Bazy danych klientów są niezwykle cenne dla działu sprzedaży czy marketingu. Pozwalają na zgromadzenie kluczowych informacji na temat odbiorców w jednym miejscu, ponadto można je grupować w zależności od potrzeb. Odpowiednio skonstruowana baza danych pozwoli na utrzymanie stałego kontaktu z klientami, co przełoży się na silną więź z daną marką. To najprostsza droga do zwiększenia zysków poprzez lepszą sprzedaż. Tworzenie baz danych ma szczególne znaczenie w działaniach e-marketingowych.
Jakiego rodzaju dane klientów warto przechowywać i dlaczego?
Klienci to najważniejszy zasób każdej firmy. To właśnie na nich opiera się sprzedaż, zyski i sukces w biznesie. Dodatkowo są gwarancją powodzenia inwestycji i płynności działania. Właśnie dlatego ważne jest zbieranie i gromadzenie danych odbiorców. Tworzenie bazy klientów jest niezwykle ważne we wszystkich branżach usługowych. To świetna opcja, aby dotrzeć do swoich odbiorców z informacją o nowościach, promocjach czy rabatach. Dodatkowo świetnie sprawdzają się przy prowadzeniu kampanii telemarketingowej.
Baza danych to zestaw zorganizowanych i uporządkowanych informacji o swoich klientach. Mogą one być w dowolnej chwili aktualizowane i modyfikowane. To zbiór cennych danych, które są gromadzone podczas różnych transakcji z klientem. Mowa tutaj np. o wykorzystaniu plików cookie.
Bazy klientów indywidualnych najczęściej zawierają takie dane jak:
- imię i nazwisko;
- numer telefonu;
- adres e-mail;
- miejsce zamieszkania (miejscowość/województwo);
- wiek;
- zainteresowania behawioralne.
Baza klientów biznesowych najczęściej zawiera:
- nazwę firmy;
- dane kontaktowe;
- nazwę branży;
- miejscowość, w której znajduje się firma klienta biznesowego.
Baza klientów znacząco ułatwia kontakt. To właśnie dzięki niej można kierować personalizowane oferty zgodne z profilem odbiorcy. Takie rozwiązania pozwala zwiększyć zainteresowanie daną ofertą, która jest w pełni dostosowana do potrzeb danej osoby. Ma to bezpośrednie przełożenie satysfakcję klientów oraz zwiększenie sprzedaży, a co za tym idzie także i zysków. Dodatkowym atutem jest również lojalność odbiorców. Baza danych klientów pozwala również lepiej zrozumieć potrzeby, zachowania oraz decyzje zakupowe, co także przekłada się na zwiększenie przychodów.
W jakiej formie najlepiej prowadzić bazę klientów?
Baza danych klientów Excel czy system CMR? Wiele osób zastanawia się, które narzędzie jest lepszym rozwiązaniem. Przygotowanie prawidłowo opracowanego arkusza kalkulacyjnego jest trudne i czasochłonne. Odpowiednie jego prowadzenie również nie jest proste, aczkolwiek konieczne, aby nie zakradł się chaos. Jednak przy dokładności i zaangażowaniu Excel czy Google Docs na początek wystarczą, natomiast w przypadku, kiedy firma się rozwija, warto zainwestować w system CRM. Program ten pozwala na gromadzenie cennych informacji dotyczących klientów, a także znacząco usprawnia stały kontakt. System daje również możliwość śledzenia historii aktywności klientów, na podstawie której można tworzyć spersonalizowane oferty handlowe oraz wybrać najbardziej opłacalnych odbiorców.
CMR to swego rodzaju centrum dowodzenia dla wszystkich osób, które mają styczność z klientami. Pozwala na indywidualne podejście do każdej osoby, poprzez zrozumienie jej potrzeb zakupowych. Systemy CMR są tworzone przez specjalistów, którzy dokładnie przemyśleli każdy aspekt, ponadto dzięki wiedzy informatycznej oraz doświadczeniu program ten został w pełni dopracowany. Mowa tutaj przede wszystkim o bezpieczeństwie oraz kopii zapasowej. Aspekty te wymagają wiedzy i doświadczenia, czym przeciętny użytkownik nie zawsze dysponuje bądź nie ma czasu.
Podsumowując, arkusz kalkulacyjny w Excel-u, to wystarczające narzędzie, aby na początkowym etapie powstała baza klientów. Program CRM idealnie sprawdzi się, kiedy firma zacznie się rozwijać.
Jakich formalności trzeba dopełnić, aby móc prowadzić bazę klientów?
Baza danych klientów to podstawowe narzędzie marketingowe. Można ją utworzyć na dwa sposoby: pierwszy – zbudować własną bazę dostosowaną do indywidualnych preferencji klienta, drugi – wynajem lub zakup gotowej bazy od podmiotów zewnętrznych. Pierwszy sposób jest bezpieczniejszy, jednak czasochłonny. Własne gromadzenie danych, daje pełen zakres wiedzy dotyczący źródeł pozyskanych informacji, ponadto zapewnia ich legalność pochodzenia. Jednak takie działanie wymaga poświęcenia sporej ilości czasu, stąd też coraz bardziej popularne staje się kupowanie gotowych baz danych klientów.
Niezależnie od metody pozyskania informacji o odbiorcach, kluczowe jestspełnienie wymogów formalnych dotyczących poprawności przetwarzania uzyskanych danych. Mowa tutaj np. o stosownej zgodzie bądź dopełnieniu obowiązku informacyjnego. Baza danych staje się bezwartościowa, jeśli klienci nie wyrazili stosownych zgód. Istotne jest zatem zbieranie oświadczeń o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych przez administratorów. W przypadku zakupu bazy, to w interesie nabywcy jest, aby sprzedający dysponował stosownymi oświadczeniami zarówno na przetwarzanie danych, jak i ich sprzedaż. Co ważne, w przypadku kupna gotowej bazy, nabywca zobowiązany jest do wtórnego obowiązku informacyjnego.
Prawidłowo skonstruowana baza danych pozwoli na stały kontakt z klientem, analizę jego zachowań oraz decyzji, a także zwiększenie sprzedaży. Warto zatem poświęcić trochę czasu, aby w profesjonalny sposób stworzyć zaplecze z cennymi informacjami, które pozwolą znacząco podnieść przychody.
