Kontrola pracowników – czy jest konieczna? Wielu przedsiębiorców uważa, że kontrola pracowników jest im zbędna, a ich firma opiera się na zaufaniu i rzetelnej pracy. Jednak czy aby na pewno działa to u nich w ten sposób? Jest też inna grupa pracodawców, która decyduje się na kamery i monitoring komputerów, dzięki czemu są w stanie nie tylko kontrolować pracę, ale również przepływ danych w firmie. Jednak taka weryfikacja nadal wzbudza wiele kontrowersji i przez niektórych postrzegana jest jako naruszenie prawa. Tutaj pojawia się pytanie, jaki sposób kontrolowania wybrać, aby był on zgodny z obowiązującymi przepisami. Ważna jest przede wszystkim zgodność z artykułem 11 punkt 1 Kodeksu Pracy, który mówi o tym, że pracodawca „jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika”. Należy pamiętać o tym, że nie możemy instalować kamer w toaletach, oraz jesteśmy upoważnieni jedynie do czytania korespondencji, która związana jest z firmą, oraz jest na nią adresowana. Nie ma odgórnego przymusu kontroli pracowników, jednak pozwoli to uniknąć wielu problemów. Osoby zatrudnione, które mają bezpieczną przestrzeń do pracy, są dużo bardziej efektywne oraz potrafią niejednokrotnie zaskoczyć efektami swojego pracodawcę. Nie należy jednak stuprocentowo ufać pracownikom, warto ustalić i poinformować ich o rodzaju i przebiegu kontroli jego pracy, już na etapie zawierania umowy.
Kontrola jawna czy ukryta – sposoby kontroli pracowników
Pracodawca nie ma obowiązku pytania o zgodę na kontrolę pracowników, jednak nie oznacza to, że może wprowadzać jakąkolwiek formę podglądu bez informacji dla pracowników. W różnych branżach kontrole mają inny przebieg, oraz potrzebne są inne środki bezpieczeństwa. W firmach budowlanych oraz transportowych najczęstszą formą jest sprawdzenie trzeźwości pracownika; monitoring w miejscach, gdzie pracownicy mają styczność z dobrami finansowymi jak sklep czy bank. W branży IT bardzo częstym rozwiązaniem do nadzoru pracowników jest sprawdzanie poczty firmowej oraz zdalna kontrola komputerów. Większość firm prowadzi również rejestrację czasu pracy, która jest niezbędna przy rozliczeniach płacowych. Niektóre formy kontroli ukrytej, jak mini dyktafony i ukryte kamery są w sprzedaży i nie ma najmniejszego problemu w zakupieniu takiego sprzętu. Jednak zarówno firma, jak i pracodawca mogą ponieść straty finansowe związane z karami za nieprzestrzeganie podstawowych praw pracowników. Dlatego dużo lepszym pomysłem będzie kontrola jawna. Sama świadomość faktu bycia obserwowanym sprawia, że pracownik nie będzie próbował niedozwolonych zachowań, ale również zmotywuje go to do działania, a jego praca stanie się bardziej efektywna.
Narzędzia pomocne w kontroli pracowników
Obecnie jest wiele różnorodnych narzędzi, które umożliwiają podgląd tego czym nasi pracownicy zajmują się na swoich stanowiskach pracy. Programy te są zazwyczaj płatne, jednak warto w nie zainwestować, gdyż mają wiele funkcji, które ułatwiają pracodawcy zarządzanie pracą osób i u niego zatrudnionych. Przykładowe zastosowania to podgląd ekranu, czy wgląd w historię wykonywanych na komputerze prac oraz historię przeglądanych stron internetowych. Zebrane dane statystyczne umożliwiają określenie sumarycznego czasu spędzonego na pracy w konkretnej aplikacji lub przeglądanej strony internetowej.
Można także wprowadzić, zamiast kontroli post factum, działania zapobiegawcze, polegającą na zablokowaniu niektórych serwisów internetowych, które nie są potrzebne przy pracy, a wręcz odciągają od niej uwagę zatrudnionych.
Inną, równie ciekawą opcją będzie monitoring GPS w samochodzie służbowym, który pozwoli na skuteczne ograniczenie prywatnych wycieczek na koszt firmy oraz usprawni rozliczanie wykorzystania samochodu w firmie, wymagane przez przepisy podatkowe. Można zamontować system kamer w zakładzie pracy, dzięki czemu, nawet gdy pracodawcy nie będzie na miejscu, będzie miał możliwość monitorowania tego co się aktualnie dzieje w firmie. Dodatkowo system taki umożliwia wspomaganie śledztwa w przypadku kradzieży w czasie pracy zakładu lub po jego zamknięciu. Zyskujemy dzięki temu dodatkowe zabezpieczenie mienia firmy i pracowników.
Zatrudniający ma również prawo do kontroli połączeń wykonywanych z telefonu firmowego, oraz przeglądania korespondencji, która dotyczy spraw firmowych, nawet wtedy, gdy pojawia się w niej imię i nazwisko pracownika. Dobrą praktyką jest uprzedzenie pracownika przy zawieraniu umowy o pracę, że w godzinach pracy zabronione jest prowadzenie korespondencji prywatnej na urządzeniach należących do firmy, a użytkowanie prywatnych telefonów powinno być ograniczone do przerwy w czasie pracy.
Skutki kontrolowania pracowników
Kontrola pracowników ma na celu przede wszystkim zadbanie o interesy firmy, dlatego każdy przedsiębiorca w mniejszym lub większym stopniu powinien korzystać z odpowiednich dla jego branży środków monitorowania pracy zatrudnionych u niego osób.
Wielu pracowników na skutek podjęcia działań kontrolnych ze strony właściciela firmy, zaczyna dużo wydajniej pracować, co przekłada się na znaczne zwiększenie ilości wykonanych zleceń i przyspieszenie ich realizacji. Pracownicy, którzy mają styczność z klientem i są kontrolowani, zachowują kulturę osobistą na najwyższym poziomie, oraz dbają o wizerunek firmy w oczach klienta czy innych pracowników. Należy jednak uważać, żeby nie zrazić przesadnym nadzorem, najbardziej kreatywnych i wrażliwych pracowników. Może być on odczytywany jako wyraz braku zaufania i zniechęcać ich do pracy w takiej atmosferze. W takich sytuacjach skutki mogą być całkowicie odwrotne do oczekiwanych. Można powiedzieć, że w tej sytuacji warto kierować się zasadą: „co za dużo to niezdrowo”. Kontrola pracownika jest ważnym aspektem prowadzenia firmy, jednak w nadmiarze może zepsuć relacje międzyludzkie w przedsiębiorstwie i będzie skutkowało wykonywaniem powierzonych obowiązków bez zaangażowania.
