Według słownikowej definicji kontrola polega na porównaniu stanu rzeczywistego z przyjętymi normami i pożądanym stanem oraz na ustaleniu ewentualnych odchyleń. Jednak kontrola nigdy nie kojarzy się z czymś przyjemnym. Na samą myśl o niej w wielu osobach wzrasta poczucie zagrożenia i kłopotów.
W przedsiębiorcach największy niepokój wzbudzają kontrole skarbowe oraz Państwowej Inspekcji Pracy, wcale jednak nie musi tak być. Lęk towarzyszy nieznanemu, dlatego warto jest w jak najlepszy sposób przygotować się przed wizytą PIP, a nic nie zapewni większego spokoju niż staranne prowadzenie dokumentacji i przestrzeganie wszystkich przepisów prawnych. Co należy więc zrobić, aby wszystko przebiegło gładko i bez większego stresu?
W jakich sytuacjach PIP może przeprowadzić kontrolę?
Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo do skontrolowania firmy pod względem przestrzegania przepisów Kodeksu Pracy bez uprzedzenia. Może mieć to miejsce o każdej porze w trakcie każdej zmiany w zakładzie lub przedsiębiorstwie. Tym samym należy się jej spodziewać zawsze. Oczywiście istnieją szczególne przypadki jak skargi ze strony pracowników zgłaszane do PIP, kiedy to kontrola jest związana z prowadzeniem postępowania wyjaśniającego.
Sprawdzenie odbywa się w siedzibie firmy oraz we wszystkich filiach, gdzie wykonywane są czynności z nią związane albo przechowywane dokumenty. Inspektor Pracy zgłasza się przed rozpoczęciem kontroli do przedsiębiorcy, ale tylko wtedy, gdy informacja o jego obecności nie wpłynie na wyniki kontroli. W przeciwnym razie jego wizyta pozostaje przemilczana.
Co może zostać poddane kontroli?
Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy ma prawo do przebywania na terenie jednostki, którą kontroluje i może wchodzić, do każdego pomieszczenia jeśli tego wymaga przeprowadzane badanie. Co istotne przebieg kontroli może zostać utrwalany przy pomocy nagrania samego dźwięku, lub łącznie z obrazem.
Samej kontroli może zostać poddany szereg spraw, począwszy od całych obiektów i pomieszczeń, przez stanowiska pracy oraz różnego rodzaju urządzenia i maszyny, a na procesie technologicznym i przebiegu oraz warunkach pracy kończąc. Badanie nie jest jednak ograniczone do zewnętrznego przyjrzenia się zakładowi. Inspektor musi mieć zapewniony wgląd do wszelkich dokumentów, takich jak:
- akta osobowe pracowników,
- obliczenia,
- zestawienia i wykresy,
- dokumentacja techniczna i technologiczne.
W okresie zagrożenia epidemiologicznego, dodatkowym elementem poddanym kontroli jest przestrzeganie przepisów mających na celu wyeliminowanie zagrożenia zakażeniem koronawirusem. Sprawdzany jest również sposób zabezpieczenia pracowników przed niebezpieczeństwem przez pracodawcę oraz poziom bezpieczeństwa i higieny pracy.
W celu zapewnienia jak najdokładniejszego wyniku kontroli inspektor ma prawo rozmawiać z pracownikami. Jeśli nie chcą oni ujawnić informacji szkodliwych dla ich pracodawcy, inspektor ma możliwość wydania postanowienia o zachowaniu poufności informacji. Oznacza to, że okoliczności uzyskania przez niego wiedzy pozostają utajnione, zatem nie będzie on mógł podać żadnych personaliów osób od których pozyskał informacje.
Czym może skończyć się taka kontrola?
Inspektor pracy sprawdza jeszcze jedną rzecz, która może wiązać się z przykrymi konsekwencjami. Jest to mianowicie przestrzeganie przepisów z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Łamanie zapisów prawa wiąże się ze złożeniem zawiadomienia do właściwych instytucji o nałożenie kary na osoby, które dokonały naruszeń. Instytucjami, które zostają poinformowane o nieprawidłowościach są:
- Urząd Kontroli Skarbowej – w przypadku stwierdzenia wykroczenia skarbowego,
- Policja i Straż Graniczna – w przypadku naruszenia przepisów o cudzoziemcach,
- ZUS – w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w kwestii ubezpieczeń społecznych,
- starostę – jeśli stwierdzone zostaną przypadki naruszenia przez bezrobotnego przepisów Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
Efekty kontroli podsumowywane są przez inspektora, za pomocą notatki lub protokołu. Pierwszą z nich sporządza się, gdy kontrola nie wykazała uchybień w funkcjonowaniu firmy. W jej treści znajduje się opis stanu zastanego w trakcie kontroli.
Drugi z wymienionych dokumentów – protokół – sporządzany jest, gdy inspektor ustali uchybienia. Musi on w nim je dokładnie opisać. Przedsiębiorca, którego on dotyczy ma możliwość przed złożeniem podpisu na dokumencie wnieść zastrzeżenia do jego treści. Ma na to 7 dni od momentu przedstawienia mu dokumentu, i co istotne wszystko musi być dobrze umotywowane i najlepiej poparte dowodami. Jeśli okażą się zasadne, inspektor ma obowiązek zmodyfikować lub uzupełnić tą część protokołu.
Jeśli inspektor stwierdzi nieprawidłowości, które jednak nie stanowią poważnego naruszenia może on wtedy zastosować tak zwane wystąpienie. Jest to swego rodzaju nakaz usunięcia stwierdzonych uchybień. To wystąpienie zawiera wnioski z kontroli oraz ich umocowanie prawne.
Najlepszym przygotowaniem do kontroli jest sumienne przestrzeganie wszystkich przepisów. Na wynik kontroli wpływ ma pracodawca i to od podejmowanych przez niego kroków wszystko zależy. Dobrze jest być przygotowanym na okazanie wskazanego przez inspektora miejsca i dokumentów, również z poprzednich lat. Kontrola nie jest niczym złym, jej celem nie jest ukaranie przedsiębiorcy, lecz zapewnienie przestrzegania zapisów Kodeksu Pracy i bezpieczeństwa pracowników.
