Pracodawca zatrudniający nowego pracownika ma obowiązek zgłosić go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest to konieczne, gdy musi odprowadzać od jego wynagrodzenia składki. Warto pamiętać, że obecnie możliwe jest zgłoszenie pracownika do ZUS online. To bardzo wygodne rozwiązanie, które pozwala załatwić formalności szybko i bez zbędnych problemów.
Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS – co trzeba wiedzieć?
Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia emerytalnego oraz rentowego:
- siebie w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych lub spółki cywilnej,
- siebie w przypadku bycia wspólnikiem spółki komandytowej, jawnej lub partnerskiej,
- siebie, jeśli prowadzi jednoosobową spółkę z.o.o.
- pracowników,
- osoby wykonujące pracę nakładczą,
- pracowników zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innego umowy zawartej oświadczenie usług,
- osoby współpracujące w prowadzeniu działalności gospodarczej.
Taki obowiązek nie ma zastosowania w przypadku, gdy zleceniobiorcą jest uczeń szkoły gimnazjalnej, ponadgimnazjalnej, ponadpodstawowej lub student, który ma mniej niż 26 lat. W takich sytuacjach nie ma obowiązku płacenia za pracowników składek, a więc zgłoszenie pracownika do ZUS nie jest konieczne.
Z kolei do ubezpieczenia chorobowego należy zgłosić:
- pracowników,
- siebie w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lub bycia wspólnikiem w spółce cywilnej, ale wtedy ubezpieczenie jest dobrowolne,
- osoby pracujące na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług zgodnej z Kodeksem Cywilnym.
Zgłoszenie pracownika do ZUS — termin
Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, kiedy trzeba zgłosić pracownika do ZUS, aby spełnić wymagania stawiane przez przepisy prawa. Ma na to 7 dni od dnia, gdy pracownik rozpoczął pracę. Nie ma znaczenia, na jakiego rodzaju umowie jest zatrudniony. Jeśli 7 dzień wypada w dzień wolny, czyli weekend lub święto, to należy to zrobić w następny dzień pracujący.
Dane pracownika do zgłoszenia do ZUS – druki, potrzebne informacje
Zgłoszenie do ZUS pracownika musi się odbyć na konkretnym formularzu. W przypadku osób podlegających pełnemu ubezpieczeniu, czyli tych, od których wynagrodzenia trzeba odprowadzić składki społeczne oraz zdrowotne, jest to druk ZUS ZUA. Dane pracownika zgłaszanego tylko do ubezpieczenia zdrowotnego należy przesłać na formularzu ZUS ZZA. Pracownik musi potwierdzić prawdziwość danych zawartych w formularzu własnoręcznym podpisem. Nie jest to natomiast wymagane w przypadku osób na urlopie wychowawczym oraz w trakcie pobierania zasiłku macierzyńskiego.
Zgłoszenie nowego pracownika do ZUS – w jaki sposób przebiega?
Zgłoszenie pracownika do ZUS przez internet to zdecydowanie najwygodniejsze rozwiązanie. Można to zrobić przez program Płatnik lub za pomocą aplikacji ePłatnik na Platformie Usług Elektronicznych. Jest to opcja dostępna dla przedsiębiorców zatrudniających do 100 pracowników. W formularzach ZUS ZUA oraz ZUS ZZA należy podać kod zawodu.
W pierwszej kolejności należy się zarejestrować się na Platformie Usług Elektronicznych. Następnie należy wybrać opcję umożliwiająca zgłoszenie do ubezpieczenia pracownika. Niezbędne jest uzupełnienie danych identyfikacyjnych, dokładnego adresu oraz wszystkich innych informacji. Należy dokładnie sprawdzić, czy wszystkie informacje się zgadzają. Na samym końcu trzeba pobrać potwierdzenie dokonania takiego zgłoszenia.
Ile czasu na zgłoszenie pracownika do ZUS ma przedsiębiorca?
Jak już wiesz, przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić nowego pracownika w ciągu 7 dni od momentu powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Może jednak zdarzyć się, że pracodawca zapomni o tym. Musi w takim przypadku zrobić to jak najszybciej. Trzeba jednak mieć świadomość, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych może nałożyć na takiego przedsiębiorcę karę grzywny. Niezgłoszenie jest uważane za wykroczenie. Niekiedy, a w skrajnych przypadkach ZUS może także uznać takie opóźnienie za przestępstwo.
Zgłoszenie pracownika do ZUS przed rozpoczęciem pracy – co jeszcze trzeba wiedzieć?
Standardowo zgłoszenie pracownika do ZUS następuje, dopiero gdy podpisze on umowę oraz rozpocznie pracę. Jednak umowę można podpisać nawet miesiąc wcześniej. Jeśli nie ma umowy, to płatnik nie ma podstaw do tego, aby objąć go ubezpieczeniem. Jeśli doszło do zgłoszenia pracownika, a stosunek pracy nie został finalnie nawiązany, konieczne jest wyrejestrowanie takiej osoby. Trzeba to zrobić do tej samej daty, od której pracownik miał zostać ubezpieczony. Dokonuje się tego na druku ZWUA, a jako kod wyrejestrowania należy wpisać liczbę 600, czyli „inną przyczynę wyrejestrowania”.
Każdy pracodawca musi wiedzieć, kiedy oraz w jaki sposób zgłosić swoich pracowników do ubezpieczeń. Dzięki temu uniknie on wiele problemów.
