Faktura jest dokumentem, potwierdzającym sprzedaż towarów bądź zakres świadczonych usług, które zazwyczaj podlegają obowiązkowemu rozliczeniu VAT. Istnieją jednak sytuacje, w których stawka VAT nie jest naliczana. Kiedy ma to miejsce i kto może z tego skorzystać?
Czym jest faktura bez VAT?
Występują trzy sytuacje, w których faktura nie zawiera VAT-u:
1. Stawka VAT 0%.
Czynni podatnicy VAT mogą zastosować ten rodzaj stawki tylko w ściśle określonych przypadkach. Warto jednak pamiętać, że nadal jest to sprzedaż opodatkowana. Przedsiębiorca wystawiający dokumenty z 0% ma możliwość rozliczyć VAT od zakupów (może wnioskować o zwrot VAT-u).
Ściśle określone przypadki, w których można zastosować stawkę 0%, są opisane w ustawie o VAT. Dotyczy to eksportu towaru, WDT (wywóz towarów z Polski do jednego z krajów Unii Europejskiej), transportu międzynarodowego (poza granicę UE) oraz dostawie sprzętu komputerowego np. do placówek oświatowych.
2. Stawka „zw” – zwolniony z VAT.
Stawkę zwolniony z VAT stosują „nievatowcy”, czyli podmioty, które nie są czynnymi podatnikami VAT. Podatnicy mogą podlegać zwolnieniu przedmiotowo (określony rodzaj czynności) bądź podmiotowo (określone podmioty).
Zgodnie z art. 43 ustawy o VAT przedmiotowo zwolnione są m.in.: usługi pocztowe, profilaktyka opieki medycznej czy nauka języków obcych.
Zwolnienie podmiotowe dotyczy podatników, u których sprzedaż za rok poprzedni nie przekroczyła 200 tys. zł netto. W przypadku rozpoczęcia funkcjonowania firmy limit jest określany proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w danym roku podatkowym.
Przy sprzedaży zwolnionej z opodatkowania, nie ma możliwości rozliczenia VAT-u od zakupów.
3. Stawka „np” niepodlegające opodatkowaniu.
Stawka ta odnosi się do sprzedaży nieopodatkowanej w Polsce. Dotyczy o głównie eksportu usług, które są opodatkowane w kraju nabywcy. Z tej stawki najczęściej korzystają np. informatycy, graficy, czy programiści, którzy wykonują swoje usługi dla zagranicznych podmiotów. Stawkę „np” daje możliwość rozliczenia VAT-u od zakupów. Usługodawca może wnioskować o zwrot podatku w sytuacji, kiedy nie formułuje kwoty VAT do zapłaty.
Kiedy wystawia się fakturę bez VAT?
Według aktualnych przepisów podatnik może wystawić fakturę bez VAT, jednak nie ma takiego obowiązku. Wyjątek od tego stanowi sytuacja, kiedy nabywca zażąda jej sporządzenia. Musi to jednak nastąpić w terminie 3 miesięcy. Okres ten liczy się od końca miesiąca, w którym została wykonana usługa, towar został dostarczony bądź dokonano części lub całości zapłaty.
Ważne: w sytuacji, kiedy nabywca zażyczy sobie wystawienia dokumentu i poinformuje o tym fakcie w terminie 3 miesięcy (od końca miesiąca), w takim przypadku fakturę należy wystawić (na podstawienie danych Ministerstwa Finansów):
- „do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub otrzymanie zaliczki”,
- „w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – jeśli nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki”.
Jaki podatnik może wystawić taką fakturę?
Nie ma obowiązku wystawienia faktury w przypadku, kiedy:
- podatnik jest zwolniony z VAT, korzystając ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów), czyli przychody uzyskane w roku poprzednim nie przekroczyły 200 tys. zł,
- podatnik dokonuje sprzedaży zwolnionej z VAT, korzystając ze zwolnienia przedmiotowego. Przykład: świadczenie usług z zakresu nauki języków obcych.
Dodatkowo podatnik, który jest zwolniony z VAT, może dobrowolnie wystawić fakturę.
Reasumując: nie ma obowiązku każdorazowo wystawić fakturę bez VAT, jednak podatnik może to zrobić lub udokumentować sprzedaż rachunkiem. Konieczność sporządzenia stosownego dokumentu występuje w sytuacji, kiedy nabywca zażąda w odpowiednim terminie (3 do miesięcy od dostarczenia towaru, wykonania usługi lub wpłaty części bądź całości zapłaty) jego wystawienia.
Co powinna zawierać faktura bez VAT?
Przedsiębiorca, który wystawia fakturę bez VAT, musi na niej umieścić:
- kolejny numer faktury,
- datę wystawienia,
- imiona i nazwiska bądź nazwę podatnika i nabywcy,
- adres podatnika i nabywcy,
- nazwę towaru lub usługi,
- liczbę, miarę lub ilość towarów, w przypadku usług ich zakres lub opis,
- cenę jednostkową towaru bądź usługi,
- kwotę należności ogółem.
W miejscu odnoszącym się do stawki VAT zależy wpisać skrót 'zw’ (zwolniony z VAT).
W sytuacji, kiedy przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia VAT na podstawie limitu przychodów do 200 tys. zł, wówczas nie jest zobowiązany do podawania podstawy prawnej odnoszącej się do zastosowania „zw”.
Informacja o podstawie prawnej musi być umieszczona, w sytuacji, kiedy podatnik korzysta ze zwolnienia przedmiotowego (prowadzi sprzedaż zwolnioną z VAT).
Jak księguje się taką fakturę?
Każdy program do wystawiania faktur przewiduje możliwość ich utworzenia bez stawki VAT. Księgowanie przebiega w podobny sposób, zmienia się jedynie rodzaj stawki np. na 0%, „zw”, czy „np”. Kwota netto i brutto ma być taka sama. Dodatkowo podatnicy zwolnieni przedmiotowo (sprzedaż dotyczy tylko i wyłącznie czynności zwolnionych z VAT) i podmiotowo z VAT nie muszą wysyłać plików JPK_VAT.
Obowiązek ten dotyczy tych przedsiębiorców, którzy są przedmiotowo zwolnieni z VAT, ale prowadzą również sprzedaż opodatkowaną innymi stawkami.
Przepisy umożliwiają przedsiębiorcom spełniającym określone warunki wystawianie faktur bez VAT. Wcześniejsze zapisy zobowiązywały do potwierdzenia sprzedaży jedynie rachunkami. Aktualnie można wybrać sposób rozliczania się z nabywcą pomiędzy tymi dwoma dokumentami.
