Czasami godziny spędzone w pracy wydają się niewystarczające, aby uporać się ze wszystkimi obowiązkami. Z kolei nadgodziny zabierają nasz prywatny czas, który powinien być spożytkowany w inny sposób. Dobra organizacja pracy nie tylko pozwoli wyeliminować czynniki, które wpływają na marnowanie czasu, ale przede wszystkim zapewni wydajność i efektywność w wykonywaniu obowiązków służbowych.
Dlaczego dobra organizacja czasu pracy jest ważna?
Organizacja czasu to ułożenie wszystkich zadań i obowiązków w odpowiedniej hierarchii w ramach codziennej pracy. Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie listy, która będzie zawierała wszystkie kluczowe sprawy, zadania czy projekty. Takie działanie przełoży się na efektywniejsze wykonywanie obowiązków, wydajność, dobrą organizację oraz systematyczność. Jednak dobre zaplanowanie dnia to również czas na dodatkowe zadania, rozwój osobisty oraz odpoczynek. Organizacja nie oznacza zapełnienie całego dnia obowiązkami czy zadaniami. Ułożenie listy ma na celu zyskać czas, który wcześniej gdzieś uciekał i tak naprawdę nie wiemy, gdzie i kiedy go traciliśmy. Głównym założeniem dobrej organizacji jest trzymanie się określonego planu i wyeliminowanie „rozpraszaczy”, które zabierały dużą ilość czasu.
Jak zarządzać swoim czasem pracy?
Planując swój dzień w pracy, należy skupić się na kilku kluczowych kwestiach. Odpowiednia organizacja to przede wszystkim:
Uporządkowanie miejsca pracy
Jeżeli na biurku lub w miejscu, w którym wykonujemy swoją pracę, panuje chaos, to trudniej wykonuje się swoje obowiązki. Najbliższa przestrzeń, która nas otacza podczas wykonywania zadań, jest kluczowa. Jeżeli króluje nieład, to nasze działania również będą bardziej chaotyczne. Najczęściej to ciągłe szukanie czegoś, co po pierwsze zabiera czas, a po drugie powoduje niepotrzebne nerwy i stres. Porządek w przestrzeni pracowniczej przełoży się na efektywniejsze działanie.
Stworzenie listy zadań
Odpowiednia organizacja jest niezwykle ważna. Przed przystąpieniem do pracy, warto stworzyć listę zadań, które należy wykonać. Taki spis może być planowany z dnia na dzień lub od razu na cały tydzień. Zadania można spisać w formie papierowej lub elektronicznej. Tutaj pomocne są dedykowane aplikacje do organizacji czasu.
Korzystanie z aplikacji
Aplikacje do organizacji czasu są niezwykle przydatne. Telefon zawsze mamy przy sobie, więc nie ma obawy, że zostawimy go w domu. Właśnie dlatego są świetną alternatywą dla notesów, papierowych kalendarzy czy planerów i przede wszystkim dla zapominalskich. Aplikacje są bardzo intuicyjne, ponadto mają przejrzysty interfejs i są niezwykle praktyczne. Logowanie do aplikacji odbywa się poprzez e-mail lub Facebook-a. Następnie należy dodać zadania. Co ważne, można je dowolnie grupować. Lista podzielona jest według dat, dzięki czemu można dokonać dowolnej modyfikacji.
Priorytety w pierwszej kolejności
Listę należy ułożyć tak, aby rozpocząć od najważniejszych zadań. Kluczowe jest uwzględnienie zbliżających się terminów oraz spraw ważnych dla przełożonych. Po wykonaniu pilnych zadań można ze spokojną głową zająć się kolejnymi. Hierarchia obowiązków jest niezwykle ważna, dlatego po uporaniu się z pilnymi zadaniami, warto przejść do tych trudnych czy wymagających. Poranek to czas, kiedy nasz umysł pracuje wydajniej, dlatego wykonanie skomplikowanych lub czasochłonnych zadań zajmie o wiele mniej czasu. Odkładanie ważnych spraw na później nie pozwoli skupić się na bieżących obowiązkach.
Telefon na bok
Jeżeli przystępujesz do wykonywania zadania, warto wyciszyć i odłożyć telefon na bok. Wszelkie powiadomienia będą działać rozpraszająco, powodując dekoncentrację. Dodatkowo odciągają nas od zadania, co wydłuża jego realizację.
Monitoruj postępy
Zarządzanie czasem oparte jest również o stałe monitorowanie. Ważne jest przestrzeganie określonych norm czasowych, które zostały wyznaczone na wykonanie zadania. Jeżeli zlecenie okaże się bardziej czasochłonne, niż początkowo zakładaliśmy, wówczas należy poprosić kogoś o pomoc bądź przesunąć inne mniej znaczące zadanie na inny termin.
Podzielność zadań
Jeżeli dane zadanie jest wymagające i bardzo czasochłonne, należy podzielić je na etapy. Takie działanie sprawi, że projekt nie będzie przytłaczający. Przechodzenie z jednego etapu do następnego będzie wiązało się z większą chęcią i satysfakcją. Dodatkowo pozwoli to dokładnie rozplanować czas na wykonanie projektu w terminie.
Przerwy w pracy również są ważne
Planując swoją organizację, koniecznie należy uwzględnić przerwy w pracy. To czas odpoczynku i regeneracji. Warto również wstać od biurka i „rozprostować kości”. Można w spokoju napić się kawy. Ważne, aby w tym czasie nie zajmować się niczym, co jest związane z wykonywaniem obowiązków służbowych.
Margines błędu
Planując organizację czasu, warto wziąć pod uwagę margines błędu. Nie należy rozpisywać zadań jedno po drugim, dobrze jest zachować pewną przestrzeń czasową na wypadek lekkiego opóźnienia. Takie działanie da nam komfort psychiczny i pozwoli pracować w pełnym skupieniu.
Umiejętność dobrej organizacji czasu to ważna kwestia w wykonywaniu codziennych obowiązków. Mowa tutaj nie tylko o pracy zawodowej, ale także życiu prywatnym. Odpowiednia hierarchia zadań wprowadzi ład i harmonię każdego dnia.
