Media społecznościowe

Wyszukiwarka

Biznes

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Two businesswomen sitting at the table and discussing online presentation in team with other people working in the background

Czujesz, że obieg dokumentów w Twojej firmie wymaga uporządkowania? Zastanawiasz się, jak go usprawnić? Zastanówmy się najpierw, z czego mogą wynikać Twoje problemy, a potem – jak je rozwiązać.

Jak wygląda obieg dokumentów w Twojej firmie?

Niniejszy artykuł czytasz prawdopodobnie z jednego z dwóch powodów.

W Twoim przedsiębiorstwie funkcjonuje (lub przeważa) tradycyjny obieg dokumentów. Praca z papierowymi dokumentami bywa żmudna, czasochłonna i chaotyczna. Czujesz, że najwyższy czas ją usprawnić. I zastanawiasz się, jak to zrobić.

Albo może być tak, że Twoja firma wykorzystuje już oprogramowanie workflow, ale jest ono albo przestarzałe, albo (w miarę rozwoju biznesu) przestało zaspokajać potrzeby biznesowe Twojej firmy.

Istnieje jeszcze trzeci wariant: robisz to z ciekawości. Sądzisz, że Twój obieg dokumentów w firmie funkcjonuje sprawnie i nie wymaga zmian. Zastanawiasz się jednak, czy nie mógłby działać efektywniej. Zatem być może zmiany są Ci jednak potrzebne.

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Zastanówmy się teraz, jak rozwiązać powyższe kwestie.

Jeśli w Twojej firmie nie wdrożono jeszcze żadnych rozwiązań IT do optymalizacji przepływu pracy, to diagnoza jest dość prosta: czas zastanowić się nad tym, czy to nie odpowiedni moment na taką decyzję.

Natomiast jeśli już korzystasz z systemu EOD, ale nie spełnia on potrzeb Twojej firmy, to może być to warunkowane kilkoma czynnikami.

Pierwszym z nich jest niewłaściwy dobór oprogramowania. To częsty problem w przypadku tzw. rozwiązań pudełkowych, oferujących gotowe schematy postępowania. Problemy w przypadku takich systemów zaczynają się w momencie, gdy w firmie przybywa zadań, a ich obsługa wymaga tworzenia nowych procesów lub przekształcenia już istniejących.

Warto pamiętać, że system elektronicznego obiegu dokumentów w firmie powinien rozwijać się wraz z nią.

Innymi czynnikami mogą być np. utrudniona integracja z systemami zewnętrznymi, trudności z przetwarzaniem dużej liczby dokumentów czy skomplikowany interfejs utrudniający pracę. Jeśli napotykasz te lub podobne problemy, to prawdopodobnie przyszedł czas na zmianę systemu.

Jaki powinien być dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów?

System powinien być przede wszystkim elastyczny. Rozwiązanie musi ewoluować razem z przedsiębiorstwem i pozwalać na natychmiastową rekonfigurację, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. Wśród kolejnych istotnych cech warto wyróżnić:

  • prostą i intuicyjną obsługę,
  • funkcjonalności automatyzujące i/lub znacząco przyspieszającej obieg dokumentów (np. technologia OCR),
  • możliwość integracji z innymi systemami,
  • możliwość procesowania dużej ilości dokumentów.

Warto zwrócić uwagę na platformy umożliwiające wprowadzanie zmiany w obiegach w czasie rzeczywistym.. Taka funkcja pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, daje również pewność, że niezależnie od tego, jak zmieni się Twoja firma – wybrany system będzie zmieniał się razem z nią i wspierał ją na każdym etapie.

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów to dziś standard w każdej firmie, której zależy na rozwoju oraz szybkim i sprawnym działaniu. Tylko w ten sposób organizacja może budować swoją konkurencyjność.

Kliknij aby skomentować

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Najnowsze

Marketing internetowy

Optymalizacja konwersji (CRO) to działania poprawiające doświadczenie użytkownika, które w założeniu mają doprowadzić do konwersji w obrębie witryny internetowej, czyli np. dokonania zakupu, pobrania...

Biznes

Decyzja o wynajmie biura musi być przemyślana i podyktowana ważnymi czynnikami. Zazwyczaj jest to postępowanie długoterminowe, stąd też warto uwzględnić kilka kluczowych aspektów. Ważny...

Biznes

Umowa na okres próbny jest najpopularniejszą formą zatrudnienia nowego pracownika. Pozwala zweryfikować zaangażowanie podwładnego oraz jego predyspozycje czy umiejętności. Charakteryzuje się krótkim okresem trwania,...

Biznes

Osoba, która decyduje się na założenie działalności gospodarczej, musi wybrać formę prawną własnej firmy. To kluczowa kwestia dla prowadzenia biznesu, sposobu rejestracji, kosztów prowadzenia...

Marketing internetowy

Biznes to nie tylko produkt czy usługa, ale przede wszystkim strategia, która pozwala na ich skuteczną promocję na rynku. Dlatego coraz więcej firm decyduje...

Biznes

Strategia marketingowa to spójny plan rozwoju przedsiębiorstwa oraz maksymalizacja zysków. Niewątpliwie stanowi fundamentalny dokument każdej organizacji, opisujący cechy, które posiada dana marka, jak również...

Sprawdź również

Księgowość

Jednym z dokumentów księgowych przedsiębiorstw jest nota obciążeniowa. Księgowanie noty obciążeniowej, uznaniowej lub obciążeniowo-uznaniowej pozwala między innymi na dokumentowanie nieopodatkowanych transakcji. Chociaż często możliwa...

IT

Czy wiesz, że jeśli reklamujesz swój biznes za pomocą portali społecznościowych, takich jak LinkedIn, Facebook, czy też Google, obowiązuje Cię od tego podatek? Do...

Księgowość

Nievatowcy, zwolnieni z obowiązku opodatkowania sprzedaży, mogą posługiwać się w rozliczeniach rachunkami lub wystawiać faktury sprzedażowe, w szczególności w ramach sprzedaży na rzecz firm...

Księgowość

Jednym z najważniejszych obowiązków każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą jest bieżące regulowanie zobowiązań finansowych wobec urzędu skarbowego. Jedną z podstawowych danin jest podatek dochodowy....

Topowe tematy

Marketing partyzancki | jednoosobowa działalność gospodarcza | zasady tworzenia stron internetowych | platformy e-commerce | cele reklamy | ranking hostingu | program do wystawiania faktur online | księgowość w małej firmie | kiedy wystawić fakturę | linki afiliacyjne | copywriter praca | rodzaje reklam linkedin | faktura proforma | faktura korygująca | Brand Hero | szkolenia motywacyjne