Polski Kodeks pracy w sposób szczególny chroni prawo pracownika do odpoczynku. Nawet w przypadku rozwiązania stosunku pracy, pracodawca nie może zignorować faktu, że zatrudnionemu wciąż przysługuje niewykorzystany jeszcze urlop. Niekiedy strony dojdą do porozumienia, że urlop ten zostanie odebrany w czasie wypowiedzenia. W innych przypadkach pracodawca musi wypłacić stosowny ekwiwalent. Dowiedz się, jak najprościej go obliczyć.
Czym jest ekwiwalent za urlop?
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop to rozwiązanie prawne opisane w art. 171 Kodeksu pracy. Polega na tym, że pracownikowi wypłacana jest rekompensata pieniężna w zamian za dni wolne od pracy, do których miał prawo a których nie wykorzystał. Zasadą polskiego prawa pracy jest odbieranie urlopu w formie dni faktycznego odpoczynku, dlatego też zastąpienie ich ekwiwalentem pieniężnym jest możliwe w bardzo szczególnej sytuacji.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje wyłącznie w wypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W innych okolicznościach pracodawca musi po prostu zapewnić pracownikowi dni wolne i możliwość odpoczynku.
Warto nadmienić, że jeśli wygaśnięcie stosunku pracy nastąpi wskutek śmierci pracownika, ekwiwalent pieniężny będzie przysługiwał jego małżonkowi oraz innym osobom spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli nie ma takich osób, prawo do ekwiwalentu wchodzi w skład masy spadkowej po zmarłym pracowniku.
Ekwiwalent za należny urlop podlega takiej samej ochronie prawnej jak wynagrodzenie. Pracownik nie może więc zrzec się tego uprawnienia.
W jaki sposób wylicza się ekwiwalent za urlop?
Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w dacie rozwiązania stosunku pracy. W związku z tym wysokość ekwiwalentu obliczana jest na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło wypowiedzenie. To wynagrodzenie będzie podstawą także do obliczenia ekwiwalentu za urlopy należne w poprzednich latach pracy.
Szczegółowe zasady obliczania omawianego świadczenia zawiera Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Akt ten w paragrafie 19 konstytuuje współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu kalendarzowego.
By obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, musimy podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez przywołany współczynnik. W ten sposób uzyskamy wartość ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. Musimy podzielić go przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Wreszcie tę ostatnią wartość należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Współczynnik do ustalania ekwiwalentu – najważniejsze informacje
Zdajemy sobie sprawę, że w całym skomplikowanym wzorze przedstawionym powyżej współczynnik do ustalania ekwiwalentu może brzmieć najbardziej enigmatycznie. Oto, co powinieneś o nim wiedzieć:
- Współczynnik ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym;
- Sam współczynnik oblicza się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Otrzymaną w ten sposób liczbę należy podzielić przez 12, ponieważ rok posiada 12 miesięcy;
- Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w 2022 roku
Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla pracownika, który rozwiązał swój stosunek pracy w 2022 roku? Spróbujemy wytłumaczyć to na przykładzie. Tegoroczny współczynnik do ustalania ekwiwalentu wynosi 20,90. Załóżmy, że nasz pracownik pracował w przedsiębiorstwie na cały etat, ma zaległy tydzień urlopu a jego wynagrodzenie wynosiło dokładnie 4000 zł brutto.
Pierwszym krokiem będzie podzielenie 4000 zł przez 20,90, czyli ustalenie ekwiwalentu za jeden dzień – 191,39 zł. Następnie, dzieląc tę wartość przez osiem, musimy wyliczyć ekwiwalent za jedną godzinę pracy – 23,92 zł. Uzyskany wynik, mnożymy przez liczbę godzin, jaką pracownik przepracowałby w ciągu 7 dni, czyli 56. Działanie 56 razy 23,92 zł daje wynik 139,52 zł. To właśnie ekwiwalent, który należy wypłacić naszemu pracownikowi.
W jakim terminie powinien zostać wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Niestety ustawodawca nie sprecyzował, w jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent. Odpowiedź na ten dylemat została wypracowana przez doktrynę prawa. Uznaje się, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia, czyli tym samym dniu, w którym pracownik nabywa do niego prawo.
