik powinien udokumentować wydatki poniesione z powodu podróży, noclegu i wyżywienia. Wówczas pracodawca może wyliczyć kwotę diety i wypłacić ją delegowanemu.
Kiedy należy się dieta krajowa? Przykłady
- Pan Michał w ramach obowiązków służbowych wyjechał na konferencję z Chełmna do Grudziądza. Wyruszył o godz. 8.40 własnym autem i wrócił o godz. 15.40. W tym przypadku nie rozliczamy diety krajowej, ponieważ podroż służbowa trwała poniżej ośmiu godzin.
- Pani Kinga wyjechała z Bydgoszczy do Gdańska, by wyszkolić nowy personel w nowo otwartej filii firmy. Skorzystała z dobrego połączenia kolejowego. Jej pobyt poza miejscem zamieszkania trwał łącznie 3 i pół doby. Nocowała w hotelu, który zapewniał śniadania. Jak rozliczyć dietę pracowniczki? Najpierw wyliczamy podstawę diety, czyli 3,5 x 38zł (według nowych stawek). Otrzymujemy kwotę 133 zł. Od wypłacanej kwoty należy odliczyć hotelowe śniadania. Pani Kinga skorzystała z 3 śniadań, a więc od kwoty 133 zł odejmujemy 25% (33,25 zł). Otrzymujemy sumę 99,75 zł. Do tej kwoty należy dodać ryczałt za 3 noclegi, czyli 3 x 57 zł. To kwota 171 zł. Suma 99,75 zł i 171 zł wynosi 270,75 i taką właśnie kwotę powinien wypłacić pani Kindze pracodawca.
